Que documentos preciso se faço dropshipping sob a GPSR?
Se trabalha com dropshipping, normalmente não compra stock e nunca toca fisicamente no produto. Ainda assim, isso muda pouco nos documentos de que precisa: um registo de encomendas que demonstre o que foi vendido e a quem, dados de contacto do fornecedor ou fabricante, prova de que foi designada uma parte responsável estabelecida na UE, e informações com as quais um produto pode ser rastreado após a venda. Que documentos adicionais são necessários depende do papel que cumpre na prática — e é precisamente este o ponto que é mais complicado no dropshipping.
O regulamento não olha para se já teve o produto nas mãos, mas para quem o oferece ao consumidor na UE e sob o nome de quem isso acontece. Numa loja online clássica com armazém próprio, isso é geralmente claro. No dropshipping, a cadeia passa por um fornecedor fora da UE, enquanto o consumidor vê apenas a sua loja online, o seu nome e os seus dados de contacto. Esta distância entre o que realmente acontece e o que o consumidor observa é precisamente o motivo pelo qual a documentação tem maior peso aqui do que numa revenda comum.
Porquê que o dropshipping é um caso limítrofe para a obrigação de documentação
Se é considerado fabricante, importador ou intermediário para um determinado produto depende de factos: quem desenha o produto, sob que marca é vendido e de onde entra na UE. No dropshipping de um fornecedor fora da UE, é concebível que o papel de importador recaia sobre si, mesmo que nunca tenha embalado uma caixa — simplesmente porque é quem coloca o produto no mercado junto ao consumidor da UE. No dropshipping de um fornecedor dentro da UE, isso é diferente. Estas nuances são precisamente o motivo pelo qual uma determinação de papel normalmente precede a lista de documentos: sem clareza sobre o papel, também não sabe que documentos são realmente necessários. Quem quiser esclarecer isto primeiro, pode em algumas perguntas ver a sua própria posição na cadeia.
Os documentos essenciais normalmente necessários
Como ponto de partida, há um conjunto de documentos que aparece em praticamente todas as estruturas de dropshipping. Primeiro, um contrato ou acordo claro com o fornecedor sobre quem carrega que obrigação, incluindo quem atua como parte responsável na UE e como isso fica visível no produto ou na documentação de acompanhamento. Segundo, dados de identificação do fabricante: nome, endereço e, quando aplicável, um endereço na UE onde as autoridades de supervisão podem recorrer. Terceiro, o registo de compras e encomendas por unidade vendida, para que um produto possa ser rastreado até um fornecimento específico e um consumidor específico em caso de questão ou reclamação. Quarto, quando relevante, a documentação técnica ou declaração de conformidade que corresponde à categoria de produto — não precisa de a elaborar si mesmo, mas deve poder demonstrar que a solicitou e recebeu. Que exatamente deve ser solicitado a um fornecedor para isso, varia por grupo de produtos e é descrito com maior detalhe em base de conhecimento por tema.
O detalhe que mais conta no dropshipping
O ponto onde os dropshippers mais frequentemente tropeçam é o facto de o consumidor desconhecer o fornecedor por trás. Para esse consumidor, existe apenas um ponto de contacto: a loja online que recebeu a encomenda. Isto significa que reclamações, questões sobre segurança e pedidos de documentação chegam na prática primeiro até si, mesmo que não tenha desenhado ou embalado nenhuma parte do produto. Sem um acordo claro com o fornecedor sobre quem mantém quais documentos e quem é responsável pelo quê, existe o risco de ficar como a única parte responsável no momento crítico — enquanto a documentação técnica subjacente se encontra numa parte fora do seu alcance. É por isso que no dropshipping os acordos prévios têm tanto peso quanto os próprios documentos.
Documentar o que não pode demonstrar por si próprio
Uma vez que o ónus da prova numa inspeção frequentemente recai sobre a parte que o consumidor vê como ponto de contacto, vale a pena documentar internamente o que tem e não tem em seu poder: que documentos estão junto do fornecedor, que acordos foram feitos sobre isso, e como uma reclamação de um consumidor chega até si e é tratada. Um sistema estruturado para isto — com análise de riscos, armazenamento de documentos e registo de reclamações por produto — evita que este tipo de informação se dispersse em e-mails avulsos. O que um sistema deste tipo envolve e quanto custa é explicado na página com a estrutura da subscrição.
Quer primeiro saber qual a função que corresponde à sua própria estrutura de dropshipping antes de começar a compilar uma lista de documentos? A verificação de funções gratuita dá uma primeira indicação, sem necessidade de criar uma conta.