Det finns ingen fastställd taxa för en återkallelseprocedur under GPSR. Förordningen föreskriver att ni kan agera vid en osäker produkt, inte vad det får kosta. Det pris ni slutligen betalar — eller den tid ni lägger ned om ni utarbetar det själva — bestäms av tre saker: hur många produkttyper och leverantörer ni har, hur er försäljningskanaler är organiserade, och om ni väljer en mall eller fullt anpassat arbete.
En återkallelseprocedur är i huvudsak en nedtecknad process: vem gör vad, inom vilka steg, om en produkt kan utgöra en risk. För en webshop med fem artiklar via en kanal är det en kompakt process. För en importör med hundratals SKU:er, flera märken och försäljning både via egen webshop och marknadsplatser blir det snabbt större, helt enkelt för att det finns fler led som måste veta vad de ska göra.
Vad som bestämmer omfattningen av proceduren
Den första faktorn är antalet produkter och produktkategorier ni erbjuder. En generisk process fungerar för ett litet, homogent sortiment. Så snart ni säljer produkter med varierande risker — elektronik tillsammans med leksaker tillsammans med personlig vård, till exempel — kräver det särskiljning inom proceduren, och det kostar mer tid att utarbeta.
Den andra faktorn är er försörjningskedja. Säljer ni under eget märke produkter som ni låter producera själva, ligger ansvaret för att utarbeta och genomföra proceduren vanligtvis på er. Är ni återförsäljare eller distributör, kan en del av det ansvaret redan ligga hos tillverkaren eller importören. Vilken roll ni exakt spelar bestämmer också hur mycket av proceduren ni själva måste fylla i. se i några frågor vilken roll som gäller för dig ger där en första vägledning.
Den tredje faktorn är antalet försäljningskanaler. En återkallelse som endast går via er egen webshop är enklare att samordna än en återkallelse som måste genomföras samtidigt via bol, Amazon och fysiska butiker. Varje kanal har sina egna sätt att nå kunder, och proceduren måste anpassas därefter.
Utarbeta själva eller låta göra
Ni kan skriva en återkallelseprocedur själva. Förordningen kräver ingen certifiering eller extern granskning av dokumentet i sig. Vad det kostar är främst er egen tid: att ta reda på vilka steg som är nödvändiga, hur en anmälan via Safety Business Gateway fungerar, och hur ni faktiskt når kunder som redan köpt produkten.
Om ni väljer att strukturera processen med en mall eller ett system betalar ni för den tid som sparar er på det utredningsarbetet, inte för en garanti att er produkt är säker eller att ni uppfyller lagkraven. Vi på gpsria.eu ger inte heller ett sådant omdöme — vi strukturerar processen och dokumentationen, den innehållsmässiga bedömningen av en produkt och den juridiska kvalificeringen av er situation ligger på er själva eller en specialiserad partner.
Skillnaden mellan utarbetandet och genomförandet
Ett vanligt misstag är att förväxla proceduren själv med kostnaderna för en faktisk återkallelseoperation. Att utarbeta proceduren är en engångs- (eller periodiskt att granskas på nytt) investering. Att genomföra en återkallelse — returlogistik, kundkommunikation, möjliga ersättningsprodukter — medför egna kostnader som varierar mycket från situation till situation och som är skilda från vad proceduren själv har kostat.
Av den anledningen är det användbart att se proceduren som förberedelse: ju bättre det är utarbetat i förväg, desto mindre improvisation behövs när det är dags på riktigt. Det sparar tid, och tid är vanligtvis den begränsande faktorn i en återkallelse.
Vad ett system erbjuder er och inte erbjuder er
Om du väljer att strukturera dokumentationen av dina compliance-ansträngningar går det långt bortom bara handlingsplanen. En produktdossié, ett klagomålsregister och övervakningen av Safety Gate-publikationer i din kategori hör till samma helhet. Uppbyggnaden och de aktuella villkoren för detta presenteras tydligt på sidan med prenumerationsformerna, så att du själv kan bedöma om omfattningen av ditt sortiment motsvarar det.
För den som först vill förstå hur den bakomliggande informationen är strukturerad och var den kommer från finns det en förklaring av systemets arbetssätt. Och för det bredare sammanhanget kring återkallelser och anmälningsplikt är kunskapsbanken med utarbetade ämnen per situation en bra startpunkt.
Om du är osäker på om och i vilken form en handlingsplan för återkallelser är relevant för ditt företag är den kostnadsfria rollkontrollen ett logiskt första steg. Den ger en indikation baserad på din situation, utan att du behöver ett konto.