Non è stabilito un numero fisso di giorni nel regolamento per la notifica di un prodotto pericoloso tramite Safety Business Gateway. Il testo parla di notifica non appena un operatore economico sa o dovrebbe ragionevolmente sapere che un prodotto comporta un rischio per lui. Quanto tempo ciò richieda nella pratica non dipende da un contatore che inizia a funzionare da qualche parte, ma da quanto velocemente un'azienda passa internamente da un segnale a una notifica. È proprio lì che di solito si blocca nella pratica, ed è l'oggetto di questo articolo.
Safety Business Gateway è il portale attraverso il quale i fabbricanti, gli importatori e i distributori informano le autorità competenti negli Stati membri dell'UE di un prodotto che comporta un rischio per il consumatore. Chi deve effettuare questa notifica e quali informazioni deve fornire varia a seconda del ruolo nella catena. Un fabbricante di solito ha a disposizione più informazioni tecniche direttamente rispetto a un distributore che semplicemente rivende il prodotto. Per chi non è sicuro di quale ruolo si applica alla sua azienda, questa è una prima domanda a cui rispondere, ad esempio attraverso poche domande per determinare quale ruolo ricoprite prima di proseguire verso gli obblighi di notifica.
Cosa fa partire il cronometro nella pratica
L'obbligo formale di notifica nasce nel momento in cui vi è motivo di credere che un prodotto comporti un rischio. Nella pratica, questo momento spesso arriva prima di quanto le aziende percepiscono: un reclamo, un difetto ricorrente, un avvertimento da un fornitore o una pubblicazione su Safety Gate su un prodotto simile possono già essere motivo sufficiente. Il ritardo di solito non avviene durante la compilazione del portale stesso, ma nella fase precedente: il segnale non viene riconosciuto, rimane presso la persona sbagliata, oppure viene prima discusso ampiamente internamente prima che qualcuno faccia il passo.
Un secondo punto critico è la documentazione. Una notifica tramite Safety Business Gateway richiede una descrizione del prodotto, del rischio e delle misure già adottate. Chi non ha queste informazioni a portata di mano perché la documentazione tecnica è dispersa tra e-mail, contratti con fornitori e file sparsi, perde tempo in un momento in cui non dovrebbe perderlo. Un dossier per articolo che riunisce in un unico luogo l'analisi dei rischi e la documentazione, fa risparmiare tempo soprattutto in questa fase, non nella valutazione stessa.
Chi all'interno dell'azienda effettua la notifica
Un terzo fattore che causa ritardi è organizzativo: in molte PMI non è stabilito chi effettua la notifica a nome dell'azienda quando arriva il momento. La responsabilità ricade sul responsabile della qualità, sul direttore, o su chiunque riceva il reclamo per caso? Senza una procedura stabilita verso chi decide e notifica, si perde tempo prezioso in discussioni interne sulla domanda di chi preme il pulsante. Un sistema di conformità interno in cui i reclami, i segnali e la relativa gestione vengono registrati, fa sì che questa domanda non debba essere posta di volta in volta. Maggiori dettagli su come ciò funziona nella pratica si trovano in la panoramica degli obblighi per argomento.
Ciò che non dovrebbe essere ritardato
Il regolamento non prevede consapevolmente una fase di "prima verifica interna" prima della comunicazione. Questo contrasta con l'istinto di molti imprenditori, che preferirebbero avere certezza prima di effettuare una comunicazione che potrebbe avere conseguenze sulla reputazione. Il testo stesso e il modo in cui le autorità di vigilanza lo interpretano non rappresentano un giudizio da parte nostra; per la spiegazione di quel limite vi rinviamo al testo normativo su EUR-Lex o a un legale. Ciò che si può dire è: più a lungo dura la valutazione interna, maggiore diventa il divario tra il momento della conoscenza del fatto e il momento della comunicazione, e proprio quel divario è ciò su cui si concentra la vigilanza.
L'origine delle informazioni contenute in questa pagina e il loro allineamento con il testo normativo si trovano tramite la spiegazione della nostra metodologia. Questo è anche il luogo dove è possibile vedere quale parte di un dossier è consultabile gratuitamente e quale parte è inclusa nell'abbonamento.
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