Brak ustalonego terminu, ale wyraźny schemat
GPSR nie nakazuje określonej liczby dni lub tygodni, w których analiza ryzyka musi być gotowa. W rozporządzeniu nie ma terminu na jej opracowanie, co oznacza, że nie można z niego wyprowadzić sztywnego terminu. Co jednak istnieje: dość przewidywalny schemat czasu potrzebnego w praktyce, a schemat ten zależy niemal całkowicie od tego, ile informacji już posiadacie i ile jeszcze trzeba zebrać.
W przypadku prostego produktu, dla którego dostawca dostarcza już raporty z badań i dane materiałowe, analiza ryzyka często może być ustrukturyzowana w ciągu kilku godzin do kilku dni. Gdy informacje te brakują, produkt składa się z wielu części lub istnieje wątpliwość dotycząca zastosowania normy, czas realizacji szybko wydłuża się do kilku tygodni. To nie mówi nic o bezpieczeństwie samego produktu — tylko o tym, ile pracy przygotowawczej jest potrzebne, zanim analiza będzie kompletna.
Gdzie w praktyce pojawią się opóźnienia
Większość opóźnień nie wynika z pisania samej analizy, lecz z czekania na innych. Dostawca, który nie odpowiada na prośbę o dokumentację techniczną, producent spoza UE dostarczający raporty z badań w innym języku, lub importer, który odkrywa dopiero później, że certyfikat wygasł — to momenty, w których proces, który teoretycznie powinien trwać kilka dni, wydłuża się na tygodnie.
Drugą wąską gardłem jest liczba wariantów. Ten sam produkt w trzech kolorach i dwóch rozmiarach niekoniecznie oznacza trzy razy więcej pracy, ale oznacza to, że dla każdego wariantu trzeba sprawdzić, czy ryzyka pozostają takie same, czy się różnią. Kto tego wcześniej nie ustrukturyzuje, odkrywa to często w połowie procesu i musi wtedy wrócić do dostawcy.
Trzecią wąską gardłem jest brak jasności dotyczącej własnej roli. Kto nie wie, czy jest producentem, importerem czy dystrybutorem, nie wie również dokładnie, jaką dokumentację musi sam opracować, a jaką tylko gromadzić. To pytanie logicznie powinno się pojawić przed analizą ryzyka, nie obok niej. Kto tego jeszcze nie ustalił, powinien to ujaśnić wyjaśnić sobie w paru pytaniach zanim reszta dossier będzie budowana.
Co nie czeka na analizę
Powszechnym nieporozumieniem jest to, że inne obowiązki mogą czekać do czasu, aż analiza ryzyka będzie gotowa. Tak nie jest. Informacje, które obowiązkowo muszą się pojawić na stronie produktu, język ostrzeżeń i obecność osoby odpowiedzialnej w UE to niezależne obowiązki, które nie zależą od postępu analizy ryzyka. Kto odkłada analizę do "momentu, gdy dossier będzie kompletne", ryzykuje, że inne elementy pozostaną niezauważone. Przegląd tego, co należy gdzie, znajduje się w strukturze w bazie wiedzy na każdy temat.
Jak w praktyce skrócić czas realizacji
Kroki, które oszczędzają najwięcej czasu, leżą przed samym pisaniem. Poproś dokumentację dostawcy tak wcześnie, jak to możliwe, i poproś o wszystko, co potrzebujesz, w jednym razie zamiast w osobnych e-mailach rozciągniętych na tygodnie. Pracuj ze stałym formatem na każdą kategorię produktu, aby każdy produkt nie musiał być budowany od nowa. I ustal w organizacji, kto jest odpowiedzialny za kompletowanie dossier, aby nie zostało zawieszone między działami.
Ustrukturyzujemy analizę ryzyka i powiązane dossier produktu, w tym stałą strukturę dla każdej kategorii produktu — bez formułowania przez nas osądu dotyczącego wyniku. Ten osąd i ostateczna odpowiedzialność pozostają u Ciebie lub u strony, którą do tego wyznaczysz. Co konkretnie daje strukturyzowanie i ile to kosztuje, znajduje się na stronie z formami subskrypcji.
Najpierw wiedz, gdzie się znajdujesz
Zanim pytanie "ile to trwa" stanie się istotne, warto wiedzieć, czy obowiązek się na Panią/Pana stosuje i w jakiej roli. Dokładnie do tego służy bezpłatna kontrola ról, a odpowiedzi na często zadawane pytania praktyczne znajdują się przejrzyście na stronie gpsria.eu. strona z najczęściej zadawanymi pytaniamiPół godziny często wystarczy, aby zobaczyć, gdzie Pan/Pani się znajduje i co, w zależności od tego, należy jeszcze zrobić.