Ohne technische Dokumentation können Sie nicht nachweisen, wie ein Produkt zusammengesetzt, getestet oder bewertet wurde. Dieses Dokument ist keine Formalität, die Sie später noch anfertigen: Es ist das Beweisdokument, nach dem ein Überwachungsbeamter, ein Marktplatz oder die Zollbehörden fragen, sobald Zweifel an einem Produkt entstehen. Fehlt es, dann fehlt nicht dem Produkt selbst etwas, sondern der Nachweis, dass Sie als verantwortliche Partei hinter diesem Produkt stehen.
Die Folgen hängen von der Situation ab, in der die Frage nach der Dokumentation entsteht. Bei einer Routinekontrolle kann es um ein Ersuchen um zusätzliche Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist gehen. Bei einer Beschwerde oder einem Zwischenfall ist der Maßstab normalerweise höher. Und bei einem Verkauf über einen Marktplatz kann das Fehlen von Dokumentation bereits dazu führen, dass eine Auflistung offline geht, noch bevor eine Kontrolle erfolgt. Dieser Artikel beschreibt diese Wege, ohne eine Bewertung Ihrer eigenen Situation abzugeben — das bleibt einem Juristen oder der zuständigen Überwachungsbehörde vorbehalten.
Was technische Dokumentation genau umfasst
Technische Dokumentation ist die Gesamtheit der Unterlagen, mit der nachgewiesen wird, dass ein Produkt auf eine Weise entworfen, hergestellt und bewertet wurde, die den geltenden Anforderungen entspricht. Denken Sie an Testberichte, Spezifikationen, Zeichnungen und die Risikoanalyse, die dem Produkt zugrunde liegt. Es ist ausdrücklich keine Erklärung, die Sie selbst zur Sicherheit des Produkts abgeben — es ist die Begründung, mit der Sie zeigen, welche Schritte unternommen wurden und auf welcher Grundlage.
Der genaue Inhalt unterscheidet sich je nach Produkt und Rolle in der Lieferkette. Wer als Hersteller gilt, trägt in der Regel mehr Verantwortung für die Vollständigkeit dieser Akte als eine Partei, die ausschließlich verteilt. Welche Rolle auf Ihr Unternehmen zutrifft, ist nicht immer offensichtlich — besonders dann nicht, wenn ein Produkt unter eigenem Markenzeichen verkauft wird, während die Produktion anderswo stattfindet. in wenigen Fragen zu sehen, welche Rolle zu Ihrer Situation passt gibt es eine erste Orientierung.
Wer danach fragen kann
Drei Parteien können um technische Dokumentation bitten, und jede zu einem anderen Zeitpunkt. Ein Marktüberwachungsbeamter kann danach fragen bei einer Kontrolle oder aufgrund einer Meldung. Ein Marktplatz kann danach fragen als Teil der eigenen GPSR-Felder, häufig bereits beim Erstellen einer Auflistung. Und die Zollbehörden können danach fragen bei der Einfuhr von außerhalb der EU, bevor eine Sendung die Grenze überqueren darf. In allen drei Fällen gilt: Es geht nicht um die Frage, ob das Dokument jemals existiert, sondern um die Frage, ob es zum Zeitpunkt der Anfrage verfügbar ist.
Was passieren kann, wenn es fehlt
Bei einer Kontrolle durch die Überwachungsbehörde
Ein Überwachungsbeamter, der Dokumentation anfordert und diese nicht erhält, kann dies bei der weiteren Bearbeitung einer Akte berücksichtigen. Was dies in der Praxis bedeutet, unterscheidet sich je nach Situation und Mitgliedstaat, und dieser Artikel macht dazu bewusst keine Vorhersage. Was jedoch feststeht: Das Fehlen von Dokumentation ist selten ein neutrales Merkmal in einem solchen Verfahren.
Bei Verkauf über Marktplätze
Marktplätze wie bol und Amazon fordern bereits beim Aufbau einer Auflistung bestimmte GPSR-Daten an. Fehlt die zugrunde liegende Dokumentation, kann eine Auflistung abgelehnt oder nach einer Stichprobe entfernt werden, unabhängig von einer Kontrolle durch die Behörden. Dies beeinträchtigt den Verkauf unmittelbar, während das Verfahren mit einem Überwachungsbeamten — falls überhaupt eines folgt — oft erst später erfolgt.
Bei der Einfuhr von außerhalb der EU
Sendungen, die in die EU gelangen, können von den Zollbehörden zurückgehalten werden, wenn die zugehörigen Unterlagen nicht vorgelegt werden können. Dies betrifft nicht nur das eine Produkt, sondern kann eine ganze Sendung aufhalten, mit Auswirkungen auf Lieferzeiten und Bestände.
Wo Sie am besten anfangen können
Die meisten Unternehmen, die auf dieses Problem stoßen, haben nicht zu wenig Dokumentation — sie wissen nur nicht, welche Unterlagen zu welchem Produkt gehören und wo sie sich befinden. Das erfordert Struktur: für jedes Produkt festhalten, welche Dokumentation vorhanden ist, welche fehlt, und bei wem diese gegebenenfalls angefordert werden kann. für jede Situation klären, was ein Dossier vollständig macht bietet dafür den Hintergrund, und wer eine funktionierende Struktur pro Artikel benötigt, findet in den Überblick über den Inhalt des Compliance-Systems was dazu gehört.
Wer zweifelt, ob die eigene Rolle in der Lieferkette mit sich bringt, dass technische Dokumentation erforderlich ist, muss darüber selbst kein Rechtsurteil fällen. Ein erster Anhaltspunkt reicht aus, um zu wissen, ob weitere Recherche erforderlich ist, und dieser Anhaltspunkt ist kostenlos und ohne Konto zu nutzen. Auch die häufigsten Fragen zur Dossierbildung geben ein Bild davon, wo Unternehmen in der Praxis auf Schwierigkeiten stoßen.
Ob Sie nun zweifeln, welche Rolle Sie haben, über den Inhalt Ihres Dossiers, oder einfach wissen möchten, wo Sie stehen: die Schnellprüfung auf gpsria.eu gibt in wenigen Minuten einen ersten Eindruck, ohne dass dafür ein Konto erforderlich ist.