Der findes ingen fast takst for et GPSR-produktdossier, og den der nævner et rundt beløb uden at kende jeres situation, giver et gæt. Det beløb, I ender med at betale, bestemmes af tre ting: antallet af produkter, som I skal udarbejde et dossier for, mængden af arbejde, som risikovurderingen pr. produkt kræver, og om der allerede foreligger teknisk dokumentation fra producenten eller leverandøren, som I kan bruge.
Det gør det vanskeligt at nævne én pris på forhånd, men det gør omkostningsopbygningen forudsigelig. Den der fører hundrede forskellige SKU'er med hver deres egne risici, betaler logisk nok mere end den der sælger ti varianter af samme basisprodukt. Og den der kan bygge på et komplet dossier fra producenten, har mindre arbejde end den der selv skal rekonstruere alt.
Hvor beløbet kommer fra
Et produktdossier består i sin kerne af to dele: risikovurderingen og den underliggende tekniske dokumentation. Risikovurderingen beskriver, hvilke risici et produkt indebærer, og hvordan de håndteres. Den tekniske dokumentation underbygger det med testrapporter, materialspecifikationer, brugsanvisninger og lignende dokumenter. Jo mere specialiseret et produkt er, desto mere tid koster analysen og underbyggingen.
Derudover tæller det med, hvor meget af det arbejde I selv udfører, og hvor meget I outsourcer. At udarbejde et dossier selv koster primært tid for nogen inden for jeres organisation, der skal sætte sig ind i stoffet. Outsourcing til en specialist koster penge, men sparer den tid. Begge muligheder er mulige; hvilken der giver mest mening for jeres situation, afhænger af jeres sortiment og disponible kapacitet.
Engangs eller løbende
Et dossier er ikke noget, I laver én gang og så glemmer. Produkter ændrer sig, leverandører ændrer specifikationer, og forordningen kræver, at dokumentation opbevares i en periode. Det betyder, at omkostningerne ikke kun ligger ved det første setup, men også i at vedligeholde det: en ny leverandør kræver en opdatering, en ændring af produktet kræver en revurdering.
Den der gør det for en håndfuld produkter, mærker det begrænset. Den der fører et sortiment på hundredvis af artikler, mærker, at vedligeholdelsen på længere sigt koster mere tid end det første oprettelse. Det er netop derfor mange virksomheder søger efter et system, der strukturerer dossieret pr. artikel i stedet for at opbevare det løst i mapper og regneark.
Hvordan den rolle, I spiller, påvirker omkostningerne
Omkostningshøjden hænger også sammen med den rolle, I spiller i kæden. En producent har det tungeste ansvar: den skal kunne fremvise det samlede tekniske dokumentation og risikovurdering selv. En ren videresælger har som regel mindre at rekonstruere, fordi ansvaret for det underliggende dossier ligger hos producenten eller importøren. For den der ikke er sikker på, hvilken rolle der gælder, er det det første spørgsmål at få besvaret, før der tales budget; det kan I selv finde ud af i nogle få spørgsmål.
Antallet af lande, hvor I sælger, spiller også en rolle. Den der er aktiv i flere medlemsstater, møder oversatte advarsler og nogle gange landspecifikke krav, og det tæller med i den tid og det budget, der er nødvendig for at få alt på plads.
Selv strukturere eller få det struktureret
Hvad et dossier under alle omstændigheder kræver, er en fast struktur: hvilke risici er blevet vurderet, på basis af hvilke dokumenter, og hvem har registreret det. Uden den struktur bliver vedligeholdelsen af flere produkter hurtigt uoverskuelig, og det rammer netop den del, som tilsynsmyndighederne ser efter ved en kontrol.
På gpsria.eu strukturerer vi den risikovurdering og den tekniske dokumentation pr. artikel, så du bevarer overblikket over, hvad der er dokumenteret, og hvad der mangler. Vi giver selv ingen vurdering af et produkts sikkerhed og erklærer aldrig, at et produkt opfylder lovgivningen; denne vurdering ligger hos dig eller hos en specialiseret partner. Hvordan struktureringen fungerer præcist, og hvilke oplysninger der er nødvendige til det, er beskrevet på siden, hvor vi forklarer, hvordan systemet er opbygget.
Det gratis rolle- og pligttjek angiver altid først, om et dossier er nødvendigt for dine produkter, og hvilken rolle der passer dertil; først derefter bliver det klart, hvor meget arbejde der ligger bag. De konkrete takster for produktdossier, generatoren og compliance-systemet er overskueligt præsenteret på siden med de aktuelle abonnementer.
Start med spørgsmålet, ikke med beløbet
Før du fastlægger et budget for et produktdossier, er det mere fornuftigt først at få klarhed over, hvilke produkter der reelt falder under forordningen, og hvilken rolle du spiller pr. produktgruppe. Det forhindrer, at du bruger penge og tid på dokumentation for produkter, som ikke har brug for det, eller gør for lidt for produkter, hvor det betyder noget.
Vil du besvare det spørgsmål først, så udfør da det gratis rolle- og pligttjek eller gennemse videnbanken med forklaringer pr. emne. Derfra bliver det af sig selv klart, om og hvor meget dossierarbejde der er relevant for din situation.