Der häufigste Fehler bei der Risikoanalyse für ein GPSR-Dossier besteht darin, eine Checkliste abzuhaken, anstatt wirklich zu überlegen, wie ein Produkt in der Praxis verwendet wird. Dann wird das Produkt so betrachtet, wie es auf dem Foto aussieht, während die Verordnung verlangt, zu überlegen, was mit dem Produkt in den Händen eines Verbrauchers geschieht: falsche Anwendung, Verwendung durch Kinder, Verwendung in Kombination mit anderen Produkten oder Verwendung, die vom Benutzerhandbuch abweicht.
Die Folge dieses Fehlers ist nicht, dass sofort etwas schiefgeht. Im Gegenteil, meistens bemerkt niemand etwas, jahrelang. Der Fehler kommt erst ans Licht, wenn eine Beschwerde eingeht, ein Behördenvertreter das Dossier anfordert oder etwas mit dem Produkt passiert. Dann stellt sich heraus, dass die Risikoanalyse eine Liste mit Häkchen bei "Schnittgefahr: nein" und "Brandgefahr: nein" ist, ohne dass irgendwo steht, warum diese Bewertung vorgenommen wurde.
Eine Checkliste ist keine Risikoanalyse
Eine Risikoanalyse, die nur Kategorien abhakt, vermisst das Element, das die Verordnung verlangt: eine Begründung pro Situation. Ein Spielzeugabzug mit kleinen Teilen ist für ein achtjähriges Kind etwas anderes als für ein zweijähriges. Ein Verlängerungskabel, das drinnen verwendet wird, birgt andere Risiken als das gleiche Kabel draußen im Regen. Diese Nuancen verschwinden, wenn eine Analyse als Formular ausgefüllt wird, anstatt als Denkaufgabe. Behördenvertreter und bei einem Vorfall auch der eigene Versicherer oder Anwalt achten genau auf diese Begründung: Gibt es einen Argumentationsstrang, oder gibt es nur ein Ergebnis.
Warum dieser Fehler so häufig vorkommt
Dieser Fehler entsteht meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Zeitdruck und Unkenntnis darüber, was genau verlangt wird. Ein Produktdossier wirkt wie administrativer Aufwand, und eine Checkliste auszufüllen ist nun einmal schneller, als bei jedem Produkt über Verwendungssituationen nachzudenken. Hinzu kommt, dass Lieferanten oft bereits eine CE-Erklärung oder einen Testbericht bereitstellen, weshalb es scheint, als ob die Risikoanalyse damit auch schon erledigt ist. Das ist ein Missverständnis: Ein Testbericht sagt etwas über das Produkt zum Zeitpunkt des Tests aus, nicht darüber, wie das Produkt in der Praxis beim Verbraucher ankommt und verwendet wird. Wer sich über die eigene Rolle in dieser Kette und damit darüber unsicher ist, wer diese Analyse eigentlich durchführen muss, kann das in ein paar Fragen sehen, was für Sie gilt.
Was tatsächlich erforderlich ist: Denken pro Verwendungssituation
Eine brauchbare Risikoanalyse beschreibt pro relevantem Gefahr, warum es anwendbar ist oder nicht, und auf welcher Grundlage diese Einschätzung getroffen wurde. Dies kann auf einem Testbericht, der Gebrauchsanweisung, vergleichbaren Produkten oder der Zusammensetzung des Materials basieren. Wichtig ist, dass der Argumentationsstrang für jemanden nachvollziehbar ist, der das Produkt nicht kennt: ein Behördenvertreter, ein Nachfolger in der Organisation oder Sie selbst in drei Jahren. Das ist auch genau der Grund, warum gpsria.eu die Risikoanalyse pro Artikel strukturiert, mit den Fragen, die für diesen Produkttyp relevant sind. Wir geben selbst keine Bewertung ab: Die Analyse wird von Ihnen ausgefüllt und begründet, wir sorgen dafür, dass nichts übersehen wird.
Wer beurteilt, ob die Analyse ausreicht
Ob eine Risikoanalyse ausreichend ist, wird nicht von gpsria.eu festgestellt und lässt sich auch nicht mit einem generischen Tool bestimmen. Diese Beurteilung liegt bei der Behörde und im Zweifelsfall über ein bestimmtes Produkt bei einem Fachmann oder Juristen, der die Situation kennt. Was sich strukturieren lässt, ist der Prozess darum herum: dass jede relevante Frage gestellt wird, dass die Begründung dokumentiert wird und dass das Dossier komplett ist, wenn danach gefragt wird. In der Wissensdatenbank nach Thema recherchiert ist erläutert, welche Dokumente dazu gehören und wie diese sich auf die technische Dokumentation beziehen.
Sechs Jahre lang aufbewahren, auch wenn nichts passiert
Eine gut aufgebaute Risikoanalyse hat auch langfristig einen Wert. Die Dokumentation muss über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, und eine Analyse, die nur aus Häkchen besteht, lässt sich nach ein paar Jahren nicht mehr nachvollziehen: Niemand weiß dann noch, warum eine bestimmte Gefahr damals als nicht relevant bewertet wurde. Eine fundierte Analyse bleibt lesbar und nutzbar, auch wenn die Person, die sie erstellt hat, längst nicht mehr im Unternehmen arbeitet. Wie dieser Prozess in der Praxis aussieht und woher die Informationen im System stammen, wird erläutert auf der Seite über die Funktionsweise.
Möchten Sie wissen, ob dies für Ihre Produkte relevant ist und welche Rolle dabei auf Sie zutrifft? Die kostenlose Rollenprüfung gibt Ihnen in ein paar Fragen einen ersten Anhaltspunkt, und die Struktur des Abonnements zeigt, was noch alles dazu kommt, wenn Sie das Dossier tatsächlich aufbauen möchten.