Det finns ingen fast taxa för ett GPSR-produktdossier, och den som anger ett rundtal utan att känna er situation ger en gissning. Det belopp ni slutligen betalar bestäms av tre saker: antalet produkter som ni måste upprätta ett dossier för, mängden arbete som riskanalysen per produkt kräver, och om det redan finns teknisk dokumentation från tillverkaren eller leverantören som ni kan använda.
Det gör det svårt att ange ett fast pris i förväg, men det gör kostnadsuppbyggnaden förutsebar. Den som för hundra olika SKU:er med var sina risker betalar logiskt sett mer än den som säljer tio varianter av samma basprodukt. Och den som kan förlita sig på ett fullständigt dossier från tillverkaren har mindre arbete än den som själv måste rekonstruera allt.
Varifrån beloppet kommer
Ett produktdossier består i huvudsak av två delar: riskanalysen och den underliggande tekniska dokumentationen. Riskanalysen beskriver vilka risker som är förknippade med en produkt och hur dessa hanteras. Den tekniska dokumentationen understöds av testrapporter, materialspecifikationer, bruksanvisningar och liknande dokument. Ju mer specialiserad en produkt är, desto mer tid kostar denna analys och denna underbyggnad.
Dessutom räknas in hur mycket av detta arbete ni gör själva och hur mycket ni lägger ut på entreprenad. Att själv upprätta ett dossier kostar framför allt tid för någon inom er organisation som måste förstå sakfrågan. Att lägga ut det på en specialist kostar pengar men sparar denna tid. Båda vägar är möjliga; vilken som är lämplig för er situation beror på er sortiment och tillgänglig kapacitet.
Engångsvisa eller löpande
Ett dossier är inte något ni gör en gång och sedan glömmer. Produkter förändras, leverantörer ändrar specifikationer, och förordningen kräver att dokumentationen bevaras under en viss tid. Det innebär att kostnaderna inte bara ligger vid den första upprättandet utan också i att hålla det uppdaterat: en ny leverantör kräver en uppdatering, en ändring av produkten kräver en omvärdering.
Den som gör detta för ett litet antal produkter märker det lite. Den som för ett sortiment med hundratals artiklar märker att uppdateringen på sikt kostar mer tid än det första upprättandet. Det är precis anledningen till att många företag letar efter ett system som strukturerar dossiet per artikel istället för att föra det löst i mappar och kalkylblad.
Hur rollen ni spelar påverkar kostnaderna
Höjden på kostnaderna hänger också samman med den roll ni spelar i kedjan. En tillverkare har den tyngsta skyldigheten: denna måste kunna visa hela den tekniska dokumentationen och riskanalysen själv. En ren återförsäljare har vanligtvis mindre att rekonstruera eftersom ansvaret för det underliggande dossiet ligger hos tillverkaren eller importören. För den som inte är säker på vilken roll som är tillämplig är det den första frågan att besvara innan det talas om budget; det kan ni själva kontrollera i några frågor.
Antalet länder där ni säljer spelar också en roll. Den som är verksam i flera medlemsstater får hantera översatta varningar och ibland landspecifika krav, och det räknas in i den tid och budget som krävs för att få allt i ordning.
Själv strukturera eller låta strukturera
Vad ett dossier i vilket fall som helst behöver är en fast struktur: vilka risker som har bedömts, baserat på vilka dokument, och vem som registrerade detta. Utan denna struktur blir upprätthållandet av flera produkter snart oöverblickbart, och det rör precis den del som tillsynsmyndigheterna tittar på vid en inspektion.
På gpsria.eu strukturerar vi riskanalysen och den tekniska dokumentationen per produkt, så att du håller överblicken över vad som är dokumenterat och vad som fortfarande fattas. Vi gör ingen egen bedömning av en produkts säkerhet och förklarar aldrig att en produkt uppfyller lagen; det bedömandet vilar hos dig eller hos en specialiserad partner. Hur denna strukturering fungerar exakt och vilken information som krävs för det beskrivs på sidan där vi förklarar hur systemet är uppbyggt.
Den kostnadsfria roll- och pliktkontollen anger alltid först om ett dossier är nödvändigt för dina produkter och vilken roll som passar; först därefter blir det klart hur mycket arbete som är inblandat. De konkreta priserna för produktdossieren, generatorn och compliance-systemet finns tydligt på sidan med de aktuella prenumerationerna.
Börja med frågan, inte med beloppet
Innan du fastställer en budget för ett produktdossier är det klokarare att först få klarhet i vilka produkter som faktiskt omfattas av förordningen och vilken roll du spelar per produktgrupp. Det förhindrar att du lägger pengar och tid på dokumentation för produkter där det inte är nödvändigt, eller omvänt gör för lite för produkter där det spelar roll.
Om du vill besvara den frågan först gör du den kostnadsfria rollkontrollen eller bläddrar genom kunskapsbanken med förklaringar per ämne. Därifrån blir det automatiskt klart om, och hur mycket, dossierarbete som är aktuellt för din situation.