¿Qué documentos necesito si practico el dropshipping conforme a la GPSR?
Si practica dropshipping, normalmente no compra inventario y nunca toca físicamente el producto. Sin embargo, esto cambia poco los documentos que necesita: un registro de pedidos que demuestre qué se vendió y a quién, datos de contacto del proveedor o fabricante, prueba de que se ha designado una parte responsable establecida en la UE, e información que permita rastrear un producto después de la venta. Qué documentos adicionales sean necesarios depende de la función que desempeñe en la práctica — y precisamente este es el punto más complicado en el dropshipping.
La norma, en efecto, no se fija en si usted ha tenido alguna vez el producto en sus manos, sino en quién lo ofrece al consumidor en la UE y bajo qué nombre lo hace. En una tienda en línea convencional con almacén propio, esto suele estar claro. En dropshipping, la cadena pasa por un proveedor fuera de la UE, mientras que el consumidor solo ve su tienda en línea, su nombre y sus datos de contacto. Esta distancia entre lo que sucede realmente y lo que el consumidor percibe es precisamente la razón por la que la documentación pesa más en este caso que en una reventa ordinaria.
Por qué el dropshipping es un caso límite para la obligación de documentación
Si usted se considera fabricante, importador o intermediario para un producto determinado depende de hechos: quién diseña el producto, bajo qué marca se vende, y dónde entra en la UE. En dropshipping desde un proveedor fuera de la UE, es posible que la función de importador recaiga en usted, incluso sin haber empaquetado nunca una caja — simplemente porque usted es quien pone el producto en el mercado ante el consumidor de la UE. En dropshipping desde un proveedor dentro de la UE, la situación es distinta. Estos matices son precisamente la razón por la que una determinación de funciones suele preceder a la lista de documentos: sin claridad sobre la función, tampoco sabe qué documentos son realmente necesarios. Quien quiera aclarar esto primero, puede determinar su propia posición en la cadena en pocas preguntas.
Los documentos básicos típicamente necesarios
Como punto de partida, existe una serie de documentos que aparecen en prácticamente toda estructura de dropshipping. En primer lugar, un acuerdo o disposición clara con el proveedor sobre qué obligaciones corresponden a cada uno, incluyendo quién actúa como parte responsable en la UE y cómo se hace visible en el producto o en la documentación adjunta. En segundo lugar, los datos de identificación del fabricante: nombre, dirección y, cuando corresponda, una dirección postal dentro de la UE donde las autoridades de supervisión puedan dirigirse. En tercer lugar, el registro de compras y pedidos para cada unidad vendida, de modo que un producto pueda rastrearse hasta un envío específico y un consumidor específico en caso de pregunta o reclamación. En cuarto lugar, donde sea pertinente, la documentación técnica o la declaración de conformidad que corresponda a la categoría de producto — usted no tiene que elaborarla usted mismo, pero sí debe poder demostrar que la ha solicitado y recibido al proveedor. Qué exactamente debe solicitarse a un proveedor para esto varía según el grupo de productos y se describe con más detalle en base de conocimientos por tema.
El detalle que más influye en el dropshipping
El punto donde los distribuidores sin stock se encuentran con más frecuencia es que el consumidor desconoce la existencia del proveedor detrás de bastidores. Para ese consumidor hay solo un punto de contacto: la tienda web que recibió el pedido. Esto significa que las reclamaciones, consultas sobre seguridad y solicitudes de documentación en la práctica llegan primero a usted, incluso si no ha diseñado ni empaquetado ninguna parte del producto. Sin un acuerdo claro con el proveedor sobre quién conserva qué documentos y quién es responsable de qué, existe el riesgo de que usted sea la única parte responsable en el momento crítico, mientras que la documentación técnica subyacente se encuentra en manos de un tercero fuera de su alcance. Por eso en los casos de distribución sin stock, los acuerdos previos tienen tanta importancia como los documentos en sí.
Dejar constancia de lo que usted no puede acreditar por sí mismo
Dado que en caso de inspección la carga de la prueba suele recaer en la parte que el consumidor ve como punto de contacto, resulta recomendable dejar constancia internamente de qué documentos tiene usted y cuáles no: qué expedientes se encuentran en el proveedor, qué acuerdos se han celebrado al respecto, y cómo llega una reclamación de un consumidor hasta usted y cómo se hace seguimiento de la misma. Un sistema fijo para esto —con análisis de riesgos, almacenamiento de documentos y registro de reclamaciones por producto— evita que este tipo de información termine dispersa en correos electrónicos. Qué incluye un sistema de este tipo y cuál es su coste se explica en la página sobre la estructura de la suscripción.
¿Desea saber primero qué función corresponde a su propia estructura de distribución sin stock antes de elaborar una lista de documentos? La verificación de funciones gratuita le proporciona una primera indicación, sin necesidad de crear una cuenta.