Welke documenten heb ik nodig als ik aan dropshipping doe onder de GPSR?
Als u aan dropshipping doet, koopt u meestal geen voorraad in en raakt u het product nooit fysiek aan. Toch verandert dat weinig aan de documenten die u nodig heeft: een orderadministratie die aantoont wat er verkocht is en aan wie, contactgegevens van de leverancier of fabrikant, bewijs dat er een in de EU gevestigde verantwoordelijke partij is aangewezen, en gegevens waarmee een product na verkoop nog te traceren is. Welke stukken daarbovenop nodig zijn, hangt af van de rol die u in de praktijk vervult — en dat is bij dropshipping nu net het punt dat het meest ingewikkeld ligt.
De verordening kijkt namelijk niet naar de vraag of u het product ooit in handen heeft gehad, maar naar wie het aan de consument in de EU aanbiedt en onder wiens naam dat gebeurt. Bij een klassieke webshop met eigen magazijn is dat meestal duidelijk. Bij dropshipping loopt de keten via een leverancier buiten de EU, terwijl de consument alleen uw webshop, uw naam en uw contactgegevens ziet. Die afstand tussen wat er feitelijk gebeurt en wat de consument waarneemt, is precies waarom de documentatie hier zwaarder weegt dan bij een gewone doorverkoop.
Waarom dropshipping een grensgeval is voor de documentatieplicht
Of u voor een bepaald product als fabrikant, importeur of tussenpersoon geldt, is afhankelijk van feiten: wie het product ontwerpt, onder welk merk het verkocht wordt, en van waar het de EU binnenkomt. Bij dropshipping vanuit een leverancier buiten de EU is het denkbaar dat de rol van importeur bij u terechtkomt, ook zonder dat u ooit een doos heeft ingepakt — simpelweg omdat u degene bent die het product bij de EU-consument op de markt brengt. Bij dropshipping vanuit een leverancier binnen de EU ligt dat weer anders. Deze nuances zijn precies waarom een rolbepaling meestal aan de documentenlijst voorafgaat: zonder duidelijkheid over de rol weet u ook niet welke stukken écht nodig zijn. Wie dat eerst wil uitzoeken, kan in een paar vragen de eigen positie in de keten laten zien.
De kerndocumenten die typisch nodig zijn
Als uitgangspunt geldt een aantal stukken dat bij vrijwel elke dropshipconstructie terugkomt. Ten eerste een overeenkomst of duidelijke afspraak met de leverancier over wie welke verplichting draagt, inclusief wie als verantwoordelijke partij in de EU optreedt en hoe dat op het product of de begeleidende documentatie zichtbaar wordt gemaakt. Ten tweede identificatiegegevens van de fabrikant: naam, adres en, waar van toepassing, een postadres binnen de EU waar toezichthouders terechtkunnen. Ten derde de aankoop- en orderadministratie per verkocht exemplaar, zodat een product bij een vraag of klacht te herleiden is tot een specifieke levering en een specifieke consument. Ten vierde, waar relevant, de technische documentatie of conformiteitsverklaring die bij het productcategorie hoort — u hoeft die zelf niet op te stellen, maar moet wel kunnen aantonen dat u ze heeft opgevraagd en ontvangen. Wat daarvoor precies bij een leverancier moet worden opgevraagd, verschilt per productgroep en staat uitgebreider beschreven in de kennisbank per onderwerp.
Het detail dat bij dropshipping het meest speelt
Het punt waar dropshippers het vaakst tegenaan lopen, is dat de consument geen weet heeft van de leverancier achter het scherm. Er is voor die consument maar één aanspreekpunt: de webshop die de bestelling aannam. Dat betekent dat klachten, vragen over veiligheid en verzoeken om documentatie in de praktijk eerst bij u terechtkomen, ook als u zelf geen enkel onderdeel van het product heeft ontworpen of verpakt. Zonder een sluitende afspraak met de leverancier over wie welke documenten bewaart en wie waar verantwoordelijk voor is, ontstaat het risico dat u als enige aanspreekbare partij overblijft op het moment dat het ertoe doet — terwijl de onderliggende technische documentatie zich bij een partij buiten uw bereik bevindt. Dat is de reden waarom bij dropshipping de afspraken vóóraf net zo zwaar wegen als de documenten zelf.
Vastleggen wat u niet zelf kunt aantonen
Omdat de bewijslast bij een controle vaak bij de partij ligt die de consument als aanspreekpunt ziet, loont het om intern vast te leggen wat u wél en niet zelf in bezit heeft: welke stukken bij de leverancier liggen, welke afspraken daarover zijn gemaakt, en hoe een klacht van een consument bij u terechtkomt en wordt opgevolgd. Een vast systeem daarvoor — met risicoanalyse, documentopslag en klachtenregister per product — voorkomt dat dit soort informatie in losse e-mails verspreid raakt. Wat een dergelijk systeem inhoudt en wat dat kost, staat toegelicht op de pagina met de opbouw van het abonnement.
Wilt u eerst weten welke rol bij uw eigen dropshipconstructie hoort voordat u een documentenlijst gaat samenstellen? De gratis rollencheck geeft daar een eerste indicatie voor, zonder dat u een account hoeft aan te maken.