Jakie dokumenty potrzebuję, jeśli zajmuję się dropshippingiem zgodnie z GPSR?
Jeśli zajmuje się Pani/Pan dropshippingiem, zwykle nie kupuje się zapasów i nigdy nie dotyka się produktu fizycznie. Mimo to niewiele zmienia się w dokumentach, które potrzebne są Pani/Panu: administracja zamówień pokazująca, co zostało sprzedane i komu, dane kontaktowe dostawcy lub producenta, dowód, że wyznaczono odpowiedzialną stronę z siedzibą w UE, oraz dane umożliwiające identyfikację produktu po sprzedaży. To, które dodatkowe dokumenty są potrzebne, zależy od roli, którą Pani/Pan faktycznie pełni — i właśnie w dropshippingu to jest punkt, który jest najtrudniejszy.
Rozporządzenie bowiem nie patrzy na to, czy Pani/Pan kiedyś trzymała/trzymał produkt w rękach, ale na to, kto oferuje go konsumentowi w UE i pod czyjąnamiętą się to odbywa. W przypadku klasycznego sklepu internetowego z własnym magazynem jest to zwykle jasne. W przypadku dropshippingu łańcuch przebiega przez dostawcę spoza UE, podczas gdy konsument widzi tylko Pani/Pana sklep internetowy, nazwę i dane kontaktowe. Właśnie ta odległość między tym, co się faktycznie dzieje, a tym, co widzi konsument, jest powodem, dla którego dokumentacja tutaj ma większą wagę niż w przypadku zwykłej sprzedaży dalej.
Dlaczego dropshipping jest przypadkiem granicznym dla obowiązku dokumentacji
To, czy Pani/Pan odpowiada za dany produkt jako producent, importer lub pośrednik, zależy od faktów: kto projektuje produkt, pod jaką marką się go sprzedaje i skąd trafia on do UE. W przypadku dropshippingu od dostawcy spoza UE istnieje możliwość, że rola importera przypada Pani/Panu, nawet jeśli nigdy nie pakowała/pakował Pani/Pan żadnego pudełka — po prostu dlatego, że to Pani/Pan jest tą osobą, która wprowadza produkt na rynek dla konsumenta UE. W przypadku dropshippingu od dostawcy w ramach UE sytuacja wygląda inaczej. Właśnie te niuanse są powodem, dla którego określenie roli zwykle poprzedza listę dokumentów: bez jasności co do roli, nie wie Pani/Pan także, które dokumenty są naprawdę potrzebne. Ktoś, kto najpierw chce to wyjaśnić, może w kilku pytaniach poznać własną pozycję w łańcuchu.
Dokumenty podstawowe, które typowo są potrzebne
Punkt wyjścia stanowi szereg dokumentów, które pojawiają się w praktycznie każdej konstrukcji dropshippingowej. Po pierwsze umowa lub jasne porozumienie z dostawcą dotyczące tego, kto ponosi jaki obowiązek, w tym kto pełni rolę odpowiedzialnej strony w UE i jak to widoczne jest na produkcie lub dokumentach towarzyszących. Po drugie dane identyfikacyjne producenta: nazwa, adres i, gdzie mają zastosowanie, adres pocztowy w UE, pod którym organy nadzoru mogą się udać. Po trzecie administracja zakupów i zamówień dla każdej sprzedanej sztuki, aby produkt można było powiązać z konkretną dostawą i konkretnym konsumentem w przypadku pytania lub reklamacji. Po czwarte, gdzie istotne, dokumentacja techniczna lub deklaracja zgodności, która odnosi się do kategorii produktu — nie trzeba jej samodzielnie sporządzać, ale trzeba wykazać, że została Pani/Panu zażądana i odebrana. To, co dokładnie trzeba w tym celu poprosić od dostawcy, różni się w zależności od grupy produktów i opisane jest bardziej szczegółowo w bazie wiedzy na każdy temat.
Szczegół, który gra największą rolę w dropshippingu
Punkt, w którym dropshopperzy najczęściej się potykają, to fakt, że konsument nie wie nic o dostawcy stojącym za kulisami. Dla tego konsumenta istnieje tylko jeden punkt kontaktowy: sklep internetowy, który przyjął zamówienie. To oznacza, że reklamacje, pytania dotyczące bezpieczeństwa i wnioski o dokumentację w praktyce trafiają najpierw do Państwa, nawet jeśli sami nie projektowali ani nie pakowali żadnej części produktu. Bez jasnych umów z dostawcą dotyczących przechowywania dokumentów i podziału odpowiedzialności, istnieje ryzyko, że Państwo pozostaną jedyną stroną odpowiedzialną w momencie, gdy to się liczy — podczas gdy podstawowa dokumentacja techniczna znajduje się u strony poza Waszym zasięgiem. To dlatego właśnie w dropshippingu ustalenia z góry są tak ważne jak sama dokumentacja.
Udokumentowanie tego, czego sami nie możecie wykazać
Ponieważ podczas kontroli obciążenie dowodem często spoczywa na stronie, którą konsument postrzega jako punkt kontaktowy, warto wewnętrznie udokumentować to, co faktycznie posiadacie, a czego nie: które dokumenty znajdują się u dostawcy, jakie umowy w tej sprawie zostały zawarte oraz jak reklamacja konsumenta trafia do Państwa i jest obsługiwana. Stały system w tym celu — z analizą ryzyka, przechowywaniem dokumentów i rejestrem reklamacji na produkt — zapobiega rozproszeniu tego rodzaju informacji w rozlicznych e-mailach. Co taki system obejmuje i ile kosztuje, wyjaśniono na stronie opisującej strukturę subskrypcji.
Chcielibyście najpierw wiedzieć, która rola przypada Waszej własnej konstrukcji dropshippingu, zanim zaczniecie zestawiać listę dokumentów? Bezpłatna weryfikacja ról daje w tym celu pierwszą wskazówkę, bez konieczności tworzenia konta.