Quels documents me sont nécessaires si je fais du dropshipping selon le GPSR ?
Si vous pratiquez la vente en dropshipping, vous n'achetez généralement pas de stocks et ne manipulez jamais physiquement le produit. Pourtant, cela ne change que peu de choses aux documents dont vous avez besoin : une documentation commerciale prouvant ce qui a été vendu et à qui, les coordonnées du fournisseur ou du fabricant, une preuve qu'une partie responsable établie dans l'UE a été désignée, et des données permettant de tracer le produit après sa vente. Les documents supplémentaires dont vous aurez besoin dépendent du rôle que vous exercez réellement en pratique — et c'est précisément ce point qui complique le plus les choses en dropshipping.
Le règlement ne se demande pas si vous avez jamais eu le produit entre les mains, mais qui le propose au consommateur dans l'UE et sous quel nom cela se fait. Pour une boutique en ligne classique disposant de son propre entrepôt, c'est généralement clair. En dropshipping, la chaîne passe par un fournisseur en dehors de l'UE, tandis que le consommateur ne voit que votre boutique en ligne, votre nom et vos coordonnées. C'est précisément cette distance entre ce qui se passe réellement et ce que le consommateur perçoit qui explique pourquoi la documentation a un poids plus important ici que pour une simple revente.
Pourquoi la vente en dropshipping constitue un cas limite en matière d'obligations documentaires
Que vous soyez considéré comme fabricant, importateur ou intermédiaire pour un produit donné dépend de faits : qui conçoit le produit, sous quelle marque il est vendu, et par où il entre dans l'UE. En dropshipping en provenance d'un fournisseur en dehors de l'UE, il est envisageable que le rôle d'importateur vous incombe, même sans jamais avoir emballé un colis — simplement parce que vous êtes celui qui propose le produit au consommateur de l'UE. En dropshipping en provenance d'un fournisseur au sein de l'UE, la situation est différente. C'est précisément pour ces nuances qu'une détermination du rôle précède généralement la liste des documents : sans clarté sur le rôle, vous ne savez pas non plus quels documents sont réellement nécessaires. Celui qui souhaite d'abord clarifier sa position peut en quelques questions déterminer sa propre position dans la chaîne.
Les documents clés généralement nécessaires
En tant que point de départ, un ensemble de documents s'applique à pratiquement toute construction de vente en dropshipping. Premièrement, un accord ou un arrangement clair avec le fournisseur précisant qui assume quelle obligation, y compris qui agit en tant que partie responsable dans l'UE et comment cela est rendu visible sur le produit ou dans la documentation d'accompagnement. Deuxièmement, les données d'identification du fabricant : nom, adresse et, le cas échéant, une adresse postale au sein de l'UE où les autorités de surveillance peuvent se présenter. Troisièmement, la documentation commerciale et de commande pour chaque exemplaire vendu, afin qu'un produit puisse être retracé jusqu'à une livraison spécifique et un consommateur spécifique en cas de question ou de réclamation. Quatrièmement, le cas échéant, la documentation technique ou la déclaration de conformité s'appliquant à la catégorie de produit — vous n'êtes pas tenu de les établir vous-même, mais devez pouvoir démontrer que vous les avez demandés au fournisseur et reçus. Ce qui doit précisément être demandé au fournisseur varie selon le groupe de produits et est décrit plus largement dans base de connaissances par sujet.
Le détail qui compte le plus en dropshipping
Le point où les dropshippeurs se heurtent le plus souvent à des difficultés est que le consommateur n'a aucune connaissance du fournisseur en arrière-plan. Pour ce consommateur, il n'existe qu'un seul interlocuteur : la boutique en ligne qui a accepté la commande. Cela signifie que les réclamations, les questions concernant la sécurité et les demandes de documentation vous parviennent en pratique en premier lieu, même si vous n'avez vous-même conçu ou emballé aucune partie du produit. Sans un accord clair avec le fournisseur concernant les documents que chacun conserve et les responsabilités de chacun, il existe un risque que vous demeuriez la seule partie responsable au moment critique — tandis que la documentation technique sous-jacente se trouve chez une partie hors de votre portée. C'est la raison pour laquelle dans le dropshipping, les accords conclus à l'avance pèsent aussi lourd que les documents eux-mêmes.
Consigner ce que vous ne pouvez pas attester vous-même
Parce que la charge de la preuve lors d'un contrôle incombe souvent à la partie que le consommateur perçoit comme interlocuteur, il est judicieux de consigner en interne ce que vous possédez et ne possédez pas : quels documents se trouvent chez le fournisseur, quels accords ont été conclus à ce sujet, et comment une réclamation d'un consommateur vous parvient et est traitée. Un système fixe à cet effet — avec analyse des risques, stockage des documents et registre des réclamations par produit — évite que ce type d'informations ne soit dispersé dans des e-mails isolés. Ce qu'un tel système implique et ce qu'il coûte est expliqué sur la page avec la structure de l'abonnement.
Voulez-vous d'abord savoir quel rôle correspond à votre propre structure de dropshipping avant de commencer à compiler une liste de documents ? Le contrôle des rôles gratuit vous en donne une première indication, sans que vous ayez besoin de créer un compte.