Sí, en muchos casos puede elaborar la etiqueta por su cuenta sin problemas, siempre que sepa qué apartados deben figurar en ella y en qué idioma. Los elementos fijos —identificación del producto, su nombre y dirección como fabricante o importador, y en su caso los datos del responsable designado en la UE— son datos factuales que puede rellenar usted mismo una vez que sepa qué exige el Reglamento. Donde se complica más es en la traducción de advertencias y en la formulación jurídica correcta por versión lingüística; en esos casos es más frecuente que convenga externalizar.
Por lo tanto, la pregunta «¿puedo hacerlo yo mismo?» no es una pregunta de sí o no, sino una pregunta sobre qué parte de la etiqueta tiene en mente. Algunas partes son administrativas y están al alcance de un gestor administrativo o empresario sin formación jurídica. Otras partes afectan directamente a cómo un inspector evalúa el texto, y ahí la precisión es más importante que la rapidez.
Qué debe figurar en la etiqueta
El Reglamento distingue varias categorías de información que deben constar en el producto o acompañarlo: la identificación del producto (tipo, número de lote o de serie), el nombre y la dirección de contacto del fabricante, y en su caso los datos del importador o del responsable designado en la UE. Además, muchos productos deben incluir advertencias específicas o instrucciones de uso, en función del tipo de producto y los riesgos asociados.
La función exacta que usted desempeña en esa cadena —fabricante, importador, distribuidor— determina cuál es exactamente la información obligatoria en su etiqueta. Quienes aún no lo tienen claro pueden ver en cinco preguntas cuál es su función antes de dedicar tiempo a la etiqueta en sí.
Dónde funciona bien hacerlo uno mismo
Rellenar datos factuales —nombre de su empresa, dirección, código de producto, número de lote— es un trabajo que la mayoría de los empresarios pueden hacer ellos mismos. Lo mismo ocurre con el diseño: dónde va la etiqueta en el producto, qué tamaño tiene, y si será una pegatina, una etiqueta cosida o un prospecto. Se trata de decisiones prácticas que no requieren conocimientos jurídicos, pero sí cuidado: un número de lote incorrecto o una dirección confundida es un error difícil de subsanar si el producto ya está en manos del cliente.
Mantener una estructura de plantilla fija —de modo que cada nuevo producto tenga los mismos campos rellenados— es algo que puede organizarse bien internamente, especialmente si ya funciona un sistema de cumplimiento en el que esos datos se registren por artículo.
Dónde se complica
La traducción de advertencias es el apartado sobre el que más preguntas recibimos. Una traducción literal no siempre refleja la formulación jurídicamente aceptada en otro idioma, y una advertencia mal traducida puede hacer que el significado se entienda de manera diferente a la prevista. Los inspectores en los distintos Estados miembros examinan el texto tal como aparece en su propio idioma en el producto, no el texto fuente en holandés.
Lo mismo ocurre con la formulación exacta de indicaciones de peligro o instrucciones de uso en productos con un perfil de riesgo elevado. Aquí no se trata de rellenar datos factuales, sino de redactar un texto que designe un riesgo de la manera correcta sin hacer una valoración al respecto. Es un tipo de trabajo diferente al de rellenar un campo de dirección, y con más frecuencia requiere una segunda revisión por parte de alguien que trabaja a diario con este tipo de textos.
Qué ocurre si la etiqueta no es correcta
Una etiqueta que sea de hecho incompleta — una dirección faltante, un número de lote incorrecto — suele detectarse rápidamente y es fácil de corregir. Una etiqueta cuya traducción no se ajusta a lo que figura en el texto fuente es un error que solo se hace visible cuando un autoridad de vigilancia o un cliente en otro país examina el producto. La propia Orden no prescribe quién debe hacer la traducción; pero sí prescribe que la información debe estar en la lengua correcta para el mercado en el que se vende el producto.
Hacerlo usted mismo o subcontratar: la evaluación
La regla práctica que aplican la mayoría de los empresarios: rellenar usted mismo los datos fácticos y repetibles por producto, y dejar que alguien que lo hace a diario revise o redacte la traducción y la formulación jurídica de las advertencias. Esto no tiene por qué significar que subcontrate todo el proceso — a menudo es suficiente si la maquetación y la estructura se organizan internamente, y solo los elementos sensibles al idioma se revisan externamente.
Una plantilla fija por categoría de producto ahorra mucho trabajo repetido: una vez establecida la estructura, solo falta rellenar la información específica del producto en un nuevo artículo. Quien quiera saber exactamente cómo se construye un sistema así y de dónde procede la información, lo encontrará más adelante en la explicación de cómo se genera la información.
Por lo tanto, la etiqueta en sí rara vez es una cuestión de todo o nada. El trabajo de cumplimentación puede ser interno, pero la formulación sensible al idioma a menudo requiere un segundo par de ojos. Quien tenga dudas sobre qué componente entra en qué categoría, encontrará estructura y plantillas en el resumen del sistema y las plantillas correspondientes, y más información de fondo sobre componentes individuales en la base de conocimientos con explicación por tema.
¿Desea primero ver dónde se encuentra su propia situación antes de elegir entre hacerlo usted mismo y subcontratar? La verificación de funciones gratuita y otros temas en gpsria.eu le darán una primera orientación, sin que necesite crear una cuenta de inmediato.