Вътрешната система за съответствие с GPSR не се състои от един документ, който подготвяте веднъж и след това не го отваряте. Това е колекция от документи, които заедно доказват, че следите структурно за безопасност на продуктите: анализът на риска и техническата документация по продукт, регистърът на жалби, наръчникът за връщане от пазара, доказателство за периода на съхранение от шест години и преглед на това кой в организацията ви играе каква роля, когато нещо се случи. Нито един от тези документи не стои самостоятелно; те се позовават един на друг и трябва да могат да го направят.
Причината този подход да се смята за система, а не за отделни хартии, е че проверяващ орган или клиент, който искат документация, не искат един документ, а логическа верига: защо този продукт е оценен като безопасен, каква информация е използвана за това, какво се случва, когато клиент подаде жалба, и как тази жалба се връща към анализа на риска. Ако липсва тази връзка, всяка хартия сама по себе си може да е в ред, но целият набор има пропуски, които станават видими точно когато не трябва.
От какви части се състои системата
Ядрото на система за съответствие е комбинация от три слоя. Първи слой е свързан с продуктите: по артикул анализ на риска, техническа документация и, където е приложимо, декларация и документи, които сте поискали от доставчика си. Втори слой е свързан с процесите: как регистрирате жалби и съобщения от потребители, кой ги оценява и в кой момент анализът на риска се преразглежда. Трети слой е организационен: кой е отговорен в компанията ви за поддържане на досиетата, кой се свързва с отговорния орган в ЕС, когато това е необходимо, и как се гарантира, че документите наистина се съхраняват шест години, вместо да се затеглят в някоя стара папка.
За тези, които все още не знаят точно каква роля има компанията им в цепта, това е всъщност началната точка преди самата система за съответствие: производител трябва други документи отколкото чист препродавач. Ако искате да уточните това, да узнае това в няколко въпроса.
Детайлът, където обикновено се случват грешки
При тази тема един детайл се повтаря по-често от всички останали: компаниите имат отделните документи, но не и връзката между тях. Анализ на риска, например, подготвен при въвеждането на продукт, никога не се актуализира, след като пристигнат три жалби за същата част. Или регистърът на жалби съществува, но никой не е уточнил когато жалба трябва да доведе до справка в наръчника за връщане от пазара. Системата функционира на хартия, но не и в практиката, защото документите не се позовават един на друг и никой няма задачата да охранява тази връзка.
Това е и причината система за съответствие да се изгражда по-добре като постоянен процес, отколкото като еднократно упражнение. Досие, което подготвяте днес и никога след това не отваряте, губи своята стойност щом се промени нещо по продукта, доставчика или правилата в държава, където продавате. Връзката между документи е следователно не само въпрос на ред, но определя дали системата наистина работи в момента, в който е необходима.
Какво можете да направите сами и където помага структура
Много от разхълцаните компоненти можете като предприятие да съставите сами: да поискате данни от доставчици, да създадете формуляр за жалби, да водите преглед на това, кой отговаря за коя задача. Където често възникват проблеми, е преглеждът на връзката между тези документи по продукт и по пазар, особено когато броят на артикулите расте или продавате в няколко страни от ЕС. Фиксирана структура, в която анализът на риска, досието, регистърът на жалбите и сценарият за отзив остават свързани, спестява работа в момента, когато вие точно не можете да я позволите.
Какво точно трябва да съдържа система за съответствие в вашата конкретна ситуация, зависи от вашата роля в веригата и от продуктите, които продавате. Юрист или компетентният контролен орган могат да оценят тази ситуация; в тази статия се описва само структурата, която верордението предполага.
На gpsria.eu намирате по всяка тема кратък отговор и указание за това, което е актуално за вашата ситуация; разширените шаблони и връзката между компонентите са част от платената система. Любопитни сте къде се намира вашето предприятие? Направете безплатната проверка на роли или прегледайте познавателната база с всички теми на GPSR в един ред. Повече за това как възникват информациите на този сайт, четете на страницата, която обяснява този процес, а разликите между безплатните и платените версии са наредени ясно в обяснението за това, което точно предлага всяко абонаментно.