Det vanligaste misstaget i riskanalysen för ett GPSR-dossier är att en checklista markeras i stället för att man verkligen funderar på hur en produkt kommer att användas i praktiken. Man tittar då på produkten som den ser ut på fotot, medan förordningen kräver att man tittar på vad som händer när produkten hamnar i en konsuments händer: felaktig användning, användning av barn, användning tillsammans med andra produkter, eller användning som avviker från användarinstruktionerna.
Följden av detta misstag är inte att något omedelbar går fel. Tvärtom, oftast märker ingen något, i många år. Misstaget kommer bara fram när det kommer en klagomål, en tillsynsmyndighet frågar efter dossieren, eller något händer med produkten. Då visar det sig att riskanalysen är en lista med markeringar vid "skärsår-risk: nej" och "brandrisker: nej", utan att det någonstans står varför det bedömdes på det sättet.
En checklista är inte en riskanalys
En riskanalys som endast markerar kategorier missar det element som förordningen kräver: en motivering per situation. En leksakskvalster med små delar är något annat för ett åttaårigt barn än för ett tvåårigt barn. En förlängningssladd som används inomhus har andra risker än samma sladd utomhus, i regnet. Dessa nyanser försvinner när en analys fylls i som ett formulär i stället för som en tankeövning. Tillsynsmyndigheter och, vid en incident, även företagets försäkringsgivare eller advokat, tittar just på denna motivering: finns det en resonemang, eller finns det bara ett resultat.
Varför detta misstag är så vanligt
Detta misstag uppstår vanligtvis inte på grund av vårdslöshet, utan på grund av tidspress och bristande kunskap om vad som exakt efterfrågas. Ett produktdossier känns som administrativ byråkrati, och det är helt enkelt snabbare att fylla i en lista än att fundera på varje produkt över användningssituationer. Därutöver levererar leverantörer ofta redan en CE-försäkran eller testrapport, vilket gör det verka som om riskanalysen därmed också redan är gjord. Det är en missuppfattning: en testrapport säger något om produkten vid testtillfället, inte om hur produkten i praktiken hamnar hos konsumenten och används. Om du är osäker på din egen roll i den kedjan, och därför över vem som faktiskt ska göra denna analys, kan du se på ett par frågor vad som gäller för dig.
Vad som verkligen behövs: tänka per användningssituation
En användbar riskanalys beskriver för varje relevant fara varför det är eller inte är tillämpligt, och på vilken grund denna bedömning gjordes. Det kan baseras på ett testrapport, på användarinstruktionerna, på jämförbara produkter, eller på sammansättningen av materialet. Det viktiga är att resonemanget är följbart för någon som inte känner produkten: en tillsynsmyndighet, en efterträdare i organisationen, eller du själv om tre år. Det är också exakt anledningen till varför gpsria.eu strukturerar riskanalysen per artikel, med de frågor som hör till den produkttypen. Vi gör ingen bedömning själva: analysen fylls i och motiveras av dig, vi ser till att inget glöms bort.
Vem bedömer om analysen är tillräcklig
Huruvida en riskanalys är tillräcklig fastställs inte av gpsria.eu och kan inte heller bestämmas av ett generiskt verktyg. Denna bedömning ligger hos tillsynsmyndigheten, och vid osäkerhet om en specifik produkt hos en expert eller jurist som känner situationen. Det som väl kan struktureras är processen omkring det: att varje relevant fråga ställs, att motiveringen dokumenteras, och att dossieren är fullständig när den efterfrågas. I kunskapsbanken per ämne utredda anges vilka dokument som hör till detta och hur de förhåller sig till den tekniska dokumentationen.
Sex år att spara, även om ingenting händer
En väl strukturerad riskanalys har värde även på lång sikt. Dokumentation måste bevaras under en längre period, och en analys som endast består av bockmarkeringar går inte att rekonstruera efter några år: då vet ingen längre varför en viss fara bedömdes som irrelevant på den tiden. En väl underbyggd analys förblir läsbar och användbar även när personen som upprättade den inte längre arbetar på företaget. Hur denna process ser ut i praktiken och var informationen i systemet kommer ifrån förklaras på sidan om hur det fungerar.
Vill du veta om detta är relevant för dina produkter och vilken roll du har i detta? Den kostnadsfria rollkontrollen ger dig en första indikation på några frågor, och prenumerationsstrukturen visar vad mer som krävs om du faktiskt vill bygga upp dossieren.