Non esiste una tariffa fissa per un dossier di prodotto GPSR, e chiunque menzioni un importo arrotondato senza conoscere la vostra situazione sta facendo una supposizione. L'importo che alla fine dovrete pagare è determinato da tre fattori: il numero di prodotti per i quali dovete redigere un dossier, la quantità di lavoro richiesta dall'analisi dei rischi per ciascun prodotto, e se è già disponibile la documentazione tecnica del fabbricante o del fornitore che potete utilizzare.
Ciò rende difficile indicare un prezzo unico in anticipo, ma rende anche la struttura dei costi prevedibile. Chi commercializza cento diversi SKU con rischi propri paga logicamente più di chi vende dieci varianti dello stesso prodotto base. E chi può fare affidamento su un dossier completo del fabbricante ha meno lavoro rispetto a chi deve ricostruire tutto da sé.
Da dove proviene l'importo
Un dossier di prodotto consiste essenzialmente in due parti: l'analisi dei rischi e la documentazione tecnica sottostante. L'analisi dei rischi descrive quali rischi sono associati a un prodotto e come vengono gestiti. La documentazione tecnica lo supporta con rapporti di prova, specifiche dei materiali, manuali e documenti simili. Quanto più specializzato è un prodotto, tanto più tempo richiedono l'analisi e la documentazione di supporto.
Inoltre, conta quanto di quel lavoro fate voi stessi e quanto affidate a terzi. Redigere da soli un dossier comporta principalmente il tempo di qualcuno all'interno della vostra organizzazione che deve comprendere la materia. L'affidamento a uno specialista comporta un costo, ma fa risparmiare tempo. Entrambi i percorsi sono possibili; quale sia più opportuno per la vostra situazione dipende dal vostro assortimento e dalla capacità disponibile.
Una tantum o continuativo
Un dossier non è qualcosa che si prepara una volta e poi si dimentica. I prodotti cambiano, i fornitori modificano le specifiche, e il regolamento richiede che la documentazione sia conservata per un periodo. Ciò significa che i costi non si limitano alla preparazione iniziale, ma includono anche il suo aggiornamento: un nuovo fornitore richiede un aggiornamento, una modifica al prodotto richiede una rivalutazione.
Chi lo fa per una manciata di prodotti se ne accorge poco. Chi gestisce un assortimento di centinaia di articoli si accorge che l'aggiornamento nel tempo richiede più tempo della preparazione iniziale. Questo è esattamente il motivo per cui molte aziende cercano un sistema che strutturi il dossier per articolo invece di mantenerlo in cartelle e fogli di calcolo separati.
L'impatto del ruolo che svolgete sui costi
L'entità dei costi è anche legata al ruolo che svolgete nella catena. Un fabbricante ha l'obbligo più pesante: deve essere in grado di mostrare da solo la documentazione tecnica completa e l'analisi dei rischi. Un semplice rivenditore di solito ha meno da ricostruire, perché la responsabilità del dossier sottostante ricade sul fabbricante o sull'importatore. Per chi non è sicuro di quale ruolo si applica, questa è la prima domanda a cui rispondere prima di parlare di budget; potete verificarla da soli in poche domande.
Anche il numero di paesi in cui vendete gioca un ruolo. Chi opera in più Stati membri si trova ad affrontare avvisi tradotti e talvolta requisiti specifici per paese, e questo influisce sul tempo e sul budget necessari per mettere tutto in ordine.
Strutturare da soli o farsi strutturare
Comunque, un dossier ha bisogno di una struttura fissa: quali rischi sono stati valutati, su quali documenti, e chi l'ha documentato. Senza questa struttura, mantenere più prodotti in ordine diventa rapidamente disordinato, e questo tocca esattamente la parte su cui le autorità di controllo guardano durante un'ispezione.
Su gpsria.eu strutturiamo l'analisi dei rischi e la documentazione tecnica per articolo, in modo che manteniate una visione d'insieme di ciò che è stato registrato e di ciò che ancora manca. Nel farlo, non esprimiamo alcun giudizio sulla sicurezza di un prodotto e non dichiariamo mai che un prodotto è conforme alla legge; tale valutazione spetta a voi o a un partner specializzato. Come funziona esattamente questa strutturazione e quali informazioni sono necessarie è descritto su la pagina in cui spieghiamo come è strutturato il sistema.
La verifica gratuita dei ruoli e degli obblighi indica sempre innanzitutto se è necessario un dossier per i vostri prodotti e quale ruolo vi spetta; solo dopo diventa chiaro quanto lavoro comporta. I tariffari concreti per il dossier del prodotto, il generatore e il sistema di conformità sono elencati chiaramente su la pagina con gli abbonamenti attuali.
Iniziate dalla domanda, non dall'importo
Prima di stabilire un budget per un dossier del prodotto, è più prudente innanzitutto chiarire quali prodotti ricadono effettivamente nel regolamento e quale ruolo svolgete per ogni gruppo di prodotti. Ciò evita di investire denaro e tempo nella documentazione per prodotti per i quali non è necessaria, o di fare troppo poco per i prodotti dove invece è importante.
Se desiderate prima rispondere a questa domanda, eseguite la verifica gratuita dei ruoli o sfogliate la banca dati delle conoscenze con spiegazioni per argomento. Da lì diventerà automaticamente chiaro se, e quanta, documentazione di dossier è rilevante per la vostra situazione.