Nessun termine fisso, ma un modello ben chiaro
Il GPSR non prescrive un numero di giorni o settimane entro cui un'analisi dei rischi deve essere completata. Il regolamento non fissa alcun termine per la sua elaborazione, il che significa che non potete basarvi su una scadenza rigida. Quello che esiste invece è un modello abbastanza prevedibile di quanto tempo effettivamente richieda nella pratica, e tale modello dipende quasi completamente da quante informazioni possedete già e da quante dovete ancora raccogliere.
Per un prodotto semplice di cui il fornitore fornisce già relazioni di prova e dati sui materiali, un'analisi dei rischi può spesso essere strutturata in poche ore o in pochi giorni. Non appena tali informazioni mancano, il prodotto è composto da più componenti o vi è incertezza sulla norma applicabile, il tempo di esecuzione si allunga rapidamente a diverse settimane. Quest'ultimo non dice nulla sulla sicurezza del prodotto stesso — solo su quanto lavoro di investigazione è necessario prima che l'analisi sia completa.
Dove il tempo di esecuzione si blocca nella pratica
La maggior parte dei ritardi non avviene durante la redazione dell'analisi, ma durante l'attesa di altri. Un fornitore che non risponde a una richiesta di documentazione tecnica, un fabbricante al di fuori dell'UE che fornisce relazioni di prova in un'altra lingua, o un importatore che scopre solo in seguito che un certificato è scaduto: questi sono i momenti in cui un processo che sulla carta dovrebbe durare pochi giorni si allunga a settimane.
Un secondo ostacolo è il numero di varianti. Lo stesso prodotto in tre colori e due taglie non significa automaticamente tre volte più lavoro, ma significa che per ogni variante dovete verificare se i rischi rimangono gli stessi o differiscono. Chi non lo struttura in anticipo, spesso lo scopre a metà del processo e deve tornare al fornitore.
Un terzo ostacolo è l'incertezza sul ruolo della propria azienda. Chi non sa se ricopre il ruolo di fabbricante, importatore o distributore, non sa neanche esattamente quale documentazione deve elaborare lui stesso e quale deve solo richiedere. Questa è una domanda che logicamente dovrebbe precedere l'analisi dei rischi, non essere affrontata contemporaneamente. Chi non lo ha ancora chiarito, può affrontarlo con un paio di domande prima che il resto del fascicolo sia costruito.
Cosa non aspetta l'analisi
Un'idea sbagliata molto diffusa è che altri obblighi possono aspettare fino al completamento dell'analisi dei rischi. Non è così. Le informazioni che devono obbligatoriamente comparire su una pagina di prodotto, la lingua degli avvertimenti e la presenza di una persona responsabile nell'UE sono obblighi autonomi che non dipendono dai progressi della vostra analisi dei rischi. Chi rimanda l'analisi finché "il fascicolo non è completo" rischia che altri componenti rimangano inosservati. Una panoramica strutturata di cosa appartiene a cosa si trova in banca dati per argomento.
Come abbreviare il tempo di esecuzione nella pratica
I passaggi che fanno risparmiare più tempo si trovano prima della redazione vera e propria. Richiedete la documentazione del fornitore il più presto possibile, e richiedete tutto ciò di cui avete bisogno in una sola volta anziché in messaggi sparsi nel corso di settimane. Lavorate con un formato fisso per categoria di prodotto, in modo che ogni prodotto non debba essere ricostituito da zero. E definite chiaramente chi all'interno dell'organizzazione è responsabile del completamento del fascicolo, affinché non rimanga sospeso tra i diversi reparti.
Noi strutturiamo l'analisi dei rischi e il relativo fascicolo del prodotto, inclusa una struttura fissa per categoria di prodotto — senza fornire noi stessi un giudizio sui risultati. Tale giudizio, e la responsabilità ultima, rimane in capo a voi o alla parte che designate per questo scopo. Cosa concretamente produce la strutturazione e quale sia il costo, si trova sulla pagina con le forme di abbonamento.
Prima sapere dove state
Prima che la domanda "quanto tempo ci vuole" diventi rilevante, è utile sapere se e in quale ruolo l'obbligo si applica a voi. È proprio per questo che esiste il controllo gratuito dei ruoli, e le risposte alle domande frequenti della pratica sono raccolte in modo ordinato su pagina delle domande frequentiMezz'ora è spesso sufficiente per vedere dove vi trovate e cosa, a seconda dei casi, deve ancora accadere.