Hvilke dokumenter skal du anmode din leverandør om i henhold til GPSR?
Når du køber produkter hos en leverandør inden for eller uden for EU, får du før eller siden spørgsmålet om, hvilke dokumenter der hører til. I praksis drejer det sig som regel om en kombination af test- og overensstemmelseserklæringsdokumentation, oplysninger om materialer eller sammensætning, hvor det er relevant, brugsanvisninger og advarsler på de påkrævede sprog, og oplysninger om den ansvarlige markedsdeltager eller indføreren, der skal være på produktet eller emballagen. Hvilke dokumenter der præcis finder anvendelse, afhænger af produkttypen og af den rolle, du selv har i værdikæden.
Det, som mange virksomhedsledere støder imod, er ikke selve listen, men dens specificitet. En leverandør sender ofte et certifikat eller testrapport, der handler om "produktet" i generel forstand, mens forordningen netop kræver dokumentation, der stemmer overens med den nøjagtige version, type eller batch, som du faktisk sælger. En testrapport fra en sammenlignelig model fra en tidligere produktionskørsel er ikke automatisk bevis for det parti, der nu ligger på dit lager.
Hvad der typisk står på listen
Som udgangspunkt for en samtale med en leverandør dukker følgende dele regelmæssigt op: testrapporter eller overensstemmelseserklæringer, der hører til produktet, en beskrivelse af materialer eller dele, der bruges, hvor det er relevant for sikkerheden, brugsanvisningen og advarslerne på originalsprog, så du selv kan få dem oversat, billeder eller specifikationer af etiketten og emballagen, og kontaktoplysninger på den part, der inden for EU optræder som ansvarlig, hvis du ikke selv udfylder denne rolle. Hvilke af disse dele, der faktisk er obligatoriske for dit produkt, varierer fra situation til situation. få et overblik over, hvilken rolle der gælder for dig, på et par spørgsmål giver en første retning, før du endda taler med en leverandør.
Hvorfor "generel" ofte ikke er nok
Det er det punkt, hvor de fleste diskussioner opstår. En leverandør leverer regelmæssigt ét sæt dokumenter for en hel produktlinje, mens forordningen knytter an til det konkrete produkt, der når ind til forbrugeren. Ændres der noget ved en komponent, en råvareleverandør eller produktionsstedet, er en gammel rapport ikke automatisk stadig brugbar. For dig som køber betyder det, at det ikke er tilstrækkeligt at spørge "har du dokumentation", men at du vil vide, om den dokumentation vedrører det specifikke parti, som du nu køber eller har købt.
Hvad du ikke kan overtage fra leverandøren
At anmode om dokumenter er ét trin; det handler ikke om, hvorvidt leverandøren selv afgiver en vurdering af produktets sikkerhed, og denne vurdering kan du heller ikke uden videre overtage som din egen konklusion. Den risikoanalyse, der vedrører dine produkter, er et eget skridt, der bygger på de leverede dokumenter, men som ikke følger automatisk af dem. Hvordan denne analyse struktureres, og hvilke dokumenter der tjener som dokumentation til den, er noget, som videnbanken efter emne går i dybden med.
Opbevaring og tilgængelighed
Dokumenter, som du anmoder leverandøren om, skal ikke blot ligge et sted i en mappe engang. De skal kunne findes tilbage over en længere periode og være knyttet til det rigtige produkt, så du kan vise dem, hvis en tilsynsmyndighed eller en kunde spørger. I praksis fungerer det bedst, hvis dokumentationen er organiseret pr. artikel, med risikoanalysen og de underliggende dokumenter sammen, i stedet for spredt ud over e-mail-udvekslinger med forskellige leverandører. Hvordan sådan et setup ser ud i praksis, og hvad det omfatter med hensyn til skabeloner og registrering, beskrives på siden med overblikket over det betalte system.
Hvis leverandøren ikke leverer
Det forekommer, at en leverandør simpelthen ikke har dokumentation, eller ikke reagerer på en anmodning herom. Det siger noget om den kæde, hvor du køber ind, ikke automatisk noget om produktets sikkerhed i sig selv — gpsria.eu afgiver ingen udtalelse herom. Det er imidlertid et signal om at få klarhed over, hvilken rolle du spiller i den kæde, for den, der ikke kan få dokumentation fra en leverandør, kommer oftere end forventet selv i positionen som fabrikant eller importør. Mere om, hvordan informationen på dette websted er struktureret, og hvad den er baseret på, læser du på siden, der forklarer, hvor informationen kommer fra.
Vil du først vide, hvilken rolle der gælder for din situation, før du beder en leverandør om dokumentation? Den gratis rolkontrol giver dig en første indikation på det på få spørgsmål, uden at du har brug for en konto.