Der er intet fast antal dage i forordningen for anmeldelse af et farligt produkt via Safety Business Gateway. Teksten taler om anmeldelse så snart en markedsaktør ved eller burde redeligvis vide, at et produkt udgør en risiko for ham. Hvad det betyder for behandlingstiden i praksis, afhænger ikke af en tæller der starter et sted, men af hvor hurtigt en virksomhed internt kommer fra signal til anmeldelse. Netop det går ofte galt i praksis, og det er emnet for denne artikel.
Safety Business Gateway er portalen hvorigennem producenter, importører og distributører informerer de kompetente myndigheder i EU-medlemsstaterne om et produkt der udgør en risiko for forbrugeren. Hvem der skal foretage anmeldelsen og med hvilke oplysninger varierer afhængigt af rollen i værdikæden. En producent har typisk mere teknisk information direkte til rådighed end en distributør der kun videresælger produktet. For dem der ikke er sikre på hvilken rolle der gælder for deres virksomhed, er det et første spørgsmål at få besvaret, for eksempel ved at gennemgå nogle få spørgsmål for at afgøre hvilken rolle I varetager før du går videre til anmeldelsespligter.
Hvad der får klokken til at gå i praksis
Den formelle anmeldelsespligt opstår på det tidspunkt hvor der er rimelig grund til at antage at et produkt udgør en risiko. Det tidspunkt ligger i praksis ofte tidligere end virksomheder finder det: en klage, en tilbagevendende defekt, en advarsel fra en leverandør eller en publikation på Safety Gate om et sammenlignelig produkt kan allerede være tilstrækkelig grund. Forsinkelsen opstår typisk ikke ved udfyldelse af portalen selv, men i fasen før: signalet registreres ikke, bliver liggende hos den forkerte person, eller bliver først diskuteret grundigt internt før nogen tager skridtet.
Et anden knudepunkt er dokumentation. En anmeldelse via Safety Business Gateway kræver en beskrivelse af produktet, risikoen og de allerede trufne foranstaltninger. Den som ikke har disse oplysninger parat fordi den tekniske dokumentation er spredt over e-mails, leverandørkontrakter og løse filer, mister tid på et tidspunkt hvor den ikke burde være mistet. Et dossier pr. artikel der holder risikovurdering og dokumentation på ét sted sparer især søgetid i denne fase, ikke selve vurderingen.
Hvem inden for virksomheden der foretager anmeldelsen
En tredje forsinkelsesfaktor er organisatorisk: ved mange små og mellemstore virksomheder er det ikke fastlagt hvem der foretager anmeldelsen på vegne af virksomheden når det kommer dertil. Ligger ansvaret hos kvalitetschefen, direktøren eller hos den der tilfældigvis modtager klagen? Uden en fastsat rute til hvem der beslutter og anmelder mistes værdifuld tid på internt møde om spørgsmålet hvem der trykker på knappen. Et internt compliance-system hvor klager, signaler og den tilhørende håndtering registreres, gør at dette spørgsmål ikke behøver at blive gentaget hele tiden. Mere om hvordan det ser ud i praksis findes i oversigten over pligter pr. emne.
Hvad der ikke burde blive forsinket
Forordningen skelner bevidst ikke mellem en fase, hvor man først selv skal undersøge, om det holder stik, før der rapporteres. Det strider mod intuitiviteten hos mange virksomheder, som gerne vil have sikkerhed først, før de indgiver en anmeldelse, som kan få konsekvenser for omdømmet. Teksten selv og den måde, hvorpå tilsynsmyndighederne ser på det, er ikke en vurdering, som vi her afgiver; for forklaringen af denne grænse henviser vi til lovteksten på EUR-Lex eller til en jurist. Det der kan siges, er: jo længere den interne afvejning varer, jo større bliver mellemrummet mellem det tidspunkt, hvor man får kendskab til problemet, og det tidspunkt, hvor man indgiver anmeldelsen, og det mellemrum er præcis det, som tilsynet kigger efter.
Hvor informationen på denne side kommer fra, og hvordan den stemmer overens med lovteksten, kan findes via vejledningen til vores arbejdsmetode. Det er også stedet at se, hvilken del af et dossier der er gratis at konsultere, og hvilken del der hører til et abonnement.
Vil du gerne vide, hvor din virksomhed står i denne værdikæde, før der nogensinde bliver tale om en anmeldelse? Det gratis rolletjek giver på få minutter en første indikation, uden at det kræver en konto.