Fiksuota suma skundų registrui neegzistuoja, ir visi, kurie tai žada, jums parduoda pseudo-užtikrinimą. Ką iš tikrųjų nulemia kainas, yra veiksnių kombinacija: kiek produktų ir produkto kategorijų jūs turite, kiek ES šalių turite prekyboje, kiek skundų ir pranešimų gauta, ir ar tai vedinate rankiniu būdu, ar per sistemą. Turint kelis produktus ir nedaug skundų, paprastas register dažnai pakanka; turint šimtus SKU skirtingose šalyse, laiko investicija greitai padidėja.
Reglamentas įpareigoja įmones, kurios atitinka gamintojo apibrėžimą, registruoti skundus dėl jų produktų saugumo ir vertinti, ar jie sulaužo tolesnius veiksmus. Tai todėl ne tik Excel failų vedimas, bet procesas, kuris nuosekliai veikia: kas gauna skundą, kaip jis dokumentuojamas ir kaip nustatoma, ar tai yra incidentas ar šabloninis atvejis. Didžioji išlaidu dalis yra šiame paskutiniame etape, ne pačiame registre.
Ko iš tikrųjų turi turėti skundų register
Skundų register yra daugiau nei kliento pastabų sąrašas. Priežiūros institucijos žiūri, ar įmonė gali patvirtinti, kada skundas buvo gauta, kokia buvo skundu prigimtis, kuris produktas ir kurie šaržo ar tipo numeriai buvo liečiami, ir kokia vertinimo dalis buvo atliekama dėl tolesniu veiksmu. Be to ryšio su tipo- ir šaržo numeriais, register sunku naudoti momentu, kuomet jis iš tikrųjų reikalingas.
Tas ryšys yra tiksliai ten, kur sėdi laiko investicija. Internetinė parduotuvė su dešimčia produktų gali tai vedinti rankiniu būdu be didelių pastangų. Importuotojas su šimtais prekių keliose kategorijose, pasiskirstęs keliose ES šalyse, greitai jaučia poreikį sistemai, kuri automatiškai skundus susieja su tinkamu produktu ir dosje.
Kas lemia išlaidu dydį
Keturi veiksniai vaidina didžiausią vaidmenį. Pirma, produktų ir produktų linijų skaičius: kuo daugiau straipsnių, tuo daugiau atskirų failų ir dėl to daugiau administracijos. Antra, šalių, kuriose parduodama, skaičius, nes skundai iš skirtingų valstybių narių kartais atvyksta skirtingomis kalbomis ir vis tiek turi būti centralizuotai registruojami. Trečia, pačio skundų apimtis: įmonė, kuri mažai komunikuoja su klientais dėl saugumo, turi lengvesnį procesą nei įmonė, gaučianti kasdienius pranešimus. Ketvirta, pasirinkimas tarp savos, rankiniu būdu vedamos registracijos ir sistemos, kuri standartizuoja procesą.
Šis paskutinis pasirinkimas dažnai nulemia didžiausią išlaidu dalį. Rankiniu būdu vesti registracija nekainuoja programinės įrangos, tačiau reikalinga laiko, ir tas laikas didėja didėjant produktų skaičiui. Sistema reikalauja fiksuoto indėlio, tačiau sutaupo laiko automatiškai susiedama skundus su teisingu produkto failu ir susijusia rizikos analize. Kuris variantas yra efektyvesnis jūsų situacijai, priklauso nuo jūsų asortimento apimties. per kelis klausimus pamatyti, koks vaidmuo ir pareigos priklauso jums tam tikslui pateikia pirminę nuorodą.
Ryšys su likusia dalimi
Skundų registras nepasirodo vienas. Jis turėtų būti glaudžiai susijęs su rizikos analize ir technine dokumentacija pagal produktą, nes skundas iš tikrųjų prasideda reikalavimo sugrąžinti jį į konkretų straipsnį ir rizikos vertinimą. Dalys, kurios laikomos atskirai, praktikoje lemia dvokinį darbą: ta pati informacija įvedama du kartus, dviejose skirtingose sistemose, rizikuojant, kad jos gali išsiskirti.
Jei nuo pradžios susifjate skundų registrą su produkto dosje, taip sutaupysite laiko ilguoju laikotarpiu, nors iš pradžių sąranka gali atrodyti sudėtingesnė. Daugiau informacijos apie tai, kaip dosje, rizikos analizė ir skundų registras vienas kitą papildo, rasite čia: žinių bazėje su paaiškinimais pagal temą.
Savivaldus tvarkymas arba valstybės parama
Tai, ar pakanka jūsų asistentas ar reikalinga pagalba, labai priklauso nuo jūsų įmonės dydžio. Maža instaliacijos bendrovė, parduodanti nedidelį kiekį produktų savąja marca, dažnai gali apsieiti su paprastu šablonu. Internetinė parduotuvė su plačiu ir kintančiu asortimentu, paskirstyta keliose kategorijose ir šalyse, greičiau pastebės, kad rankinis tvarkymas tampa klaidigomis didėjant apimčiai.
Faktinės sistemos, kuri tai jums strukturuoja, kaštai priklauso nuo produktų skaičiaus ir pageidaujamo funkcionalumo; šiuo metu šis apžvalga pateiktas dabartinių tarifų puslapyje. Kaip ši informacija susidaro ir kuo grindžiami nurodymai, skaitykite puslapyje, kuriame paaiškinama iš kur platforma gauna informaciją.
Kokias priemones jūsų įmonei labiausiai naudingos, lieka jūsų arba jūsų patarėjo nuosprendžiui. Niekam neprivalomusas pirmas žingsnis yra nemokama vaidmens patikra, kuri per keletą klausimų nurodys, kokios pareigos atitinka jūsų situaciją, jums nereikalingo paskyros.