Wat gebeurt er als ik geen verantwoordelijke persoon in de EU aanwijs?
De verordening (EU) 2023/988 vereist in een aantal situaties dat er een verantwoordelijke persoon binnen de EU aanwijsbaar is voor een product: iemand die op verzoek documentatie kan tonen en die als aanspreekpunt geldt voor toezichthouders. Ontbreekt die persoon terwijl de situatie daarom vraagt, dan raakt dat in de praktijk vooral drie plekken: de marktplaats waar u verkoopt, de grens waar goederen binnenkomen, en het contact met een toezichthouder als die zich meldt.
De verordening zelf beschrijft de verplichting, niet de sanctie. Wat er concreet gebeurt als de verantwoordelijke persoon ontbreekt, hangt af van wie het constateert en in welke fase: een marktplaats die een verplicht veld niet ingevuld ziet, een douane-instantie die een zending controleert, of een toezichthouder die naar aanleiding van een melding of steekproef vraagt om documentatie. Dit artikel loopt die drie situaties langs, beschrijvend en zonder in te schatten hoe waarschijnlijk elke situatie voor u is.
Marktplaatsen vragen er actief naar
Grote marktplaatsen hebben verplichte velden ingericht waarin een verkoper moet aangeven wie de verantwoordelijke persoon is en hoe die te bereiken is. Ontbreekt die informatie of is ze niet compleet, dan kan een listing geweigerd of offline gehaald worden nog voordat er van enige handhaving door een toezichthouder sprake is. Dit is geen boete en geen sanctie vanuit de verordening zelf, maar een commerciële maatregel van het platform — en voor veel verkopers is het de eerste plek waar het merkbaar wordt.
Aan de grens kan een zending vastlopen
Bij invoer van buiten de EU kan ontbrekende informatie over de verantwoordelijke persoon een rol spelen bij controles. Douane-instanties werken niet volgens een vast lijstje dat overal hetzelfde wordt toegepast, en het is niet te voorspellen in welke gevallen een controle plaatsvindt. Wat wel te beschrijven is: als de gevraagde informatie niet voorhanden is op het moment van controle, kan dat de doorvoer vertragen. Voor een preciezere inschatting van wat voor uw invoersituatie relevant is, verwijzen wij naar een jurist of naar de bevoegde instantie.
Een toezichthouder die vraagt om documentatie
Als een markttoezichthouder in een lidstaat vragen stelt over een product, hoort daar doorgaans bij dat er iemand binnen de EU is die kan reageren en documentatie kan aanleveren. Ontbreekt die persoon, dan verandert dat niets aan de vraag zelf, maar wel aan hoe snel en makkelijk die te beantwoorden is. De verordening laat zich niet uit over wat een toezichthouder in een individueel geval zal doen, en dit artikel doet dat evenmin — wat wel vaststaat is dat de rol van verantwoordelijke persoon bedoeld is om die vraag soepel te laten verlopen.
Wie de rol op zich moet nemen, is niet in elke situatie hetzelfde
Of u zelf als verantwoordelijke persoon kunt of moet optreden, of dat u die rol bij een importeur, distributeur of gespecialiseerde partij belegt, hangt af van uw positie in de keten en van waar uw producten vandaan komen. Dat is precies waar veel verwarring ontstaat: sommige rollen brengen de verplichting automatisch met zich mee, andere niet. Een eerste indicatie van uw eigen positie krijgt u met de rollencheck die in een paar vragen uw positie in kaart brengt.
gpsria.eu structureert waar nodig het overzicht van wat er per rol bij komt kijken, maar treedt zelf nooit op als verantwoordelijke persoon en velt geen oordeel over of uw product aan de eisen voldoet — daarvoor verwijzen wij door naar gespecialiseerde partners. Wat de tool wel doet, is helder maken welke rol u vervult en welke verplichtingen daaruit volgen, zodat u weet waar u naar moet vragen.
Vastleggen voorkomt uitzoekwerk achteraf
Onafhankelijk van wie de rol vervult, is het praktisch verstandig om vast te leggen wie de verantwoordelijke persoon is, hoe die te bereiken is, en welke documenten bij die persoon of partij liggen. Dat voorkomt dat u op het moment dat een marktplaats, douane of toezichthouder ernaar vraagt, nog moet uitzoeken waar de informatie staat. In de kennisbank met de onderwerpen per situatie uitgezocht vindt u de bredere context van hoe deze verplichting samenhangt met andere rollen in de keten, zoals de fabrikant, de importeur en de fulfilmentdienstverlener.
Veelgestelde twijfels over deze verplichting — bijvoorbeeld of een verantwoordelijke persoon ook nodig is bij verkoop uitsluitend aan bedrijven, of bij tijdelijke verkoopacties — staan beschreven in het overzicht met veelgestelde vragen. Wat het regelen van deze rol via een gespecialiseerde partner ongeveer met zich meebrengt, ziet u terug op de pagina met de tarieven van het systeem.
Eerste stap: weten of het voor u geldt
De kern van dit onderwerp is niet de sanctie, maar de vraag of de verplichting in uw geval van toepassing is — en zo ja, wie die dan het beste op zich neemt. Dat verschilt per productcategorie, per herkomst en per verkoopkanaal, en is niet met een algemene vuistregel te beantwoorden.
Wilt u weten of dit voor uw situatie speelt? Doe de gratis rollen- en plichtencheck of lees de andere onderwerpen in de kennisbank — zonder verplichting, en met meteen een indicatie van waar u staat.