Kaebuste registri fikseeritud hinda pole olemas, ja igaüks, kes seda lubab, müüb teile näilise kindluse. Tegelikult määravad kulusid mitmed tegurid: mitu toodet ja tootekastrgooria teil on, kui paljudes EL-i riikides te müüte, kui palju kaebusi ja teateid saabub, ja kas te seda käsitsi registreerite või laske see süsteemi kaudu jooksta. Kümne-kahekümne toote juures ja väikese kaebuste arvuga piisab sageli lihtsast registrist; sadade SKU-de ja mitme riigi juures kasvab aja investeering kiiresti.
Määruses nõutakse ettevõtjatel, kes kvalifitseeruvad tootjatena, registreerida kaebused oma toodete ohutuse kohta ja hinnata, kas need annavad alust edasistele meetmetele. See pole siis lihtsalt Exceli faili pidamine, vaid protsess, mis toimib järjekindlalt: kes kaebuse vastu võtab, kuidas seda registreeritakse ja kuidas otsustatakse, kas tegemist on juhusega või mustriga. Kulud asuvad enamasti viimases etapis, mitte registris endas.
Mida peab kaebuste register tegelikult sisaldama
Kaebuste register on rohkem kui klienditähelepaanekute loend. Järelvalve asutused vaatavad selle juures, kas ettevõte saab tõendada, millal kaebis saabus, mis oli kaebuse iseloom, milline toode ja milline partii või tüüp oli tegemist, ja millise kaalutlusega otsustati järgmiste sammude üle. Ilma selle lingita tüübi- ja partiinumbritega on register raskesti kasutatav sel hetkel, kui see tegelikult oluline on.
See lüli on täpselt see, kus aja investeering asub. E-pood kümne tootega saab seda käsitsi pidada ilma suurte vaevadeta. Impordiärimees sadade artikliga mitmes kategoorias, mis on hajutatud mitme EL-i riigi vahel, vajab kiiresti süsteemi, mis seob kaebused automaatselt õige tootega ja dossiega.
Mis määrab kulude suuruse
Neli tegurit mängivad suurimat rolli. Esiteks toodete ja tooteliinide arv: mida rohkem artikleid, seda rohkem eraldi dosse ja seega seda rohkem haldustööd. Teiseks riikide arv, kuhu müüakse, sest erinevate liikmesriikide kaebused tulevad mõnikord erinevates keeltes ja tuleb ikkagi keskses kohas registreerida. Kolmandaks kaebuste maht ise: ettevõte, millel on ohutuse osas vähe kliendisuhtlust, vajab kergematest protsessist kui ettevõte, kes saab iga päev teateid. Neljandaks valik oma, käsitsi peetava registri ja protsessi standardiseeriva süsteemi vahel.
See viimane valik määrab sageli kulude suurima osa. Käsitsi pidamine ei maksa tarkvara eest midagi, kuid nõuab aega, ja see aeg kasvab, kui toodete arv suureneb. Süsteem maksab küll püsimaksu, kuid säästab aega, kuna kaebused seotakse automaatselt õige toote dossee ja vastavate riskianalüüsiga. See, mis teie olukorra jaoks on otstarbekam, sõltub teie sortimendi suurusest; paar küsimuses näha, milline roll ja kohustused teile kuuluvad annab sellest esimese märkuse.
Seos ülejäänud dossega
Kaebuste register ei seisa üksi. See peaks seonduma toote kaupa riskianalüüsi ja tehnilise dokumentatsiooniga, sest kaebused saavad tähenduse alles siis, kui neid saab jälgida konkreetse artikli juurde ja riskihinnanguni. Eraldi peetavad osad toovad praktikas kaasa topelttööd: sama teave sisestatakse siis kaks korda, kahes erinevas süsteemis, risk, et need lahknevad.
Kes seotakse kaebuste registrit algselt tootedossieriga, säästetakse sel viisil pikal perioodil aega, isegi kui algne seadistus tundub raskem. Lähemalt selle kohta, kuidas dossier, riskianalüüs ja kaebuste register omavahel toimivad, on välja töötatudbla teadmistebaasis koos selgitustega teema järgi.
Ise pidamine või toe saamine
Kas oma register piisab või on vajalik tugi, sõltub suuresti teie ettevõtte mastaabist. Väike paigaldusettevõte, mis müüb oma nime all käepärase hulgaliselt tooteid, saab sageli lihtsa malliga läbi. Veebipood, millel on lai ja muutuv sortiment, mis jaotub mitme kategooria ja riigi vahel, märkab kiiremini, et käsitsi pidamine muutub vigatundlikuks, kui maht suureneb.
Kulu, mida süsteem teile struktureerib, sõltub toodete arvust ja soovitust funktsioonidest; praegune ülevaade nendest on saadaval lehel, kus on praegused hinnad. Kuidas see teave koosneb ja millel põhinevad näitajad, leiate lehelt, mis selgitab, kust teave platvormil pärineb.
Milline lähenemisviis on teie ettevõtte jaoks kõige otstarbekohasem, jääb valida, mille teete ise või koos nõustajaga. Vabatahtlik esimene samm on tasuta rollikontroll, mis paar küsimusega näitab, millised kohustused teie olukorraga kaasneb, ilma et selleks kontot oleks vaja.