In der Verordnung ist keine feste Anzahl von Tagen für die Meldung eines gefährlichen Produkts über die Safety Business Gateway festgelegt. Der Text spricht davon, dass ein Wirtschaftsakteur melden soll, sobald er weiß oder vernünftigerweise wissen sollte, dass ein Produkt für ihn ein Risiko darstellt. Was dies in der Praxis für die Durchlaufzeit bedeutet, hängt nicht von einem Zähler ab, der irgendwo zu laufen beginnt, sondern davon, wie schnell ein Unternehmen intern vom Signal zur Meldung kommt. Genau dort bleibt es in der Praxis meist stecken, und das ist das Thema dieses Artikels.
Die Safety Business Gateway ist das Portal, über das Hersteller, Importeure und Distributoren die zuständigen Behörden in den EU-Mitgliedstaaten über ein Produkt informieren, das ein Risiko für den Verbraucher darstellt. Wer diese Meldung machen muss und mit welchen Informationen, unterscheidet sich je nach Rolle in der Lieferkette. Ein Hersteller hat technische Informationen in der Regel direkter verfügbar als ein Distributor, der das Produkt nur weiterverkauft. Wer sich nicht sicher ist, welche Rolle auf sein Unternehmen zutrifft, sollte diese Frage zunächst klären, zum Beispiel durch in wenigen Fragen festzustellen, welche Rolle Sie erfüllen bevor Sie sich weiter mit Meldepflichten befassen.
Was die Uhr in der Praxis in Gang setzt
Die formale Meldepflicht entsteht in dem Moment, in dem es einen angemessenen Grund für die Annahme gibt, dass ein Produkt ein Risiko darstellt. Dieser Moment liegt in der Praxis oft früher als Unternehmen es empfinden: eine Beschwerde, ein wiederkehrender Defekt, eine Warnung eines Lieferanten oder eine Veröffentlichung auf Safety Gate über ein vergleichbares Produkt können bereits ausreichend Grund sein. Die Verzögerung entsteht meist nicht beim Ausfüllen des Portals selbst, sondern in der Phase davor: das Signal wird nicht erkannt, bleibt bei der falschen Person liegen oder wird zunächst ausführlich intern besprochen, bevor jemand den Schritt macht.
Ein zweiter Engpass ist Dokumentation. Eine Meldung über die Safety Business Gateway erfordert eine Beschreibung des Produkts, des Risikos und der bereits ergriffenen Maßnahmen. Wer diese Informationen nicht zur Hand hat, weil die technische Dokumentation über E-Mails, Lieferantenverträge und lose Dateien verteilt ist, verliert in einem Moment, in dem das nicht nötig sein sollte, Zeit. Ein Dossier pro Artikel, das Risikoanalyse und Dokumentation an einem Ort zusammenhält, spart in dieser Phase vor allem Suchzeit, nicht die Bewertung selbst.
Wer innerhalb des Unternehmens die Meldung macht
Ein dritter Verzögerungsfaktor ist organisatorisch: Bei vielen KMU ist nicht festgelegt, wer die Meldung im Namen des Unternehmens macht, wenn es so weit kommt. Liegt diese Verantwortung bei dem Qualitätsmanager, dem Geschäftsführer oder bei dem, der die Beschwerde zufällig erhält? Ohne einen festgelegten Weg zu dem, der entscheidet und meldet, geht wertvolle Zeit für interne Diskussionen darüber verloren, wer den Knopf drückt. Ein internes Compliance-System, in dem Beschwerden, Signale und die entsprechende Bearbeitung dokumentiert werden, macht es überflüssig, diese Frage ständig neu zu stellen. Mehr darüber, wie das in der Praxis aussieht, finden Sie unter der Übersicht der Verpflichtungen pro Thema.
Was nicht verzögert werden sollte
Die Verordnung unterscheidet bewusst keine Phase des "erst selbst prüfen, ob es stimmt" vor einer Meldung. Das kollidiert mit der Intuition vieler Unternehmer, die lieber zunächst Gewissheit möchten, bevor sie eine Meldung machen, die Reputationsfolgen haben kann. Der Wortlaut selbst und die Art, wie Aufsichtsbehörden danach schauen, ist kein Urteil, das wir hier treffen; für die Erklärung dieser Grenze verweisen wir auf den Gesetzeswortlaut auf EUR-Lex oder an einen Juristen. Was sich jedoch sagen lässt: je länger die interne Abwägung dauert, desto größer wird die Lücke zwischen dem Zeitpunkt der Kenntnisnahme und dem Zeitpunkt der Meldung, und genau auf diese Lücke schaut die Aufsicht.
Woher die Informationen auf dieser Seite stammen und wie sie sich auf den Gesetzeswortlaut beziehen, ist abrufbar unter die Erläuterung unserer Arbeitsweise. Dies ist auch der Ort, um zu sehen, welcher Teil einer Akte kostenlos einsehbar ist und welcher Teil zum Abonnement gehört.
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