La Verordnung no establece un número fijo de días para notificar un producto peligroso a través de la Safety Business Gateway. El texto habla de notificar tan pronto como un operador económico sabe o debería saber razonablemente que un producto presenta un riesgo para él. Lo que eso significa en la práctica en términos de plazo no depende de un contador que empiece a correr en algún momento, sino de la rapidez con que una empresa internamente pasa de una señal a una notificación. Precisamente ahí es donde en la práctica suele atascarse, y ese es el tema de este artículo.
La Safety Business Gateway es el portal a través del cual fabricantes, importadores y distribuidores informan a las autoridades competentes de los Estados miembros de la UE sobre un producto que presenta un riesgo para el consumidor. Quién debe hacer esa notificación y con qué información varía según el rol de cada uno en la cadena. Un fabricante suele tener más información técnica disponible directamente que un distribuidor que solo revende el producto. Para quien no está seguro de qué rol se aplica a su empresa, esa es una primera pregunta que responder, por ejemplo mediante contestar un par de preguntas para determinar qué rol desempeña antes de seguir viendo cuáles son sus obligaciones de notificación.
Lo que hace que el reloj avance en la práctica
La obligación formal de notificar surge en el momento en que hay motivos razonables para pensar que un producto presenta un riesgo. Ese momento en la práctica suele ser anterior a lo que las empresas perciben: una queja, un defecto recurrente, una advertencia de un proveedor o una publicación en Safety Gate sobre un producto similar pueden ser ya suficiente motivo. El retraso no suele producirse al cumplimentar el portal en sí, sino en la fase anterior: la señal no se reconoce, queda en manos de la persona equivocada, o se discute ampliamente internamente antes de que alguien dé el paso.
Un segundo cuello de botella es la documentación. Una notificación a través de la Safety Business Gateway requiere una descripción del producto, el riesgo y las medidas ya adoptadas. Quien no tiene esa información a mano porque la documentación técnica está dispersa en correos electrónicos, contratos con proveedores y archivos sueltos, pierde tiempo en un momento en el que no debería perderlo. Un dossier por artículo que mantenga juntos el análisis de riesgos y la documentación en un solo lugar ahorra tiempo sobre todo en esa fase, no en la evaluación en sí.
Quién en la empresa hace la notificación
Un tercer factor que causa retrasos es organizativo: en muchas pequeñas y medianas empresas no está establecido quién hace la notificación en nombre de la empresa cuando llega el momento. ¿Recae la responsabilidad en el responsable de calidad, el director, o en quien casualmente recibe la queja? Sin una ruta establecida hacia quien decide y notifica, se pierde un tiempo valioso en deliberaciones internas sobre quién da la orden. Un sistema de cumplimiento interno en el que se registran las quejas, las señales y su seguimiento correspondiente hace que esa pregunta no tenga que volver a formularse una y otra vez. Más información sobre cómo se ve en la práctica en el resumen de obligaciones por tema.
Lo que no debería retrasarse
La Reglamentación deliberadamente no distingue una fase de 'investigar primero por tu cuenta si es correcto' antes de notificar. Esto choca con la intuición de muchos empresarios, que prefieren tener certeza antes de hacer una notificación que podría tener consecuencias para la reputación. El texto en sí, y la forma en que los organismos de control lo ven, no es un juicio que nosotros emitamos aquí; para la explicación de ese límite nos remitimos al texto de la ley en EUR-Lex o a un asesor legal. Lo que sí se puede decir es: cuanto más tiempo dure la evaluación interna, mayor será la brecha entre el momento en que se toma conocimiento y el momento de la notificación, y es precisamente en esa brecha donde los organismos de control se fijan.
De dónde procede la información en esta página y cómo se ajusta al texto de la ley se puede encontrar a través de la explicación de nuestro método de trabajo. Es también el lugar para ver qué parte de un dossier está disponible de forma gratuita y qué parte corresponde a una suscripción.
¿Desea saber dónde está su empresa en esta cadena antes de que surja alguna notificación? La comprobación gratuita de funciones le da una primera indicación en pocos minutos, sin que sea necesaria una cuenta.