L'erreur la plus courante dans l'analyse des risques pour un dossier GPSR est de cocher une liste de contrôle au lieu de vraiment réfléchir à la façon dont un produit sera utilisé en pratique. On regarde alors le produit tel qu'il apparaît sur la photo, alors que le règlement demande d'examiner ce qui se passe lorsque le produit se retrouve entre les mains d'un consommateur : mauvais usage, utilisation par des enfants, utilisation en combinaison avec d'autres produits, ou utilisation s'écartant des instructions d'utilisation.
La conséquence de cette erreur n'est pas qu'il se passe immédiatement quelque chose. Au contraire, le plus souvent, personne ne remarque rien, pendant des années. L'erreur n'est découverte que lorsqu'une réclamation arrive, qu'une autorité de surveillance demande le dossier, ou qu'il se passe quelque chose avec le produit. Il s'avère alors que l'analyse des risques est une liste avec des cases cochées pour « risque de coupures : non » et « risque d'incendie : non », sans qu'il soit écrit nulle part pourquoi cela a été évalué ainsi.
Une liste de contrôle n'est pas une analyse des risques
Une analyse des risques qui se contente de cocher des catégories manque l'élément que le règlement demande : une justification pour chaque situation. Un pistolet de jouet avec de petites pièces n'est pas la même chose pour un enfant de huit ans que pour un enfant de deux ans. Un câble de rallonge utilisé à l'intérieur présente d'autres risques que le même câble à l'extérieur, sous la pluie. Ces nuances disparaissent lorsqu'une analyse est remplie comme un formulaire plutôt que comme un exercice de réflexion. Les autorités de surveillance et, en cas d'incident, également l'assureur ou l'avocat de l'entreprise, regardent précisément cette justification : y a-t-il un raisonnement, ou seulement un résultat.
Pourquoi cette erreur est si fréquente
Cette erreur n'est généralement pas due à la négligence, mais à la pression du temps et à la méconnaissance de ce qui est exactement demandé. Un dossier de produit semble être une formalité administrative, et remplir une liste est tout simplement plus rapide que de réfléchir par produit aux situations d'utilisation. Il y a aussi le fait que les fournisseurs livrent souvent déjà une déclaration CE ou un rapport de test, ce qui laisse penser que l'analyse des risques est également déjà faite. C'est une erreur : un rapport de test dit quelque chose sur le produit au moment du test, non sur la façon dont le produit est reçu et utilisé en pratique par le consommateur. Si vous doutez de votre propre rôle dans cette chaîne, et donc de qui doit vraiment faire cette analyse, vous pouvez voir en quelques questions ce qui s'applique à vous.
Ce qui est réellement nécessaire : réfléchir en fonction de chaque situation d'utilisation
Une analyse des risques utile décrit pour chaque danger pertinent pourquoi il s'applique ou non, et sur la base de quoi cette évaluation a été faite. Cela peut être basé sur un rapport de test, sur les instructions d'utilisation, sur des produits similaires, ou sur la composition du matériau. Ce qui est important, c'est que le raisonnement soit compréhensible pour quelqu'un qui ne connaît pas le produit : une autorité de surveillance, un successeur dans l'organisation, ou vous-même dans trois ans. C'est aussi exactement la raison pour laquelle gpsria.eu structure l'analyse des risques par article, avec les questions qui correspondent à ce type de produit. Nous ne donnons nous-mêmes aucun avis à ce sujet : l'analyse est remplie et justifiée par vous, nous veillons à ce que rien ne soit omis.
Qui évalue si l'analyse est suffisante
Qu'une analyse des risques soit suffisante n'est pas déterminé par gpsria.eu et ne peut pas être établi par un outil générique. Cette évaluation relève de l'autorité de surveillance, et en cas de doute sur un produit spécifique, d'un expert ou d'un juriste connaissant la situation. Ce qui peut être structuré, c'est le processus qui l'entoure : que toute question pertinente soit posée, que la justification soit documentée, et que le dossier soit complet au moment où il est demandé. Dans la base de connaissances par sujet expliqué il est indiqué quels documents en font partie et comment ils se rapportent à la documentation technique.
Conserver pendant six ans, même s'il ne se passe rien
Une analyse des risques bien structurée conserve sa valeur sur le long terme. La documentation doit être conservée pendant une période plus longue, et une analyse qui ne consiste qu'en des cases cochées ne peut plus être reconstituée après quelques années : personne ne saura plus alors pourquoi un danger particulier avait été jugé non pertinent à l'époque. Une analyse fondée reste lisible et utilisable, même lorsque la personne qui l'a établie a quitté l'entreprise depuis longtemps. La manière dont ce processus se déroule dans la pratique et d'où proviennent les informations du système est expliquée sur la page sur le fonctionnement.
Voulez-vous savoir si cela est pertinent pour vos produits et quel rôle vous jouez dans ce processus ? Le contrôle de rôle gratuit vous donne une première indication en quelques questions, et l' structure de l'abonnement montre ce qui s'ajoute si vous souhaitez réellement constituer le dossier.