Het bedrag dat u voor deze bewaking betaalt, is nooit een vast tarief dat voor iedereen gelijk is. Het hangt af van hoeveel productcategorieën u laat volgen, in hoeveel EU-landen u actief bent, en of u alleen een signaal wilt ontvangen of een koppeling met uw eigen dossier. De kern van de dienst — het wekelijks doorzoeken van de publicaties in Safety Gate op signalen die uw assortiment raken — is dus maatwerk, en dat maatwerk bepaalt de prijs.
Wat die bewaking wél altijd doet, is hetzelfde: de openbare database van de Europese Commissie filteren op de categorieën die voor u relevant zijn, zodat u niet zelf wekelijks door honderden meldingen uit alle lidstaten hoeft te bladeren. De vraag "wat kost dat" is dus eigenlijk de vraag "hoeveel van dat filterwerk heeft mijn bedrijf nodig".
Wat Safety Gate zelf kost
Safety Gate, de opvolger van het vroegere RAPEX-systeem, is een openbare databank die de Europese Commissie bijhoudt. Iedereen kan de publicaties daarin gratis raadplegen, zonder account en zonder abonnement. Dat deel kost dus niets en zal dat ook nooit doen — het is een overheidsvoorziening, geen commercieel product.
Wat niet gratis is, is het werk daaromheen: wekelijks uitzoeken welke van die publicaties uw productcategorieën raken, dat herleiden naar uw eigen assortiment, en het resultaat zo aanleveren dat u er direct iets mee kunt. Dat is het deel waarvoor een abonnement wordt gevraagd, en waarvan de prijs afhangt van de schaal waarop u het nodig heeft.
Wat de prijs bepaalt
Drie factoren spelen de grootste rol. Ten eerste het aantal productcategorieën dat u laat volgen: een webshop met drie categorieën vraagt minder filterwerk dan een importeur met twintig merken in evenveel subcategorieën. Ten tweede het aantal landen: publicaties verschijnen onder de bevoegdheid van de lidstaat die ze indient, en hoe meer markten u bedient, hoe breder die bewaking moet reiken. Ten derde de koppeling met uw eigen dossier: wilt u alleen een melding in uw inbox, of moet een relevante publicatie automatisch terechtkomen in het klachtenregister en het compliance-systeem dat u al heeft lopen.
Een vierde factor is minder zichtbaar maar telt wel: hoeveel gebruikers binnen uw organisatie toegang nodig hebben. Een eenpersoonszaak met één productlijn heeft andere behoeften dan een bedrijf waar inkoop, compliance en directie alle drie willen meekijken.
Zelf bewaken of laten doen
Niets verplicht u om deze bewaking uit te besteden. De publicaties staan openbaar, en wie de tijd heeft om wekelijks zelf te zoeken op de relevante trefwoorden en categorieën, kan dat net zo goed zelf doen. Voor een bedrijf met één of twee producten in een stabiele categorie is dat vaak een kwestie van een kwartier per week.
Waar het minder goed zelf te doen is, is bij een breder of veranderlijk assortiment: meerdere merken, wisselende leveranciers, of verkoop in meerdere lidstaten tegelijk. Dan wordt het zoekwerk zelf de kostenpost, ook als er geen factuur tegenover staat.
Hoe dit zich verhoudt tot de rest van uw dossier
Een gevonden publicatie is zelden het eindpunt. Als een vergelijkbaar product elders in de EU wordt teruggeroepen of geblokkeerd, is de vraag meteen wat dat betekent voor uw eigen risicoanalyse en technische documentatie. Daarom werkt de bewaking het meest effectief wanneer ze gekoppeld is aan het dossier dat die stukken al bevat, in plaats van als los bericht in een inbox te verdwijnen.
Wilt u eerst weten of deze bewaking überhaupt relevant is voor uw rol in de keten, dan is dat met een paar vragen snel te bepalen. De achtergrond van hoe publicaties herleid worden naar de officiële bron staat beschreven op de pagina over de werkwijze, en een overzicht van wat per abonnementsvorm is opgenomen vindt u terug in het actuele prijsoverzicht.
Of de bewaking in uw situatie verstandig is, hangt af van uw rol en assortiment. Dat kunt u gratis en zonder account nagaan via de quick-scan, of door eerst de uitgewerkte onderwerpen in de kennisbank te lezen.