Ja, en del av den tekniska dokumentationen kan du sammanställa själv, förutsatt att du har tillgång till rätt basinformation. Det handlar om ett dossier som visar hur en produkt är utformad, tillverkad och bedömd avseende säkerhet: en produktbeskrivning, tillämpade standarder, testresultat, ritningar och riskanalysen. Insamling, organisering och uppdatering av dessa handlingar är administrativa arbetsuppgifter som många företagare kan utföra själva.
Gränsen ligger i innehållet i dessa handlingar själva. Testrapporter, certifikat och tekniska ritningar upprättar du vanligtvis inte själv, om du inte tillverkar själv. Denna information kommer vanligtvis från tillverkaren eller leverantören, och din uppgift är att kontrollera om dossieren är fullständigt, om det passar produkten och om det bevaras. Vilken roll du exakt spelar i denna process varierar från situation till situation; du ser det i fem frågor se var du står.
Vad ska ingå i den tekniska dokumentationen
Förordningen beskriver inte en enda fast mall, men tillsynsmyndigheterna tittar vanligtvis på en fast kärna: en beskrivning av produkten och den avsedda användningen, riskanalysen, en översikt över de standarder eller riktlinjer som tillämpats, resultat från tester eller inspektioner, ritningar eller specifikationer där relevant, och bruksanvisningen med varningar såsom de även återkommer på produktsidan och etiketten. Förordningens exakta formulering finns på EUR-Lex; denna plats är fritt tillgänglig för alla.
Vad du vanligtvis kan göra själv
Organisering av befintliga dokument per artikel, tillägg av en riskanalys baserad på produktens egenskaper, spårning av vilken version som är aktuell och länkning av lämpliga varningar till produktsidan är arbetsuppgifter som ligger inom räckhåll för en kontorschef eller ansvarig för regelefterlevnad, utan att detta kräver specialiserad kunskap om material eller testmetoder. Ett compliancesystem hjälper främst till att se till att inget glöms bort och att allt kan hittas när en tillsynsmyndighet frågar efter det.
Vad som vanligtvis inte går att göra själv
Att fastställa om en produkt faktiskt är säker, att utföra fysiska tester och att utfärda ett certifikat är inte arbetsuppgifter som du som säljare eller märkesägare utför själv. Denna bedömning hör hemma på ett testlaboratorium, certifieringsorgan eller hos den tillverkare som utformade produkten. Gpsria.eu strukturerar riskanalysen och dossieren kring den, men ger aldrig något eget omdöme om detta och förklarar aldrig att en produkt överensstämmer med lagstiftningen; för denna bedömning hänvisar vi vidare till specialiserade partners.
Göra själv kontra låta strukturera
Skillnaden ligger alltså inte i "göra själv eller lägga ut på entreprenad" som ett absolut val, utan i vilken del som tillhör vem. Insamling och uppdatering av dossieren kan göras internt; den faktiska säkerhetsbedömningen ligger hos den part som är utrustad för detta. Ett system som upprätthåller dossieren per artikel, med riskanalys och dokumentation på ett ställe, sparar i första hand tid när du snabbt måste kunna visa vad som har registrerats och när. Hur ett sådant system exakt fungerar och var den basinformation kommer från, läser du på sidan som förklarar det.
När en specialist är nödvändig
Om du låter tillverka produkter under eget märke, om leverantören inte tillhandahåller testdokumentation, eller om du inte kan bedöma om de tillhandahållna handlingarna hör till den sålda produkten, är extern rådgivning eller ett testlaboratorium vanligtvis rätt väg. Detsamma gäller frågan om vem i praktiken fungerar som ansvarig part i EU: det är en roll som inte helt enkelt "läggs till".
Ämnena kring riskanalys, leverantördokument och bevaringsperioder är utarbetade i kunskapsbanken, med praktisk vägledning per situation; du hittar denna översikt i den fullständiga ämneslistan. Vad den betalda delen av gpsria.eu innehåller exakt och vad det kostar är tydligt presenterat på prissidan.
Vill du först veta vilken roll du har i din egen leveranskedja innan du bestämmer vad du själv hanterar och vad du lägger ut på entreprenad? Den kostnadsfria rollkontroljen ger dig en första indikation på det på några minuter, utan att du behöver skapa ett konto.