De GPSR verplicht dat er voor elk product een verantwoordelijke persoon binnen de EU aanwijsbaar is, iemand die toezichthouders en consumenten kunnen aanspreken. Als de fabrikant buiten de EU is gevestigd en er geen gemachtigde of importeur is aangewezen, bepaalt de verordening een volgorde waarin andere schakels in de keten die rol kunnen overnemen. Die volgorde wordt de cascade genoemd: eerst wordt gekeken naar de fabrikant zelf, dan naar een gemachtigde, dan naar de importeur, en alleen als geen van die partijen aanwijsbaar is, kan de verantwoordelijkheid verder opschuiven naar wie het product feitelijk op de EU-markt brengt.
Voor een webshop of importeur is vooral van belang dat deze cascade geen vrijblijvende keuze is die u zelf maakt. Wie een product uit een land buiten de EU haalt en op de EU-markt zet, kan merken dat hij of zij in de praktijk als vangnet fungeert zodra er geen andere partij is die de rol van EU-verantwoordelijke draagt. Dat verrast ondernemers vaker dan verwacht, niet omdat zij die rol willen, maar omdat niemand anders in de keten hem heeft opgepakt.
Waarom deze volgorde bestaat
De cascade is bedoeld om te voorkomen dat een product zonder aanspreekpunt in de EU circuleert. Een toezichthouder of een consument moet iemand kunnen bereiken die documentatie kan tonen en, als daar aanleiding voor is, kan reageren op een signaal over het product. Zonder een vaste volgorde zou een fabrikant buiten de EU eenvoudig buiten bereik kunnen blijven, terwijl het product wel in webshops en winkels ligt. Daarom kijkt de verordening eerst naar wie het dichtst bij de fabrikant staat, en pas daarna naar de partijen die verder in de keten zitten.
Wat dit betekent voor uw rol in de keten
Of u in deze cascade terechtkomt, hangt af van de rol die u feitelijk vervult: bent u importeur, fulfilmentdienstverlener, of alleen doorverkoper van producten die al eerder in de EU op de markt zijn gebracht. Het kernpunt is dat de cascade alleen in beeld komt op het moment dat er een gat in de keten valt: er is geen fabrikant, gemachtigde of importeur aan te wijzen die de rol vervult. Zodra die partijen er wel zijn en hun gegevens correct op het product of de verpakking staan, speelt de cascade voor u niet.
Dat onderscheid is precies waarom het zinvol is eerst scherp te krijgen welke rol bij uw situatie past, voordat u conclusies trekt over uw eigen positie. Met in een paar vragen zien welke rol bij uw situatie past krijgt u een eerste indicatie, los van de vraag of u ooit in de cascade terechtkomt.
Hoe u nagaat of er al een verantwoordelijke is aangewezen
In de praktijk is de eerste stap navragen bij uw leverancier of fabrikant wie als verantwoordelijke persoon optreedt, en of die naam met adresgegevens op het product, de verpakking of de begeleidende documentatie staat. Ontbreekt die informatie, dan is dat een signaal om verder te kijken, niet automatisch een conclusie dat u de rol overneemt. De verordening onderscheidt verschillende schakels, en wie welke rol draagt, is afhankelijk van concrete feiten zoals wie het product invoert, onder welke naam het wordt verkocht, en wie de douaneformaliteiten afhandelt.
Omdat deze vragen per productstroom kunnen verschillen, is het verstandig dit per product of per leverancier vast te leggen in plaats van eenmalig voor de hele catalogus. Een leverancier die vandaag een gemachtigde aanwijst, kan dat morgen laten vervallen, en dan verandert de situatie zonder dat uw webshop daar iets aan heeft gedaan. Een overzicht van hoe de verschillende rollen in de keten zich tot elkaar verhouden, staat uitgewerkt in de kennisbank met uitleg per rol en per verplichting.
Waar dit op uitkomt in de praktijk
Voor veel MKB-bedrijven blijft deze cascade theoretisch, omdat er simpelweg altijd een importeur of gemachtigde is aangewezen die de rol vervult. Voor bedrijven die rechtstreeks bij fabrikanten buiten de EU inkopen, zonder tussenpartij die zich als verantwoordelijke presenteert, ligt dat anders. In dat geval loont het om expliciet vast te leggen wie welke rol draagt, en dat niet aan te nemen op basis van alleen een factuur of een paklijst. Hoe wij de informatie op gpsria.eu opbouwen en actueel houden, staat toegelicht op de pagina over de herkomst van onze informatie.
Zelf nagaan hoe dit voor u uitpakt
Omdat de cascade afhankelijk is van wie welke documenten en gegevens kan tonen, is een algemene uitspraak over uw eigen situatie niet te geven zonder die gegevens te kennen. Bij twijfel is het raadzaam de wettekst op EUR-Lex te raadplegen of een jurist of de bevoegde toezichthouder te betrekken, zeker bij een productstroom waarin u rechtstreeks met een fabrikant buiten de EU werkt.
Wilt u eerst zelf een beeld krijgen van uw positie in de keten voordat u met een jurist in gesprek gaat? Doe de gratis rollencheck, of blader door de veelgestelde vragen over rollen en verplichtingen voor meer achtergrond.