Ein internes GPSR-Compliance-System besteht nicht aus einem einzelnen Dokument, das Sie einmalig erstellen und dann abheften. Es ist eine Sammlung von Unterlagen, die zusammen nachweisen, dass Sie die Produktsicherheit strukturiert überwachen: die Risikoanalyse und technische Dokumentation pro Produkt, das Beschwerdeverzeichnis, das Rückrufverfahren, der Nachweis der sechsjährigen Aufbewahrungsfrist und eine Übersicht darüber, wer in Ihrer Organisation welche Rolle erfüllt, falls etwas schiefgeht. Keine dieser Unterlagen steht für sich allein; sie verweisen aufeinander und müssen das auch können.
Der Grund, dass dies als System behandelt wird und nicht als lose Papiere, ist, dass eine Aufsichtsbehörde oder ein Kunde, der nach Nachweisen fragt, nicht ein einzelnes Dokument anfordert, sondern einen Zusammenhang: Warum wurde dieses Produkt als sicher bewertet, welche Informationen wurden dafür verwendet, was geschieht, wenn ein Kunde eine Beschwerde meldet, und wie wird diese Beschwerde an die Risikoanalyse rückgekoppelt. Fehlt diese Verbindung, kann jede Unterlage für sich in Ordnung sein, aber das Gesamtsystem weist Lücken auf, die genau im ungünstigsten Moment sichtbar werden.
Aus welchen Komponenten das System besteht
Der Kern eines Compliance-Systems ist die Kombination aus drei Ebenen. Die erste Ebene ist produktgebunden: pro Artikel die Risikoanalyse, die technische Dokumentation und, soweit zutreffend, die Erklärung und Unterlagen, die Sie bei Ihrem Lieferanten angefordert haben. Die zweite Ebene ist prozessgebunden: Wie registrieren Sie Beschwerden und Meldungen von Nutzern, wer bewertet diese, und zu welchem Zeitpunkt wird eine Risikoanalyse daraufhin überprüft. Die dritte Ebene ist organisatorisch: Wer ist in Ihrem Unternehmen für die Verwaltung von Dossiers verantwortlich, wer nimmt Kontakt mit einer verantwortlichen Person in der EU auf, falls erforderlich, und wie wird sichergestellt, dass Unterlagen tatsächlich sechs Jahre lang aufbewahrt bleiben, statt in einer alten Akte zu verschwinden.
Für diejenigen, die noch nicht genau wissen, welche Rolle ihr Unternehmen in der Kette einnimmt, ist das übrigens der Startpunkt vor dem Compliance-System selbst: Ein Hersteller benötigt andere Unterlagen als ein reiner Weiterverkäufer. Wer das noch präzisieren möchte, kann das in ein paar Fragen klären lassen.
Der Punkt, an dem es meist schiefgeht
Bei diesem Thema tritt ein Detail häufiger auf als alle anderen: Unternehmen haben die einzelnen Dokumente zwar, aber nicht die Verbindung zwischen ihnen. Eine Risikoanalyse, die bei der Markteinführung eines Produkts erstellt wurde, wird beispielsweise nie aktualisiert, nachdem drei Beschwerden über das gleiche Bauteil eingehen. Oder das Beschwerdeverzeichnis existiert, aber niemand hat festgelegt, wann eine Beschwerde Anlass ist, das Rückrufverfahren zu Rate zu ziehen. Das System funktioniert dann auf dem Papier, aber nicht in der Praxis, weil die Unterlagen nicht aufeinander verweisen und niemand die Aufgabe hat, diese Verbindung zu überwachen.
Dies ist auch der Grund, warum ein Compliance-System besser als fortlaufender Prozess aufgebaut wird als als einmalige Übung. Ein Dossier, das Sie heute erstellen und danach nie wieder öffnen, verliert seinen Wert, sobald sich etwas am Produkt, dem Lieferanten oder der Regelung in einem Land, in dem Sie verkaufen, ändert. Die Verbindung zwischen Dokumenten ist also nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern bestimmt, ob das System in dem Moment, in dem es benötigt wird, auch tatsächlich funktioniert.
Was Sie selbst tun können und wo Struktur hilft
Viele der einzelnen Komponenten können Sie als Unternehmen selbst zusammenstellen: Daten bei Lieferanten anfordern, ein Beschwerdeformular einrichten, einen Überblick darüber führen, wer welche Aufgabe hat. Wo es oft hängenbleibt, ist der Überblick über den Zusammenhang zwischen diesen Unterlagen pro Produkt und pro Markt, besonders wenn die Anzahl der Artikel wächst oder Sie in mehreren EU-Ländern verkaufen. Eine feste Struktur, in der Risikoanalyse, Dossier, Beschwerderegister und Rückruf-Ablauf miteinander verbunden bleiben, spart dann Nachforschungsarbeit in dem Moment, in dem Sie diese gerade nicht leisten können.
Was ein Compliance-System in Ihrer spezifischen Situation genau enthalten muss, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette und den Produkten ab, die Sie verkaufen. Ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde kann diese Situation beurteilen; dieser Artikel beschreibt nur die Struktur, die die Verordnung voraussetzt.
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