Le règlement ne fixe pas un nombre de jours défini pour la notification d'un produit dangereux via la Safety Business Gateway. Le texte mentionne une notification dès qu'un opérateur économique sait ou devrait raisonnablement savoir qu'un produit présente un risque pour lui. Ce que cela signifie en pratique en termes de délai de traitement ne dépend pas d'un compteur qui commence quelque part, mais de la rapidité avec laquelle une entreprise passe en interne d'un signal à une notification. C'est précisément là que les choses s'enlisent généralement dans la pratique, et c'est le sujet de cet article.
La Safety Business Gateway est le portail par lequel les fabricants, importateurs et distributeurs informent les autorités compétentes dans les États membres de l'UE d'un produit qui présente un risque pour le consommateur. Qui doit faire cette notification et avec quelles informations varie selon le rôle dans la chaîne. Un fabricant dispose généralement de plus d'informations techniques directement disponibles qu'un distributeur qui ne fait que revendre le produit. Pour ceux qui ne sont pas sûrs du rôle applicable à leur entreprise, c'est une première question à clarifier, par exemple en répondant à quelques questions pour déterminer quel rôle vous occupez avant de vous intéresser aux obligations de notification.
Ce qui fait fonctionner l'horloge en pratique
L'obligation formelle de notification naît au moment où il existe des motifs raisonnables de croire qu'un produit présente un risque. Ce moment est en pratique souvent plus précoce que ce que les entreprises ne le ressentent : une réclamation, un défaut récurrent, un avertissement d'un fournisseur ou une publication sur Safety Gate concernant un produit similaire peuvent déjà être suffisants. Le retard survient généralement non pas lors du remplissage du portail lui-même, mais dans la phase précédente : le signal n'est pas reconnu, reste avec la mauvaise personne, ou est d'abord largement discuté en interne avant que quelqu'un ne franchisse le pas.
Un deuxième goulot d'étranglement est la documentation. Une notification via la Safety Business Gateway demande une description du produit, du risque et des mesures déjà prises. Celui qui n'a pas ces informations à portée de main parce que la documentation technique est éparpillée dans des e-mails, des contrats de fournisseurs et des fichiers isolés perd du temps à un moment où il ne devrait pas y en avoir. Un dossier par article qui regroupe l'analyse des risques et la documentation au même endroit économise surtout du temps de recherche à cette phase, non pas l'évaluation elle-même.
Qui au sein de l'entreprise fait la notification
Un troisième facteur qui retarde les choses est organisationnel : chez de nombreuses PME, il n'est pas établi qui fait la notification au nom de l'entreprise le moment venu. La responsabilité relève-t-elle du responsable qualité, du directeur, ou de celui qui reçoit la réclamation par hasard ? Sans une procédure établie pour définir qui décide et notifie, un temps précieux est perdu à des discussions internes sur la question de savoir qui appuie sur le bouton. Un système de conformité interne dans lequel les réclamations, les signaux et le traitement correspondant sont enregistrés, évite que cette question ne soit posée à nouveau chaque fois. Plus de détails sur ce que cela signifie en pratique se trouve dans l'aperçu des obligations par sujet.
Ce qui ne devrait pas être retardé
Le règlement ne distingue délibérément pas une phase de « d'abord vérifier soi-même si c'est correct » avant de signaler. Cela entre en conflit avec l'intuition de nombreux entrepreneurs, qui préfèrent d'abord obtenir des certitudes avant de faire un signalement qui peut avoir des conséquences en matière de réputation. Le texte lui-même et la manière dont les autorités de surveillance le considèrent ne constituent pas un jugement que nous formulons ici ; pour l'explication de cette limite, nous vous renvoyons au texte de la loi sur EUR-Lex ou à un juriste. Ce qu'on peut dire, c'est ceci : plus l'examen interne dure longtemps, plus l'écart entre le moment de la prise de connaissance et le moment du signalement s'élargit, et c'est précisément cet écart qui fait l'objet de la surveillance.
L'origine des informations figurant sur cette page et la manière dont elles s'alignent sur le texte de la loi peuvent être consultées via l'explication de notre mode de fonctionnement. C'est aussi l'endroit où vous pouvez voir quelle partie d'un dossier est librement accessible et quelle partie relève d'un abonnement.
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