Quali documenti mi servono se faccio dropshipping secondo il GPSR?
Se fate dropshipping, di solito non acquistate inventario e non toccate mai fisicamente il prodotto. Eppure questo cambia poco nei documenti di cui avete bisogno: un'amministrazione degli ordini che provi cosa è stato venduto e a chi, i dati di contatto del fornitore o del fabbricante, la prova che è stata designata una parte responsabile stabilita nell'UE, e i dati con cui un prodotto può essere rintracciato dopo la vendita. Quali ulteriori documenti siano necessari dipende dal ruolo che svolgete nella pratica — e nel dropshipping è proprio questo il punto che risulta più complicato.
Il regolamento infatti non guarda se avete mai avuto il prodotto in mano, ma a chi lo offre al consumatore nell'UE e sotto il nome di chi ciò accade. Con un negozio online classico con magazzino proprio di solito è chiaro. Nel dropshipping la catena passa attraverso un fornitore al di fuori dell'UE, mentre il consumatore vede solo il vostro negozio online, il vostro nome e i vostri dati di contatto. Questa distanza tra ciò che accade di fatto e ciò che il consumatore percepisce è precisamente il motivo per cui la documentazione qui ha un peso maggiore rispetto a una normale rivendita.
Perché il dropshipping è un caso limite per l'obbligo di documentazione
Che voi per un determinato prodotto siate considerati fabbricante, importatore o intermediario dipende dai fatti: chi progetta il prodotto, sotto quale marchio viene venduto e da dove entra il prodotto nell'UE. Nel dropshipping da un fornitore al di fuori dell'UE è concepibile che il ruolo di importatore ricada su di voi, anche senza che abbiate mai confezionato una scatola — semplicemente perché siete voi chi immette il prodotto sul mercato presso il consumatore dell'UE. Nel dropshipping da un fornitore all'interno dell'UE le cose stanno diversamente. Queste sfumature sono precisamente il motivo per cui una determinazione del ruolo di solito precede l'elenco dei documenti: senza chiarezza sul ruolo non sapete nemmeno quali documenti siano davvero necessari. Chi vuole chiarirlo prima può in poche domande far emergere la propria posizione nella catena.
I documenti essenziali che di solito sono necessari
Come base vale una serie di documenti che ricorrono in quasi tutte le costruzioni di dropshipping. Innanzitutto un accordo o un'intesa chiara con il fornitore su chi sostiene quale obbligo, incluso chi agisce come parte responsabile nell'UE e come questo diventa visibile sul prodotto o sulla documentazione allegata. In secondo luogo i dati identificativi del fabbricante: nome, indirizzo e, dove applicabile, un indirizzo postale all'interno dell'UE dove le autorità di vigilanza possono rivolgersi. In terzo luogo l'amministrazione degli acquisti e degli ordini per ogni esemplare venduto, in modo che un prodotto in caso di domanda o reclamo possa essere ricondotto a una specifica consegna e a un consumatore specifico. In quarto luogo, dove rilevante, la documentazione tecnica o la dichiarazione di conformità che appartiene alla categoria di prodotto — non dovete compilarla voi stessi, ma dovete poter dimostrare di averla richiesta e ricevuta dal fornitore. Cosa precisamente debba essere richiesto al fornitore per questo varia a seconda del gruppo di prodotti e è descritto più ampiamente in banca dati per argomento.
Il dettaglio che nel dropshipping ha il maggior peso
Il punto dove i dropshipper incontrano più spesso un ostacolo è che il consumatore non sa chi è il fornitore dietro le quinte. Per quel consumatore c'è un solo interlocutore: il negozio online che ha accettato l'ordine. Ciò significa che i reclami, le domande sulla sicurezza e le richieste di documentazione nella pratica vi raggiungono per primi, anche se voi stessi non avete progettato o imballato nessuna parte del prodotto. Senza un accordo chiaro con il fornitore su chi conserva quali documenti e chi è responsabile di cosa, esiste il rischio che rimaniate l'unica parte responsabile nel momento che conta — mentre la documentazione tecnica sottostante si trova presso una parte al di fuori della vostra portata. Questo è il motivo per cui nel dropshipping gli accordi preliminari hanno lo stesso peso dei documenti stessi.
Documentare ciò che non potete provare da soli
Poiché l'onere della prova durante un controllo ricade spesso sulla parte che il consumatore vede come interlocutore, è utile documentare internamente ciò che possedete e ciò che non possedete: quali documenti si trovano presso il fornitore, quali accordi sono stati stipulati a tal proposito, e come un reclamo di un consumatore vi raggiunge e viene seguito. Un sistema strutturato per questo — con analisi dei rischi, archiviazione dei documenti e registro dei reclami per prodotto — evita che questo tipo di informazione si disperda in email frammentarie. Cosa comporta un sistema di questo tipo e quale è il costo, è spiegato alla pagina della struttura dell'abbonamento.
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