Det finns inget fast antal dagar i förordningen för att anmäla en farlig produkt via Safety Business Gateway. Texten talar om att anmäla så snart en ekonomisk aktör vet eller bör rimligen veta att en produkt utgör en risk för honom. Vad det betyder för genomloppstiden i praktiken beror inte på en räknare som börjar löpa någonstans, utan på hur snabbt ett företag internt kommer från signal till anmälan. Det är precis där det oftast fastnar i praktiken, och det är ämnet för denna artikel.
Safety Business Gateway är portalen genom vilken tillverkare, importörer och distributörer informerar de behöriga myndigheterna i EU:s medlemsstater om en produkt som utgör en risk för konsumenten. Vem som måste göra anmälan och med vilken information varierar beroende på roll i kedjan. En tillverkare har vanligtvis mer teknisk information tillgänglig direkt än en distributör som bara säljer vidare produkten. För den som är osäker på vilken roll som gäller för sitt företag är det en första fråga att besvara, till exempel genom att i ett par frågor kontrollera vilken roll du har innan du tittar vidare på anmälningsplighter.
Vad som får klockan att gå i praktiken
Den formella anmälningsplikten uppstår i det ögonblick då det finns rimlig anledning att anta att en produkt utgör en risk. Det ögonblicket ligger i praktiken ofta tidigare än företag inser: ett klagomål, ett återkommande defekt, en varning från en leverantör eller en publicering på Safety Gate om en liknande produkt kan redan vara tillräcklig anledning. Förseningen uppstår vanligtvis inte vid ifyllningen av själva portalen, utan i fasen innan: signalen känns inte igen, förblir hos fel person, eller diskuteras först omfattande internt innan någon tar steget.
En andra flaskhals är dokumentation. En anmälan via Safety Business Gateway kräver en beskrivning av produkten, risken och åtgärder som redan vidtagits. Den som inte har denna information till hands eftersom den tekniska dokumentationen är spridd över e-postmeddelanden, leverantörskontrakt och lösa filer förlorar tid på ett tillfälle då det inte borde ske. En dossier per artikel som håller riskanalys och dokumentation på ett ställe sparar framför allt söktid i denna fas, inte själva bedömningen.
Vem inom företaget som gör anmälan
En tredje försenade faktor är organisatorisk: hos många små och medelstora företag är det inte fastslaget vem som gör anmälan på företagets vägnar när det väl blir aktuellt. Ligger det ansvaret hos kvalitetschefen, direktören eller hos vem som råkar ta emot klagomålet? Utan en fastlagd väg till vem som beslutar och anmäler går värdefull tid förlorad på internt överläggning om frågan vem som trycker på knappen. Ett internt compliance-system där klagomål, signaler och motsvarande hantering registreras gör att denna fråga inte behöver ställas om och om igen. Mer om hur det ser ut i praktiken finns i översikten över skyldigheter per ämne.
Vad som inte bör fördröjas
Förordningen skiljer med vilje inte mellan en fas för "först själv kontrollera om det stämmer" före anmälan. Det strider mot intuionen hos många företagare som föredrar att få säkerhet innan de gör en anmälan som kan få konsekvenser för sitt rykte. Texten själv, och hur tillsynsmyndigheter ser på den, är ingen bedömning som vi gör här; för förklaring av den gränsen hänvisar vi till lagstiftningen på EUR-Lex eller till en jurist. Vad vi kan säga är: ju längre den interna övervägningen tar, desto större blir gapet mellan när informationen erhölls och när anmälan gjordes, och det gapet är exakt vad tillsynen granskar.
Var informationen på denna sida kommer ifrån och hur den kopplar till lagstiftningen går att hitta via förklaringen av vår arbetssätt. Det är också platsen för att se vilken del av en produktdossier som är gratis att konsultera och vilken del som ingår i ett abonnemang.
Vill du veta var ditt företag står i denna kedja innan en anmälan någonsin blir aktuell? Den kostnadsfria rollkontollen ger inom några minuter en första indikation, utan att ett konto krävs.