Non esiste un importo fisso per un registro dei reclami, e chiunque lo prometta vi sta vendendo una falsa certezza. Ciò che determina effettivamente i costi è una combinazione di fattori: quanti prodotti e categorie di prodotti gestite, in quanti paesi dell'UE vendete, quanti reclami e segnalazioni arrivano e se li tenete manualmente o tramite un sistema. Con una manciata di prodotti e pochi reclami, spesso è sufficiente un registro semplice; con centinaia di SKU in più paesi, l'investimento di tempo aumenta rapidamente.
Il regolamento obbliga gli operatori che si qualificano come fabbricanti a registrare i reclami sulla sicurezza dei loro prodotti e a valutare se danno origine a ulteriori azioni. Non si tratta quindi solo di mantenere un foglio di calcolo, ma di un processo che funziona in modo coerente: chi riceve un reclamo, come viene registrato e come si determina se si tratta di un incidente o di uno schema. La maggior parte dei costi risiede in quest'ultimo passaggio, non nel registro stesso.
Cosa deve contenere effettivamente un registro dei reclami
Un registro dei reclami è più di un elenco di osservazioni dei clienti. Le autorità di vigilanza verificano se un'impresa può dimostrare quando è arrivato un reclamo, qual era la natura del reclamo, quale prodotto e quale lotto o tipo riguardava, e quale valutazione è stata fatta sui passaggi successivi. Senza il collegamento ai numeri di tipo e lotto, un registro è difficile da utilizzare quando è veramente importante.
Questo collegamento è esattamente dove risiede l'investimento di tempo. Un negozio online con dieci prodotti può gestirlo manualmente senza troppo sforzo. Un importatore con centinaia di articoli in più categorie, distribuiti su più paesi dell'UE, ha rapidamente bisogno di un sistema che colleghi automaticamente i reclami al dossier del prodotto corretto.
Quali fattori determinano l'entità dei costi
Quattro fattori svolgono il ruolo più importante. In primo luogo, il numero di prodotti e linee di prodotto: più articoli, più dossier separati e quindi più gestione. In secondo luogo, il numero di paesi in cui vendete, perché i reclami provenienti da diversi stati membri a volte arrivano in lingue diverse e devono comunque essere registrati centralmente. In terzo luogo, il volume dei reclami stesso: un'impresa che ha poco contatto con i clienti sulla sicurezza ha bisogno di un processo più leggero rispetto a un'impresa che riceve quotidianamente segnalazioni. In quarto luogo, la scelta tra un registro gestito manualmente in proprio e un sistema che standardizza il processo.
Quest'ultima scelta spesso determina la maggior parte dei costi. Gestire manualmente non costa denaro per il software, ma richiede tempo, e il tempo aumenta man mano che il numero di prodotti cresce. Un sistema ha un costo fisso, ma fa risparmiare tempo perché i reclami vengono automaticamente collegati al dossier del prodotto corretto e all'analisi dei rischi associata. Ciò che è più efficiente per la vostra situazione dipende dall'entità del vostro assortimento; in poche domande vedrete quale ruolo e obblighi vi spettano fornisce una prima indicazione al riguardo.
Il collegamento con il resto del dossier
Un registro dei reclami non esiste da solo. Deve collegarsi all'analisi dei rischi e alla documentazione tecnica per prodotto, perché un reclamo acquisisce significato solo se può essere ricondotto a un articolo specifico e a una valutazione del rischio. I componenti gestiti separatamente portano in pratica a doppi lavori: le stesse informazioni vengono quindi inserite due volte, in due sistemi diversi, con il rischio che divergano l'uno dall'altro.
Chi collega il registro dei reclami al fascicolo tecnico fin dall'inizio risparmia tempo nel lungo termine, anche se la configurazione iniziale può sembrare più impegnativa. Maggiori dettagli su come il fascicolo tecnico, l'analisi dei rischi e il registro dei reclami si interconnettono sono illustrati in banca dati didattica con spiegazioni per argomento.
Gestire autonomamente o ricevere supporto
Se un registro interno sia sufficiente o se sia necessario un supporto dipende molto dalla scala della vostra impresa. Un piccolo'impresa di installazione che vende una manciata di prodotti con il proprio marchio può spesso cavarsela con un modello semplice. Un negozio online con un assortimento ampio e variabile, distribuito su più categorie e paesi, noterà più rapidamente che la gestione manuale diventa soggetta a errori man mano che il volume aumenta.
I costi effettivi di un sistema che lo struttura per voi dipendono dal numero di prodotti e dalla funzionalità desiderata; una panoramica aggiornata è disponibile sulla pagina con i tariffari attuali. Come queste informazioni vengono elaborate e su quali indicazioni si basano, potete leggerlo sulla pagina che spiega da dove provengono le informazioni sulla piattaforma.
L'approccio più efficiente per la vostra impresa rimane una valutazione che farete voi stessi o insieme a un consulente. Un primo passo senza impegno è il controllo dei ruoli gratuito, che in poche domande indica quali obblighi si applicano alla vostra situazione, senza bisogno di un account.