Es gibt keinen Pauschalpreis für ein Beschwerdeverzeichnis, und jeder, der das verspricht, verkauft Ihnen Scheinsicherheit. Was die Kosten tatsächlich bestimmt, ist eine Kombination von Faktoren: wie viele Produkte und Produktkategorien Sie führen, in wie vielen EU-Ländern Sie verkaufen, wie viele Beschwerden und Meldungen eingehen, und ob Sie das manuell erfassen oder über ein System laufen lassen. Bei einer Handvoll Produkte und wenigen Beschwerden reicht oft ein einfaches Verzeichnis aus; bei Hunderten von SKU's in mehreren Ländern steigt der Zeitaufwand schnell an.
Die Verordnung verpflichtet Unternehmen, die als Hersteller eingestuft werden, Beschwerden über die Sicherheit ihrer Produkte zu erfassen und zu bewerten, ob diese Anlass für weitere Maßnahmen geben. Das ist also nicht nur eine Frage, eine Excel-Datei zu führen, sondern einen Prozess zu etablieren, der konsistent funktioniert: wer eine Beschwerde erhält, wie diese dokumentiert wird, und wie bestimmt wird, ob etwas ein Vorfall oder ein Muster ist. Die Kosten stecken zum größten Teil in diesem letzten Schritt, nicht im Verzeichnis selbst.
Was ein Beschwerdeverzeichnis tatsächlich enthalten muss
Ein Beschwerdeverzeichnis ist mehr als eine Liste mit Kundenhinweisen. Behörden prüfen dabei, ob ein Unternehmen nachweisen kann, wann eine Beschwerde eingegangen ist, welcher Art die Beschwerde war, welches Produkt und welche Charge oder welcher Typ betroffen war, und welche Überlegung zu Folgemaßnahmen angestellt wurde. Ohne diese Verknüpfung zu Typ- und Chargennummern ist ein Verzeichnis schwer zu nutzen, wenn es wirklich darauf ankommt.
Diese Verknüpfung ist genau dort, wo der Zeitaufwand anfällt. Ein Online-Shop mit zehn Produkten kann dies manuell ohne großen Aufwand führen. Ein Importeur mit Hunderten von Artikeln in mehreren Kategorien, verteilt über mehrere EU-Länder, benötigt schnell ein System, das Beschwerden automatisch dem richtigen Produkt und Dossier zuordnet.
Was den Umfang der Kosten bestimmt
Vier Faktoren spielen die größte Rolle. Erstens die Anzahl der Produkte und Produktlinien: je mehr Artikel, desto mehr einzelne Dossiers und damit mehr Verwaltung. Zweitens die Anzahl der Länder, in denen verkauft wird, weil Beschwerden aus verschiedenen Mitgliedstaaten manchmal in verschiedenen Sprachen eingehen und dennoch zentral erfasst werden müssen. Drittens das Beschwerdevolumen selbst: ein Unternehmen mit wenig Kundenkontakt zum Thema Sicherheit benötigt einen leichteren Prozess als ein Unternehmen, das täglich Meldungen erhält. Viertens die Wahl zwischen einem eigenen, manuell geführten Verzeichnis und einem System, das den Prozess standardisiert.
Diese letzte Wahl bestimmt oft den größten Teil der Kosten. Manuelles Führen kostet keine Softwaregebühren, aber Zeit, und diese Zeit steigt, je mehr Produkte hinzukommen. Ein System kostet zwar einen festen Betrag, spart aber Zeit, weil Beschwerden automatisch dem richtigen Produktdossier und der zugehörigen Risikoanalyse zugeordnet werden. Was für Ihre Situation wirtschaftlicher ist, hängt vom Umfang Ihres Sortiments ab; in ein paar Fragen sehen, welche Rolle und Verpflichtungen bei Ihnen anfallen gibt dort einen ersten Anhaltspunkt.
Der Zusammenhang mit dem übrigen Dossier
Ein Beschwerdeverzeichnis steht nicht für sich allein. Es muss zusammenhängen mit der Risikoanalyse und der technischen Dokumentation pro Produkt, weil eine Beschwerde erst Bedeutung erhält, wenn sie auf einen bestimmten Artikel und eine Risikobewertung zurückzuführen ist. Teile, die getrennt voneinander geführt werden, führen in der Praxis zu doppelter Arbeit: dieselbe Information wird dann zweimal eingegeben, in zwei verschiedenen Systemen, mit dem Risiko, dass sie auseinanderlaufen.
Wer das Beschwerderegister von Anfang an mit dem Produktdossier verknüpft, spart damit langfristig Zeit, auch wenn die erste Einrichtung aufwändiger wirkt. Weitere Informationen darüber, wie Dossier, Risikoanalyse und Beschwerderegister zusammenhängen, finden Sie in der Wissensdatenbank mit Erklärungen zu jedem Thema.
Selbst verwalten oder Unterstützung nutzen
Ob ein eigenes Register ausreicht oder Unterstützung erforderlich ist, hängt stark vom Umfang Ihres Unternehmens ab. Ein kleines Installationsunternehmen, das eine Handvoll Produkte unter eigenem Namen verkauft, kommt oft mit einer einfachen Vorlage aus. Ein Online-Shop mit einem breiten und wechselnden Sortiment, verteilt auf mehrere Kategorien und Länder, merkt schneller, dass die manuelle Verwaltung bei wachsendem Volumen fehleranfällig wird.
Die tatsächlichen Kosten eines Systems, das dies für Sie strukturiert, hängen von der Anzahl der Produkte und der gewünschten Funktionalität ab; einen aktuellen Überblick finden Sie auf der Seite mit den aktuellen Gebühren. Wie diese Informationen zustande kommen und worauf die Angaben basieren, lesen Sie auf der Seite, die erklärt woher die Informationen auf der Plattform stammen.
Welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am zweckmäßigsten ist, bleibt eine Abwägung, die Sie selbst oder zusammen mit einem Berater treffen. Ein unverbindlicher erster Schritt ist die kostenlose Rollenprüfung, die in wenigen Fragen angibt, welche Verpflichtungen zu Ihrer Situation gehören, ohne dass dafür ein Konto erforderlich ist.