Welche Dokumente benötige ich für Dropshipping gemäß GPSR?
Beim Dropshipping kaufen Sie normalerweise keine Bestände ein und berühren das Produkt nie physisch. Dennoch ändert sich wenig an den Dokumenten, die Sie benötigen: eine Bestellverwaltung, die nachweist, was verkauft wurde und an wen, Kontaktdaten des Lieferanten oder Herstellers, den Nachweis, dass eine in der EU ansässige verantwortliche Stelle benannt wurde, und Daten, mit denen ein Produkt nach dem Verkauf noch rückverfolgbar ist. Welche weiteren Unterlagen erforderlich sind, hängt davon ab, welche Rolle Sie in der Praxis tatsächlich erfüllen — und das ist beim Dropshipping genau der Punkt, der am meisten Schwierigkeiten bereitet.
Die Verordnung schaut nämlich nicht darauf, ob Sie das Produkt je in den Händen gehabt haben, sondern darauf, wer es dem Verbraucher in der EU anbietet und unter wessen Namen das geschieht. Bei einem klassischen Webshop mit eigenem Lagerhaus ist das meist klar. Bei Dropshipping verläuft die Kette über einen Lieferanten außerhalb der EU, während der Verbraucher nur Ihren Webshop, Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten sieht. Diese Entfernung zwischen dem, was tatsächlich geschieht, und dem, was der Verbraucher wahrnimmt, ist genau der Grund, warum die Dokumentation hier schwerer wiegt als bei einem normalen Wiederverkauf.
Warum Dropshipping ein Grenzfall bei der Dokumentationspflicht ist
Ob Sie für ein bestimmtes Produkt als Hersteller, Importeur oder Zwischenhändler gelten, hängt von Fakten ab: wer das Produkt entwickelt, unter welcher Marke es verkauft wird, und von wo aus es die EU erreicht. Bei Dropshipping von einem Lieferanten außerhalb der EU ist es denkbar, dass die Rolle des Importeurs bei Ihnen liegt, auch ohne dass Sie je ein Paket verpackt haben — einfach weil Sie derjenige sind, der das Produkt beim EU-Verbraucher auf den Markt bringt. Bei Dropshipping von einem Lieferanten innerhalb der EU liegt das wieder anders. Diese Nuancen sind genau der Grund, warum eine Rollenbestimmung meist vor der Dokumentenliste kommt: ohne Klarheit über die Rolle wissen Sie auch nicht, welche Unterlagen wirklich erforderlich sind. Wer das erst klären möchte, kann in wenigen Fragen die eigene Position in der Kette aufzeigen lassen.
Die Kerndokumente, die typischerweise erforderlich sind
Als Ausgangspunkt gelten eine Reihe von Unterlagen, die bei nahezu jeder Dropshipping-Konstellation wiederkehren. Erstens eine Vereinbarung oder klare Abmachung mit dem Lieferanten darüber, wer welche Verpflichtung trägt, einschließlich wer als verantwortliche Stelle in der EU auftritt und wie das auf dem Produkt oder den begleitenden Dokumenten sichtbar gemacht wird. Zweitens die Identifikationsdaten des Herstellers: Name, Adresse und, soweit zutreffend, eine Postanschrift in der EU, unter der Aufsichtsbehörden Kontakt aufnehmen können. Drittens die Ein- und Bestellverwaltung pro verkauftes Exemplar, damit ein Produkt bei einer Anfrage oder Beschwerde bis zu einer bestimmten Lieferung und einem bestimmten Verbraucher zurückverfolgt werden kann. Viertens, soweit relevant, die technische Dokumentation oder Konformitätserklärung, die zur Produktkategorie gehört — Sie müssen diese nicht selbst erstellen, müssen aber nachweisen können, dass Sie sie angefordert und erhalten haben. Was dafür genau bei einem Lieferanten angefordert werden muss, unterscheidet sich je nach Produktgruppe und wird ausführlicher beschrieben in der Wissensdatenbank nach Thema.
Das Detail, das beim Dropshipping am meisten eine Rolle spielt
Der Punkt, an dem Dropshipper am häufigsten scheitern, ist, dass der Verbraucher den dahinter stehenden Lieferanten nicht kennt. Für diesen Verbraucher gibt es nur einen Ansprechpartner: den Online-Shop, der die Bestellung angenommen hat. Das bedeutet, dass Reklamationen, Fragen zur Sicherheit und Anfragen nach Dokumentation in der Praxis zunächst bei Ihnen eintreffen, auch wenn Sie selbst kein einziges Teil des Produkts entworfen oder verpackt haben. Ohne eine verbindliche Vereinbarung mit dem Lieferanten darüber, wer welche Dokumente aufbewahrt und wer wofür verantwortlich ist, besteht die Gefahr, dass Sie als einziger Ansprechpartner übrigbleiben, wenn es darauf ankommt — während sich die zugrunde liegende technische Dokumentation bei einer Partei außerhalb Ihrer Reichweite befindet. Das ist der Grund, warum bei Dropshipping die Vereinbarungen im Voraus genauso wichtig sind wie die Dokumente selbst.
Festhalten, was Sie selbst nicht nachweisen können
Da die Beweislast bei einer Kontrolle oft bei der Partei liegt, die der Verbraucher als Ansprechpartner sieht, lohnt es sich, intern festzuhalten, was Sie wohl und nicht selbst besitzen: welche Unterlagen bei dem Lieferanten liegen, welche Vereinbarungen darüber getroffen wurden, und wie eine Beschwerde eines Verbrauchers bei Ihnen eingeht und bearbeitet wird. Ein festes System dafür — mit Risikoanalyse, Dokumentenspeicherung und Beschwerdeverzeichnis pro Produkt — verhindert, dass diese Art von Informationen in verstreuten E-Mails verloren geht. Was ein solches System beinhaltet und was es kostet, wird auf der Seite zum Aufbau des Abonnements.
Möchten Sie zunächst wissen, welche Rolle zu Ihrer eigenen Dropshipping-Konstruktion passt, bevor Sie eine Dokumentenliste zusammenstellen? Die kostenlose Rollenprüfung gibt einen ersten Anhaltspunkt, ohne dass Sie ein Konto erstellen müssen.