Ja, at lave mærkatet selv kan i mange tilfælde fungere fint selvstændigt, forudsat at du ved, hvilke komponenter der skal være på det, og på hvilket sprog. De faste elementer — produktidentifikation, dit navn og adresse som producent eller importør, og hvor relevant oplysningerne om den ansvarlige person i EU — er faktiske oplysninger, som du selv kan indtaste, når du først ved, hvad forordningen kræver. Det bliver sværere ved oversættelse af advarsler og ved den korrekte juridiske formulering for hver sprogversion; der skifter balancen oftere til at udlicitere.
Spørgsmålet "kan jeg selv" er således ikke et ja-eller-nej-spørgsmål, men et spørgsmål om, hvilken del af mærkatet du mener. Nogle dele er administrative og ligger inden for rækkevidde af en kontorchef eller virksomhedsejer uden juridisk baggrund. Andre dele påvirker direkte, hvordan en tilsynsmyndighed vurderer teksten, og der er præcision vigtigere end hastighed.
Hvad der skal være på mærkatet
Forordningen skelner mellem en række kategorier af oplysninger, som skal findes på eller ved produktet: identifikationen af produktet (type, batch- eller serienummer), producentens navn og kontaktadresse, og hvor relevant importørens eller den ansvarlige persons oplysninger i EU. Desuden hører specifikke advarsler eller brugsanvisninger til mange produkter, afhængigt af produkttypen og de risici, der er forbundet hermed.
Den rolle, du præcist spiller i den kæde — producent, importør, distributør — bestemmer, hvilke oplysninger der præcist er obligatoriske på dit mærkat. Hvis du ikke helt har det på plads, kan du se i fem spørgsmål, hvilken rolle du spiller før du bruger tid på selve mærkatet.
Hvor selv doen fungerer godt
Udfyldelse af faktiske oplysninger — dit virksomhedsnavn, adresse, produktkode, batchnummer — er arbejde, som de fleste virksomhedsledere selv kan udføre. Det gælder også for layoutet: hvor mærkatet skal være på produktet, hvilken størrelse det får, og om det bliver en klistermærkat, et vævet etiket eller et vedlagt dokument. Dette er praktiske valg, som ikke kræver juridisk viden, men vel omhu: et forkert batchnummer eller en blandet adresse er en fejl, som senere er svær at rette, hvis produktet allerede er hos kunden.
Det er også at vedligeholde en fast skabelonstruktur — så hver nyt produkt får de samme felter udfyldt — noget, som kan organiseres godt internt, især hvis der allerede køres et compliance-system, hvor disse oplysninger fastlægges pr. artikel.
Hvor det bliver sværere
Oversættelse af advarsler er den del, hvor de fleste spørgsmål kommer ind. En ordret oversættelse dækker ikke altid den juridisk sædvanlig formulering på et andet sprog, og en forkert oversat advarsel kan få betydningen til at lande anderledes end tilsigtet. Tilsynsmyndigheder i forskellige medlemsstater ser på teksten, som den står på deres eget sprog på produktet, ikke på den nederlandske kildetekst.
Det samme gælder for den præcise formulering af fare- eller brugsanvisninger ved produkter med en forhøjet risikoprofil. Her handler det ikke om at udfylde faktiske oplysninger, men om at udarbejde en tekst, der på den rigtige måde navngiver en risiko uden selv at træffe en afgørelse herom. Det er en anden slags arbejde end at udfylde et adresfelt, og kræver oftere et ekstra blik fra nogen, der arbejder dagligt med den slags tekster.
Hvad der sker, hvis mærkatet ikke er korrekt
Et mærkat, der faktisk er ufuldstændigt — en manglende adresse, et forkert batchnummer — bemærkes som regel hurtigt og kan rettes. Et mærkat, hvor oversættelsen ikke stemmer overens med det, der står i kildeteksten, er en fejl, der først bliver synlig, når en tilsynshavende eller en kunde i et andet land ser produktet. Forordningen selv foreskriver ikke, hvem der skal udføre oversættelsen; den foreskriver derimod, at oplysningerne skal foreligge på det rigtige sprog for det marked, hvor produktet sælges.
Selv eller outsource: afvejningen
Den praktiske tommelfingerregel, som de fleste virksomheder anvender: faktiske, gentagelige produktdata udfyldes selv, og oversættelsen samt juridisk formulering af advarsler bliver gennemlæst eller udarbejdet af nogen, der gør det dagligt. Det betyder ikke nødvendigvis, at du outsourcer hele processen — ofte er det tilstrækkeligt, hvis layoutet og strukturen organiseres internt, og kun de sprogsensitive dele kontrolleres eksternt.
En fast skabelon pr. produktkategori sparer meget gentaget arbejde: når strukturen først er på plads, skal kun de produktspecifikke oplysninger udfyldes for en ny artikel. Hvis du præcist vil vide, hvordan sådan et system er opbygget, og hvor oplysningerne kommer fra, kan du læse det bagefter i forklaringen på, hvordan oplysningerne fremkommer.
Selve mærkatet er derfor sjældent et alt-eller-intet-spørgsmål. Udfyldningsarbejdet kan være internt, men den sprogsensitive formulering kræver oftere et andet blik. Hvis du er i tvivl om, hvilken del der falder i hvilken kategori, finder du struktur og skabeloner i oversigten over systemet og de tilhørende skabeloner, og mere baggrundsoplysninger om enkelte dele i videnbanken med forklaringer pr. emne.
Vil du først se, hvor din egen situation står, inden du vælger mellem selv at gøre det og at outsource? Den gratis rollecheck og de øvrige emner på gpsria.eu giver dig en første retning uden, at du straks har brug for en konto.