Ja, du kan selv sammensætte en del af den tekniske dokumentation, forudsat at du har adgang til de rigtige underliggende oplysninger. Det handler om et dossier, der viser, hvordan et produkt er designet, fremstillet og vurderet med hensyn til sikkerhed: en produktbeskrivelse, anvendte standarder, testresultater, tegninger og risikoanalysen. At indsamle, organisere og holde disse dokumenter opdaterede er administrativt arbejde, som mange virksomheder selv kan udføre.
Grænsen ligger ved indholdet af disse dokumenter selv. Testrapporter, certificeringer og tekniske tegninger udarbejder du normalt ikke selv, medmindre du selv producerer. Disse oplysninger kommer sædvanligvis fra producenten eller leverandøren, og din opgave er at kontrollere, at dossieret er fuldstændigt, at det passer til produktet, og at det opbevares korrekt. Præcis hvilken rolle du har i denne sammenhæng, varierer fra situation til situation; du ser det i fem spørgsmål se hvor du står.
Hvad skal der være i den tekniske dokumentation
Forordningen beskriver ikke en fast skabelon, men tilsynsmyndighederne ser sædvanligvis på et fast sæt elementer: en beskrivelse af produktet og dets tilsigtede anvendelse, risikoanalysen, et oversigt over de standarder eller direktiver, der er anvendt, resultater af tests eller inspektioner, tegninger eller specifikationer, hvor relevant, og brugsanvisningen med advarsler, som de også vises på produktsiden og etiketten. Den præcise ordlyd i forordningen findes på EUR-Lex; dette sted kan alle konsultere gratis.
Hvad du sædvanligvis selv kan udføre
At organisere eksisterende dokumenter pr. artikel, at tilføje en risikoanalyse baseret på produktets karakteristika, at holde styr på, hvilken version der er aktuel, og at knytte de rigtige advarsler til produktsiden er opgaver, der ligger inden for rammerne for en kontorchef eller compliance-ansvarlig uden at kræve specialiseret viden om materialer eller testmetoder. Et compliance-system hjælper især med at sikre, at intet glemmes, og at alt er let at finde på det tidspunkt, hvor en tilsynsmyndighed anmoder om det.
Hvad der normalt ikke lykkes at gøre selv
At fastslå, om et produkt faktisk er sikkert, at udføre fysiske tests og at udstede et certifikat er opgaver, du som sælger eller mærkeindehaver ikke selv udfører. Denne vurdering hører til et testlaboratorium, certificeringsorgan eller den producent, der har designet produktet. Gpsria.eu strukturerer risikoanalysen og dossieret omkring den, men giver selv aldrig en vurdering heraf og erklærer aldrig, at et produkt opfylder loven; for denne vurdering henviser vi til specialiserede partnere.
Selv gøre eller få struktureret
Forskellen ligger således ikke i "selv gøre eller outsource" som et absolut valg, men i, hvilket element der hører til hvem. Indsamlingen og vedligeholdelsen af dossieret kan være intern; den faglige sikkerhedsvurdering ligger hos den part, der er udstyret til det. Et system, der vedligeholder dossieret pr. artikel med risikoanalyse og dokumentation på ét sted, sparer især tid på det tidspunkt, hvor du hurtigt skal kunne påvise, hvad der er registreret og hvornår. Hvordan sådan et system fungerer præcist, og hvor de underliggende oplysninger kommer fra, kan du læse på siden, der forklarer det.
Hvornår en specialist er nødvendig
Hvis du får produceret produkter under dine egne mærke, hvis leverandøren ikke leverer testdokumentation, eller hvis du ikke kan vurdere, om de leverede dokumenter hører til det solgte produkt, er ekstern rådgivning eller et testlaboratorium normalt den rigtige vej. Det gælder også for spørgsmålet om, hvem der i praksis fungerer som ansvarlig person i EU: det er en rolle, der ikke blot "lægges til" noget andet.
Emnerne omkring risikoanalyse, leverandørdokumenter og opbevaringsfrist er udarbejdet i videnbanken med praktisk vejledning pr. situation; du finder dette oversigt i det komplette emneoversigt. Hvad det betalte afsnit af gpsria.eu indeholder præcist, og hvad det koster, fremgår tydeligt på prissiden.
Vil du først vide, hvilken rolle du har i din egen forsyningskæde, før du beslutter dig for, hvad du selv håndterer, og hvad du outsourcer? Det gratis rolletjek giver dig i løbet af et par minutter en første indikation heraf, uden at du skal oprette en konto.