Wie een product inkoopt en ongewijzigd, onder het merk van de oorspronkelijke fabrikant, doorverkoopt binnen de EU, geldt in de verordening als distributeur. Die rol brengt geen plicht met zich mee om een technische documentatie of een risicoanalyse als fabrikant op te stellen. Wel gelden controleplichten: nagaan of het product de vereiste informatie, waarschuwingen en aanduidingen draagt, en niet leveren als er reden is om aan te nemen dat het product niet aan de eisen voldoet.
De kern van deze rol is dus niet "niets hoeven", maar "minder dan een fabrikant, en iets anders dan een importeur". Zodra u iets aan het product of de verpakking verandert, of uw eigen merk erop zet, verschuift de rol — en daarmee de verplichtingen. Dat is precies het punt waar veel doorverkopers zich verkijken op hun eigen positie.
Wat een zuivere doorverkoper wél moet doen
De verordening vraagt van een distributeur om, voordat een product wordt aangeboden, na te gaan of de vereiste productinformatie aanwezig is: naam en contactgegevens van de fabrikant of importeur, een productidentificatie zoals een type- of batchnummer, en waar van toepassing de waarschuwingen in de taal van de markt waar het product wordt aangeboden. Dat is een controle op aanwezigheid, geen inhoudelijke beoordeling van de veiligheid van het product zelf.
Daarnaast geldt een meewerkplicht: als een toezichthouder om informatie vraagt over de herkomst van een product, moet een distributeur die kunnen leveren. Dat vraagt om een basale administratie — wie heeft het product geleverd, wanneer, in welke hoeveelheid — ook als er verder geen dossier per artikel wordt bijgehouden zoals dat voor een fabrikant of importeur gebruikelijk is. Hoe zo'n interne registratie eruit kan zien, en welke stukken daarbij praktisch zijn, kunt u nalezen in de kennisbank met uitleg per rol en verplichting.
Waar de rol verandert
De grens tussen doorverkoper en fabrikant ligt dichterbij dan veel ondernemers denken. Een eigen logo op de verpakking, een aangepaste gebruiksaanwijzing, of het bundelen van producten tot een nieuw samengesteld artikel: dat zijn allemaal handelingen die de verordening kan aanmerken als "in de handel brengen onder eigen naam", met de fabrikantverplichtingen die daarbij horen. Ook het zelf invoeren van een product van buiten de EU verandert de rol, ongeacht of er verder niets aan het product wordt gewijzigd.
Of een specifieke situatie binnen de definitie van distributeur valt of al overloopt naar fabrikant of importeur, hangt af van wat er feitelijk gebeurt met het product voordat het bij de consument terechtkomt. Een indicatie van waar u als bedrijf staat, krijgt u met de rollencheck die in een paar vragen uw positie in kaart brengt. Die check is gratis en zegt ook uitdrukkelijk wanneer een verplichting niet voor u geldt.
Wat een doorverkoper niet hoeft
Het is net zo relevant om te benoemen wat er niet van een zuivere distributeur wordt gevraagd. Er hoeft geen technische documentatie te worden opgesteld, geen risicoanalyse zoals die voor een fabrikant geldt, en er is geen verplichting om zelf te beoordelen of een product aan alle veiligheidseisen voldoet. Die verantwoordelijkheid ligt bij de fabrikant, of bij de importeur als het product van buiten de EU komt.
Dat betekent niet dat een distributeur passief kan blijven zodra er signalen zijn dat een product niet in orde is. Bij gegronde twijfel — bijvoorbeeld een klacht van een consument, of een publicatie op het Europese waarschuwingssysteem over een vergelijkbaar product — verwacht de verordening dat een distributeur daarop reageert, bijvoorbeeld door de fabrikant of importeur te informeren of door verdere levering te staken. Hoe die signalen intern worden opgevangen en opgevolgd, is precies waar een compliance-systeem met een klachtenregister zijn waarde bewijst, ook voor bedrijven die zelf geen fabrikant zijn.
Praktisch: wat dit betekent voor uw administratie
Voor een doorverkoper is de praktische opgave vaak beperkter dan voor een fabrikant, maar niet nul. Het gaat om drie dingen: weten van wie een product komt, kunnen aantonen dat de vereiste informatie op het product of de verpakking aanwezig was op het moment van aanbieden, en een manier hebben om te reageren als daar vragen over komen. Wat dat in de praktijk vraagt aan sjablonen en vastlegging, en hoe dat verschilt per productcategorie, staat uitgewerkt in het overzicht van het abonnement met de bijbehorende sjablonen.
Wie twijfelt of de eigen positie in de keten nog binnen de rol van distributeur valt, doet er goed aan dat eerst helder te krijgen voordat er tijd gestoken wordt in een dossier dat misschien niet nodig is — of, andersom, voordat er verplichtingen worden overgeslagen die wél gelden. Start daarvoor met de gratis rollencheck, of lees in de veelgestelde vragen over rollen en verplichtingen hoe andere ondernemers tegen dit vraagstuk aankijken.