Interni sustav usklađenosti s GPSR-om ne sastoji se od jednog dokumenta koji jednom sastavite i puis odložite. To je skup dijelova koji zajedno pokazuju da redovito pratite sigurnost proizvoda: analiza rizika i tehnička dokumentacija po proizvodu, registar pritužbi, protokol za povlačenje sa tržišta, dokaz o razdoblju čuvanja od šest godina, te pregled tko u vašoj organizaciji ima koju ulogu čim nešto krene po zlu. Nijedan od tih dijelova ne stoji sam; oni se međusobno pozivaju i moraju to moći učiniti.
Razlog što se pristupa tome kao sustavu, a ne kao lošim papirima, jest taj što nadzorni organ ili kupac koji traži dokazivanje, ne traži jedan dokument već lanac: zašto je ovaj proizvod procijenjen kao siguran, koje informacije su se koristile za to, što se događa kad kupac prijavi pritužbu, i kako se ta pritužba vraća analizi rizika. Ako nedostaje ta povezanost, svaki dio ponaosob može biti u redu, ali cjelina ima praznine koje se pojavljuju upravo u kriznom trenutku.
Iz kojih komponenti se sustav sastoji
Jezgra sustava usklađenosti je kombinacija triju slojeva. Prvi sloj je specifičan za proizvod: po članku analiza rizika, tehnička dokumentacija i, gdje je primjenjivo, izjava i dokumenti koje ste tražili od svoje nabave. Drugi sloj je povezan s procesom: kako registrirate pritužbe i prijave od korisnika, tko ih procjenjuje, i kada se analiza rizika ponovno razmotra. Treći sloj je organizacijski: tko je u vašoj tvrtki odgovoran za održavanje dosijea, tko stupi u kontakt s odgovornom osobom u EU ako je to potrebno, i kako se dokumentira da se dijelovi zaista čuvaju šest godina umjesto da nestanu u nekoj staroj mapi.
Za one koji još ne znaju točno koju ulogu njihova tvrtka ima u lancu, to je zapravo početna točka prije samog sustava usklađenosti: proizvođač trebain druge dijelove od čistog distributera. Tko to još želi pojasniti, može to provjeriti u nekoliko pitanja.
Detalj gdje se najčešće griješi
Na ovoj temi jedan detalj se pojavljuje češće nego svi ostali: tvrtke imaju odvojene dokumente, ali nemaju povezanost između njih. Analiza rizika koja je sastavljena tijekom uvedbe proizvoda, na primjer se nikada ponovno ne ažurira nakon što stignu tri pritužbe o istom dijelu. Ili registar pritužbi postoji, ali nitko nije dogovorio kada je pritužba razlog za konzultiranje protokola za povlačenje sa tržišta. Sustav teorijski funkcionira, ali u praksi ne, jer dijelovi ne pozivaju jedni druge i nitko nema zadaću čuvanja te povezanosti.
To je ujedno razlog zašto je sustav usklađenosti bolje postaviti kao tekući proces nego kao jednokratna vježba. Dosije koji danas sastavite i nakon toga nikad ne otvorite, gubi vrijednost čim se nešto promijeni na proizvodu, nabavi ili regulativi u zemlji gdje prodajete. Povezanost između dokumenata dakle nije samo pitanje reda, već određuje funkcionira li sustav u trenutku kad mu je potreban.
Što sami možete učiniti i gdje pomaže struktura
Mnoge od slobodnih dijelova možete kao poduzeće sami sastaviti: prikupiti podatke od dobavljača, postaviti obrazac za pritužbe, voditi popis tko ima koju zadaću. Gdje često zapne, je održavanje pregleda međusobne povezanosti tih dijelova po proizvodu i po tržištu, posebno čim se broj članaka povećava ili prodajete u više EU-država. Čvrsta struktura u kojoj analiza rizika, dosje, registar pritužbi i plan opoziva ostaju međusobno povezani, tada štedi detektivski rad u trenutku kada vam ga baš ne možete koristiti.
Što sustav usklađenosti u vašoj specifičnoj situaciji mora sadržavati, ovisi o vašoj ulozi u lancu i proizvodima koje prodajete. Pravnik ili nadležna nadzorna vlast može procijeniti tu situaciju; ovaj članak opisuje samo strukturu koju Uredba pretpostavlja.
Na gpsria.eu za svaku temu nalazite kratak odgovor i naznaku što je relevantno za vašu situaciju; prošireni predlošci i povezanost između dijelova dio su plaćenog sustava. Znatiželjan kako stoji vaše poduzeće? Napravite besplatnu provjeru uloge ili pregledajte bazu znanja sa svim GPSR-temama redom. Više o tome kako nastaju informacije na ovoj stranici čitajte na stranici koja objašnjava taj proces, a razlike između besplatnog i plaćenog jasno su navedene u objašnjenju što točno svaka pretplata nudi.