Какви документи имам нужда, ако правя dropshipping по GPSR?
Ако правите дропшипинг, обикновено не купувате складов запас и никога не се сравяте физически с продукта. И все пак това едва ли променя документите, които ви трябват: администрация на поръчки, която показва какво е продадено и на кого, контактни данни на доставчика или производител, доказателство, че е определена отговорна страна с местоположение в ЕС, и информация, с помощта на която продуктът може да бъде проследен след продажба. Кои документи са необходими в допълнение, зависи от ролята, която вие фактически изпълнявате - и при дропшипинг именно това е точката, която е най-усложнена.
Разпоредбата не гледа на въпроса дали сте имали продукта в ръцете си някога, а на това кой го предлага на потребителя в ЕС и под чиято година се случва това. При класически онлайн магазин със собствен магазин обикновено е ясно. При дропшипинг веригата преминава чрез доставчик извън ЕС, докато потребителят вижда само вашия онлайн магазин, вашето име и вашите контактни данни. Това разстояние между това, което фактически се случва, и това, което потребителят вижда, е именно причината документацията да е по-тежка тук, отколкото при обикновена препродажба.
Защо дропшипинг е граничен случай за задължението за документация
Дали за определен продукт отговаряте като производител, вносител или междинник, зависи от факти: кой проектира продукта, под кой клон се продава, и от където продуктът навлиза в ЕС. При дропшипинг от доставчик извън ЕС е възможно ролята на вносител да попада при вас, дори без да сте пакували кутия - просто защото сте този, който предлага продукта на потребителя в ЕС. При дропшипинг от доставчик в ЕС е различно. Тези нюанси са именно причината определянето на ролята обикновено да предшества списъка на документите: без яснота относно ролята вие също не знаете кои документи са наистина необходими. Кой иска да разбере това първо в няколко въпроса виждате своята позиция в веригата.
Основните документи, които обикновено са необходими
В начало се брои редица документи, които се появяват при почти всяка дропшип конструкция. Първо, договор или ясна договореност с доставчика относно това кой носи коя отговорност, включително кой действа като отговорна страна в ЕС и как това е видимо на продукта или придружаващата документация. Второ, идентификационни данни на производителя: име, адрес и, където е приложимо, пощенски адрес в ЕС, където органите по надзор могат да се обърнат. Трето, администрацията по покупки и поръчки за всеки продаден екземпляр, така че продуктът при запитване или оплакване да може да бъде проследен до конкретна доставка и конкретен потребител. Четвърто, където е уместно, техническата документация или декларация за съответствие, която принадлежи към категорията на продукта - не трябва да я съставяте сами, но трябва да можете да докажете, че сте я поискали и получили. Кой точно трябва да се поиска от доставчик за това, варира в зависимост от групата продукти и е описано по-подробно в базата на знания по тема.
Детайлът, който играе най-голяма роля при дропшипинг
Точката, в която дропшипърите най-често наталкиваются, е, че потребителят няма представа за доставчика зад кулисите. За този потребител има само един контактен пункт: онлайн магазин, който прие поръчката. Това означава, че оплаквания, въпроси за безопасност и искания за документация на практика първо стигат до вас, дори ако сами не сте проектирали или опаковали никакъв дял от продукта. Без твърдо споразумение с доставчика за това кой какви документи пази и кой за какво е отговорен, възниква рискът да останете вие единственото отговорно лице в момента, когато това е важно — докато основната техническа документация се намира при страна, която е извън вашия достъп. Именно поради това при дропшипинг предварителните договорки имат толкова голямо значение, колкото самите документи.
Документиране на това, което не можете сами да докажете
Тъй като доказателствената тежест при проверка често лежи на страната, която потребителят вижда като контактен пункт, си струва да документирате вътрешно какво имате в собственост и какво не: кои документи се намират при доставчика, какви договорки са направени по този въпрос, и как жалба от потребител до вас се обработва и проследява. Система за това — с анализ на риска, съхранение на документи и регистър на оплаквания за всеки продукт — предотвратява разпръскването на такава информация в отделни имейли. Какво включва такава система и какво струва, е обяснено на страница с подробност на абонамента.
Искате ли първо да разберете каква роля отговаря на вашата собствена конструкция на дропшипинг, преди да започнете да събирате списък на документи? Безплатната проверка на роли дава първоначално указание за това, без да е необходимо да отворите акаунт.