Welche Dokumente müssen Sie von Ihrem Lieferanten für die GPSR anfordern?
Wenn Sie Produkte bei einem Lieferanten innerhalb oder außerhalb der EU einkaufen, stellt sich früher oder später die Frage, welche Unterlagen dazu gehören. In der Praxis geht es meist um eine Kombination aus Test- und Konformitätsdokumentation, Informationen über Materialien oder Zusammensetzung, sofern relevant, Gebrauchsanleitungen und Warnungen in den erforderlichen Sprachen sowie Angaben über den Hersteller oder Importeur, die auf dem Produkt oder der Verpackung stehen müssen. Welche Unterlagen genau anwendbar sind, hängt von der Art des Produkts und von der Rolle ab, die Sie selbst in der Lieferkette haben.
Das Detail, bei dem viele Unternehmer scheitern, ist nicht die Liste selbst, sondern deren Spezifität. Ein Lieferant sendet häufig ein Zertifikat oder einen Testbericht, der sich auf "das Produkt" im allgemeinen Sinne bezieht, während die Verordnung gerade Dokumentation verlangt, die auf die genaue Version, den Typ oder die Charge passt, die Sie tatsächlich verkaufen. Ein Testbericht eines vergleichbaren Modells aus einem früheren Produktionslauf ist nicht automatisch ein Beweis für die Partie, die jetzt in Ihrem Lager liegt.
Was üblicherweise auf der Liste steht
Als Ausgangspunkt für ein Gespräch mit einem Lieferanten kommen die folgenden Bestandteile regelmäßig vor: Testberichte oder Konformitätserklärungen, die zum Produkt gehören, eine Beschreibung verwendeter Materialien oder Komponenten, sofern dies für die Sicherheit relevant ist, die Gebrauchsanleitung und Warnungen in der Originalsprache, damit Sie diese selbst übersetzen lassen können, Fotos oder Spezifikationen des Etiketts und der Verpackung sowie Kontaktdaten der Partei, die innerhalb der EU als verantwortliche Stelle fungiert, falls Sie diese Rolle nicht selbst erfüllen. Welche dieser Bestandteile für Ihr Produkt tatsächlich erforderlich sind, unterscheidet sich von Fall zu Fall. in wenigen Fragen sehen, welche Rolle auf Sie zutrifft gibt dazu eine erste Orientierung, noch bevor Sie mit einem Lieferanten sprechen.
Warum "allgemein" oft nicht ausreicht
Dies ist der Punkt, an dem die meisten Diskussionen entstehen. Ein Lieferant liefert regelmäßig eine Dokumentensammlung für eine ganze Produktlinie, während die Verordnung auf das konkrete Produkt abzielt, das bei dem Verbraucher ankommt. Ändert sich etwas an einem Bestandteil, einem Lieferanten eines Rohstoffs oder dem Produktionsort, dann ist ein alter Bericht nicht einfach noch verwendbar. Für Sie als Abnehmer bedeutet dies, dass es nicht ausreicht zu fragen "haben Sie Dokumentation", sondern dass Sie wissen möchten, ob diese Dokumentation zur spezifischen Partie gehört, die Sie jetzt einkaufen oder eingekauft haben.
Was Sie vom Lieferanten nicht übernehmen können
Dokumente anzufordern ist ein Schritt; es geht nicht darum, dass der Lieferant selbst ein Urteil über die Sicherheit des Produkts abgibt, und Sie können dieses Urteil auch nicht eins zu eins als Ihre eigene Schlussfolgerung übernehmen. Die Risikoanalyse, die zu Ihren Produkten gehört, ist ein eigenständiger Schritt, der auf den bereitgestellten Unterlagen aufbaut, aber nicht automatisch daraus folgt. Wie diese Analyse strukturiert wird und welche Dokumente dabei als Grundlage dienen, wird in die Wissensdatenbank pro Thema näher erläutert.
Aufbewahrung und Zugänglichkeit
Dokumente, die Sie von einem Lieferanten anfordern, sollen nicht nur irgendwann in einem Ordner liegen. Sie müssen für einen längeren Zeitraum auffindbar sein und mit dem richtigen Produkt verknüpft sein, damit Sie sie vorzeigen können, wenn ein Kontrolleur oder ein Kunde danach fragt. In der Praxis funktioniert das am besten, wenn die Dokumentation pro Artikel organisiert ist, mit der Risikoanalyse und den zugrunde liegenden Unterlagen zusammen, anstatt verstreut über E-Mail-Wechsel mit verschiedenen Lieferanten. Wie so ein Aufbau in der Praxis aussieht und was dazu in Bezug auf Vorlagen und Dokumentation gehört, wird beschrieben auf der Seite mit dem Überblick über das bezahlte System.
Wenn der Lieferant nicht liefert
Es kommt vor, dass ein Lieferant einfach keine Dokumentation hat oder nicht auf eine entsprechende Anfrage reagiert. Das sagt etwas über die Lieferkette aus, in der Sie einkaufen, aber nicht automatisch etwas über die Sicherheit des Produkts selbst — gpsria.eu macht dazu keine Aussage. Es ist jedoch ein Signal, um klarzustellen, welche Rolle Sie in dieser Lieferkette spielen, denn wer keine Dokumentation von einem Lieferanten erhalten kann, gerät eher in die Position eines Herstellers oder Importeurs, als erwartet. Mehr über die Struktur der Informationen auf dieser Website und worauf sie basieren, lesen Sie auf der Seite, die erklärt, woher die Informationen stammen.
Möchten Sie zunächst wissen, welche Rolle auf Ihre Situation zutrifft, bevor Sie einen Lieferanten um Dokumentation bitten? Die kostenlose Rollenprüfung gibt dazu in ein paar Fragen eine erste Orientierung, ohne dass Sie ein Konto benötigen.