Ingen fast frist, men et klart mønster
GPSR foreskriver ikke et bestemt antal dage eller uger, inden en risikoanalyse skal være klar. Der er ingen frist i forordningen for dens udarbejdelse, og det betyder, at du ikke kan udlede en fast deadline heraf. Det, der derimod findes, er et ret forudsigeligt mønster for, hvor lang tid det tager i praksis, og dette mønster afhænger næsten udelukkende af, hvor meget information du allerede har, og hvor meget du stadig skal indhente.
For et simpelt produkt, hvor leverandøren allerede leverer testrapporter og materialedata, kan en risikoanalyse ofte struktureres på få timer til et par dage. Så snart denne information mangler, produktet består af flere dele, eller der er tvivl om, hvilken standard der er gældende, stiger gennemløbstiden hurtigt til flere uger. Sidstnævnte siger intet om selve produktets sikkerhed — kun om, hvor meget efterforskning der er nødvendig, før analysen er fuldstændig.
Hvor gennemløbstiden i praksis støder på problemer
Det meste af forsinkelsen skyldes ikke skrivningen af analysen, men ventetid på andre. En leverandør, der ikke reagerer på en anmodning om teknisk dokumentation, en fabrikant uden for EU, der leverer testrapporter på et andet sprog, eller en importør, der først senere opdager, at et certifikat er udløbet: det er de situationer, hvor en proces, der på papiret skulle tage et par dage, drager ud til uger.
En anden flaskehals er antallet af varianter. Samme produkt i tre farver og to størrelser betyder ikke automatisk tre gange så meget arbejde, men det betyder godt nok, at du for hver variant skal kontrollere, om risiciene forbliver de samme, eller de ændrer sig. Den, der ikke strukturerer dette på forhånd, opdager det ofte halvvejs gennem processen og må så gå tilbage til leverandøren.
En tredje flaskehals er uklarhed om ens egen rolle. Den, der ikke ved, om han gælder som fabrikant, importør eller distributør, ved heller ikke præcis, hvilken dokumentation han selv skal udarbejde, og hvilken han kun behøver at anmode om. Det er et spørgsmål, der logisk skal være afklaret før risikoanalysen, ikke ved siden af den. Den, der endnu ikke har gjort det klart, kan gøre det besvares med få spørgsmål før resten af dosseret opbygges.
Hvad der ikke venter på analysen
En hyppig misforståelse er, at andre forpligtelser kan vente, til risikoanalysen er afsluttet. Det er ikke tilfældet. De oplysninger, der skal være på en produktside, sproget for advarsler, og tilstedeværelsen af en ansvarlig person i EU er selvstændige forpligtelser, der ikke afhænger af fremgangen i din risikoanalyse. Den, der lader analysen ligge hen til "dosseret er komplet", risikerer, at andre dele bliver overset. Et overblik over, hvad der hører til hvor, findes struktureret i videnbanken pr. emne.
Hvordan gennemløbstiden i praksis bliver kortere
De trin, der sparer mest tid, ligger før selve skrivningen. Anmod om leverandørdokumentation så tidligt som muligt, og anmod om alt, hvad du har brug for, på én gang i stedet for i spredte mails over uger. Arbejd med et fast format pr. produktkategori, så ikke hvert produkt skal opbygges fra nul. Og fastslå, hvem i organisationen der er ansvarlig for at gøre dosseret komplet, så det ikke bliver hængende mellem afdelinger.
Vi strukturerer risikoanalysen og det tilhørende produktdossier, herunder en fast opbygning pr. produktkategori — uden at vi selv giver vores bedømmelse af resultatet. Denne bedømmelse og det endelige ansvar forbliver hos dig eller hos den part, du udpeger til det. Hvad struktureringen konkret resulterer i, og hvad det koster, findes på siden med abonnementsformerne.
Først vide, hvor du står
Før spørgsmålet "hvor lang tid tager det" bliver relevant, er det nyttigt at vide, om og i hvilken rolle forpligtelsen gælder for dig. Det er præcis det, den gratis rollecheck er til for, og svarene på hyppigt stillede praktiske spørgsmål er samlet på en overskuelig måde på siden med hyppigt stillede spørgsmålEn halv time er ofte nok til at se, hvor du står, og hvad der derefter skal ske, afhængigt af det.