Es gibt keinen Festtarif für ein GPSR-Produktdossier, und wer einen runden Betrag nennt, ohne Ihre Situation zu kennen, macht eine Schätzung. Der Betrag, den Sie am Ende zahlen, wird durch drei Faktoren bestimmt: die Anzahl der Produkte, für die Sie ein Dossier erstellen müssen, der Arbeitsaufwand, den die Risikoanalyse pro Produkt erfordert, und ob bereits technische Dokumentation des Herstellers oder Lieferanten vorhanden ist, die Sie nutzen können.
Das macht es schwierig, vorher einen einheitlichen Preis zu nennen, aber es macht die Kostenstruktur vorhersehbar. Wer hundert verschiedene SKUs führt, die jeweils ihre eigenen Risiken haben, zahlt verständlicherweise mehr als jemand, der zehn Varianten desselben Grundprodukts verkauft. Und wer auf ein vollständiges Dossier des Herstellers zurückgreifen kann, hat weniger Arbeit als jemand, der alles selbst rekonstruieren muss.
Woher der Betrag kommt
Ein Produktdossier besteht im Kern aus zwei Teilen: der Risikoanalyse und der zugrundeliegenden technischen Dokumentation. Die Risikoanalyse beschreibt, welche Risiken mit einem Produkt verbunden sind und wie diese beherrscht werden. Die technische Dokumentation untermauert dies mit Testberichten, Materialspezifikationen, Bedienungsanleitungen und ähnlichen Unterlagen. Je spezialisierter ein Produkt ist, desto mehr Zeit kostet diese Analyse und Begründung.
Darüber hinaus zählt, wie viel dieser Arbeit Sie selbst erledigen und wie viel Sie auslagern. Ein Dossier selbst zu erstellen kostet vor allem Zeit von jemandem in Ihrer Organisation, der sich in die Materie einarbeiten muss. Wenn Sie es an einen Spezialisten vergeben, kostet es Geld, spart aber diese Zeit. Beide Wege sind möglich; welcher für Ihre Situation sinnvoll ist, hängt von Ihrem Sortiment und verfügbaren Kapazitäten ab.
Einmalig oder laufend
Ein Dossier ist nicht etwas, das Sie einmal erstellen und dann vergessen. Produkte ändern sich, Lieferanten ändern Spezifikationen, und die Verordnung verlangt, dass Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt wird. Das bedeutet, dass die Kosten nicht nur bei der ersten Erstellung entstehen, sondern auch bei der Aktualisierung: ein neuer Lieferant erfordert eine Überprüfung, eine Produktänderung erfordert eine Neubewertung.
Wer dies für eine Handvoll Produkte tut, merkt das kaum. Wer ein Sortiment von Hunderten von Artikeln führt, merkt, dass die laufende Aktualisierung mit der Zeit mehr Zeit in Anspruch nimmt als die erste Erstellung. Genau deshalb suchen viele Unternehmen nach einem System, das das Dossier pro Artikel strukturiert, statt es lose in Ordnern und Tabellenkalkulationen zu verwahren.
Wie die Rolle, die Sie in der Kette spielen, die Kosten beeinflusst
Die Höhe der Kosten hängt auch mit der Rolle zusammen, die Sie in der Kette spielen. Ein Hersteller hat die schwerste Verpflichtung: Er muss die vollständige technische Dokumentation und Risikoanalyse selbst nachweisen können. Ein reiner Wiederverkäufer hat normalerweise weniger zu rekonstruieren, da die Verantwortung für das zugrundeliegende Dossier beim Hersteller oder Importeur liegt. Wer sich nicht sicher ist, welche Rolle anwendbar ist, ist das die erste Frage zu klären, bevor über das Budget gesprochen wird; das können Sie in wenigen Fragen selbst überprüfen.
Auch die Anzahl der Länder, in denen Sie verkaufen, spielt eine Rolle. Wer in mehreren Mitgliedstaaten tätig ist, hat es mit übersetzten Warnungen und manchmal länderspezifischen Anforderungen zu tun, und das zählt zur Zeit und zum Budget, das erforderlich ist, um alles in Ordnung zu bringen.
Selbst strukturieren oder strukturieren lassen
Was ein Dossier auf jeden Fall braucht, ist eine einheitliche Struktur: welche Risiken wurden bewertet, auf Grundlage welcher Dokumente, und wer hat das dokumentiert. Ohne diese Struktur wird die Verwaltung mehrerer Produkte schnell unübersichtlich, und das ist genau der Bereich, auf den die Aufsichtsbehörden bei einer Kontrolle schauen.
Bei gpsria.eu strukturieren wir diese Risikoanalyse und die technische Dokumentation pro Artikel, damit Sie den Überblick behalten über das, was festgehalten ist und was noch fehlt. Wir geben dabei selbst kein Urteil über die Sicherheit eines Produkts ab und erklären nie, dass ein Produkt das Gesetz erfüllt; dieses Urteil liegt bei Ihnen oder bei einem spezialisierten Partner. Wie diese Strukturierung genau funktioniert und welche Informationen dafür nötig sind, wird beschrieben auf der Seite, auf der wir erklären, wie das System aufgebaut ist.
Die kostenlose Rollen- und Plichtenprüfung zeigt immer zuerst an, ob eine Dokumentation für Ihre Produkte erforderlich ist und welche Rolle dazu passt; erst danach wird deutlich, wie viel Arbeit dahintersteckt. Die konkreten Tarife für die Produktdokumentation, den Generator und das Compliance-System sind übersichtlich aufgeführt auf der Seite mit den aktuellen Abonnements.
Beginnen Sie mit der Frage, nicht mit dem Betrag
Bevor Sie ein Budget für eine Produktdokumentation festlegen, ist es sinnvoller, zuerst klar zu machen, welche Produkte tatsächlich unter die Verordnung fallen und welche Rolle Sie pro Produktgruppe spielen. Dies verhindert, dass Sie Geld und Zeit in Dokumentation für Produkte investieren, für die dies nicht erforderlich ist, oder zu wenig für Produkte tun, bei denen es wichtig ist.
Möchten Sie diese Frage zuerst beantworten, dann führen Sie die kostenlose Rollenprüfung durch oder blättern Sie die Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Themadurch. Von dort aus wird von selbst deutlich, ob und wie viel Dokumentationsarbeit für Ihre Situation relevant ist.