Pas de délai fixe, mais un schéma clair
Le GPSR ne prescrit aucun nombre de jours ou de semaines dans lequel une analyse de risque doit être achevée. Il n'y a pas de délai dans le règlement pour son établissement, ce qui signifie que vous ne pouvez pas en déduire une date limite contraignante. Ce qui existe en revanche: un schéma assez prévisible quant au temps que cela prend dans la pratique, et ce schéma dépend presque entièrement de la quantité d'informations dont vous disposez déjà et de la quantité que vous devez encore obtenir.
Pour un produit simple dont le fournisseur fournit déjà des rapports d'essai et des données matérielles, une analyse de risque peut souvent être structurée en quelques heures à quelques jours. Dès que ces informations manquent, qu'un produit se compose de plusieurs éléments, ou qu'il y a un doute sur la norme applicable, le délai d'exécution augmente rapidement sur plusieurs semaines. Ce dernier point ne dit rien sur la sécurité du produit lui-même — uniquement sur le volume de travail d'investigation nécessaire avant que l'analyse soit complète.
Où le délai d'exécution achoppe dans la pratique
La plupart des retards ne surviennent pas lors de la rédaction de l'analyse, mais en attendant les autres. Un fournisseur qui ne répond pas à une demande de documentation technique, un fabricant en dehors de l'UE qui fournit des rapports d'essai dans une autre langue, ou un importateur qui découvre après coup qu'un certificat a expiré: ce sont les moments où un processus qui devrait prendre quelques jours sur le papier s'étire sur des semaines.
Un deuxième goulot d'étranglement est le nombre de variantes. Un même produit en trois couleurs et deux tailles ne signifie pas automatiquement trois fois plus de travail, mais cela signifie que vous devez vérifier pour chaque variante si les risques restent les mêmes ou diffèrent. Ceux qui ne structurent pas cela à l'avance le découvrent souvent à mi-parcours du processus et doivent alors revenir au fournisseur.
Un troisième goulot d'étranglement est l'imprécision concernant votre propre rôle. Celui qui ne sait pas s'il est considéré comme fabricant, importateur ou distributeur ne sait pas non plus exactement quelle documentation il doit établir lui-même et quelle documentation il doit seulement demander. C'est une question qui doit logiquement être examinée avant l'analyse de risque, non pas à côté. Celui qui n'a pas encore clarifié cela peut le faire en quelques questions avant que le reste du dossier ne soit constitué.
Ce qui n'attend pas l'analyse
Une idée fausse courante est que d'autres obligations peuvent attendre que l'analyse de risque soit terminée. Ce n'est pas le cas. Les informations qui doivent obligatoirement figurer sur une page produit, la langue des avertissements et la présence d'une personne responsable dans l'UE sont des obligations autonomes qui ne dépendent pas de l'avancement de votre analyse de risque. Celui qui laisse l'analyse en suspens jusqu'à ce que « le dossier soit complet » risque que d'autres éléments restent inaperçus. Un aperçu de ce qui appartient à où est structuré dans la base de connaissances par sujet.
Comment réduire le délai d'exécution dans la pratique
Les étapes qui permettent de gagner le plus de temps se situent avant la rédaction elle-même. Demandez la documentation du fournisseur dès que possible, et demandez-la en une seule fois plutôt que par un flot d'e-mails échelonnés sur des semaines. Travaillez avec un format fixe par catégorie de produit, afin que chaque produit ne soit pas reconstruit à partir de zéro. Et établissez clairement qui au sein de l'organisation est responsable de l'achèvement du dossier, afin qu'il ne reste pas coincé entre les départements.
Nous structurons l'analyse de risque et le dossier produit correspondant, y compris une structure fixe par catégorie de produit — sans pour autant nous forger un jugement sur le résultat. Ce jugement, et la responsabilité finale, vous incombent ou incombent à la partie que vous désignez à cet effet. Ce que la structuration concrètement produit et ce qu'elle coûte se trouvent sur la page avec les forfaits d'abonnement.
D'abord savoir où vous en êtes
Avant que la question « combien de temps cela prend-il » ne devienne pertinente, il est utile de savoir si et dans quel rôle l'obligation s'applique à vous. C'est précisément à cela que sert la vérification gratuite des rôles, et les réponses aux questions pratiques fréquemment posées sont regroupées de manière claire sur le page de questions fréquemment posées. Une demi-heure suffit souvent pour voir où vous en êtes et ce qui, en fonction de cela, doit encore être fait.