Ένα εσωτερικό σύστημα συμμόρφωσης GPSR δεν αποτελείται από ένα μόνο έγγραφο που συντάσσετε μια φορά και αποθηκεύετε. Είναι μια συλλογή εγγράφων που μαζί αποδεικνύουν ότι παρακολουθείτε δομικά την ασφάλεια των προϊόντων: η ανάλυση κινδύνου και τεχνική τεκμηρίωση ανά προϊόν, το μητρώο παραπόνων, το σχέδιο ανάκλησης, απόδειξη της περιόδου διατήρησης έξι ετών και ένα σχέδιο του ποιος στο δικό σας κάθε ρόλο διαδραματίζει εάν κάτι πάει στραβά. Κανένα από αυτά τα έγγραφα δεν αποτελεί αυτοτελές· αναφέρονται το ένα στο άλλο και πρέπει να το κάνουν και αυτό.
Ο λόγος που αυτό αντιμετωπίζεται ως σύστημα και όχι ως χαλαρά έγγραφα, είναι ότι ένας εποπτικός φορέας ή ένας πελάτης που ζητά τεκμηρίωση δεν ζητά ένα έγγραφο αλλά μια συνάφεια: γιατί αυτό το προϊόν αξιολογήθηκε ως ασφαλές, ποιες πληροφορίες χρησιμοποιήθησαν γι' αυτό, τι συμβαίνει εάν ένας πελάτης υποβάλει παράπονο και πώς προωθείται το παράπονο στην ανάλυση κινδύνου. Αν αυτή η σύνδεση λείπει, τότε κάθε έγγραφο χωριστά μπορεί να είναι σωστό, αλλά το σύνολο παρουσιάζει κενά που γίνονται ορατά ακριβώς τη λάθος στιγμή.
Από ποια στοιχεία αποτελείται το σύστημα
Ο πυρήνας ενός συστήματος συμμόρφωσης είναι ο συνδυασμός τριών επιπέδων. Το πρώτο επίπεδο είναι δεσμευμένο στο προϊόν: ανάλυση κινδύνου ανά άρθρο, τεχνική τεκμηρίωση και, όπου ισχύει, η δήλωση και τα έγγραφα που ζητήσατε από τον προμηθευτή σας. Το δεύτερο επίπεδο είναι διαδικασίας: πώς καταχωρίζετε παράπονα και κοινοποιήσεις χρηστών, ποιος τα αξιολογεί και σε ποιο σημείο ανασκοπείται η ανάλυση κινδύνου. Το τρίτο επίπεδο είναι οργανωσιακό: ποιος είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση των δοσιέων, ποιος έρχεται σε επαφή με έναν υπεύθυνο στην ΕΕ εάν είναι απαραίτητο και πώς καταχωρείται ότι τα έγγραφα διατηρούνται πράγματι έξι έτη αντί να χαθούν σε ένα παλιό φάκελο.
Για όσους δεν γνωρίζουν ακόμα ακριβώς ποιο ρόλο έχει η εταιρεία τους στην αλυσίδα, αυτό είναι d'ailleurs το σημείο εκκίνησης πριν από το ίδιο το σύστημα συμμόρφωσης: ένας κατασκευαστής χρειάζεται διαφορετικά έγγραφα από ότι ένας καθαρός έμπορος. Εάν θέλετε να το αποσαφηνίσετε ακόμη περισσότερο, μπορείτε να το κάνετε σε μερικές ερωτήσεις.
Η λεπτομέρεια που συνήθως πάει στραβά
Σε αυτό το θέμα, μια λεπτομέρεια εμφανίζεται συχνότερα από όλες τις άλλες: οι εταιρείες έχουν τα χαλαρά έγγραφα, αλλά όχι τη σύνδεση μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μια ανάλυση κινδύνου που συντάχθηκε κατά την εισαγωγή ενός προϊόντος δεν ανησυχεί ποτέ αφού ληφθούν τρία παράπονα σχετικά με το ίδιο τμήμα. Ή το μητρώο παραπόνων υπάρχει, αλλά κανένας δεν έχει συμφωνήσει πότε ένα παράπονο αιτιολογεί τη διαβούλευση του σχεδίου ανάκλησης. Το σύστημα λειτουργεί τότε στο χαρτί, αλλά όχι στην πράξη, επειδή τα έγγραφα δεν αναφέρονται μεταξύ τους και κανένας δεν έχει την αποστολή να επιτηρεί αυτή τη σύνδεση.
Αυτός είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο ένα σύστημα συμμόρφωσης καθιερώνεται καλύτερα ως συνεχής διαδικασία παρά ως εφάπαξ άσκηση. Ένα δοσιέ που συντάσσετε σήμερα και δεν ανοίγετε ποτέ ξανά, χάνει την αξία του μόλις αλλάξει κάτι στο προϊόν, τον προμηθευτή ή τη νομοθεσία σε μια χώρα όπου πουλάτε. Η σύνδεση μεταξύ εγγράφων δεν είναι επομένως μόνο ζήτημα τάξης, αλλά καθορίζει εάν το σύστημα τη στιγμή που χρειάζεται, λειτουργεί πράγματι.
Τι μπορείτε να κάνετε μόνοι σας και πού βοηθά η δομή
Πολλά από τα επιμέρους εξαρτήματα μπορείτε ως επιχείρηση να τα συναρμολογήσετε μόνοι σας: να ζητήσετε δεδομένα από τους προμηθευτές, να εγκαταστήσετε ένα έντυπο παραπόνων, να διατηρήσετε ένα σύνολο όπου να φαίνεται ποιος έχει ποια αποστολή. Το σημείο όπου συχνά φραγμένα, είναι να διατηρήσετε τη σύνδεση μεταξύ αυτών των τμημάτων ανά προϊόν και ανά αγορά, ειδικά όταν ο αριθμός των άρθρων αυξάνεται ή πουλάτε σε περισσότερες χώρες της ΕΕ. Μια σταθερή δομή στην οποία η ανάλυση κινδύνου, το δοσιμετρικό, το μητρώο παραπόνων και το σχέδιο ανάκλησης παραμένουν συνδεδεμένα, εξοικονομεί έτσι δουλειές εξερεύνησης τη στιγμή που δεν μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε.
Το τι πρέπει ακριβώς να περιέχει ένα σύστημα συμμόρφωσης στη δική σας συγκεκριμένη κατάσταση εξαρτάται από το ρόλο σας στην αλυσίδα και από τα προϊόντα που πουλάτε. Ένας δικηγόρος ή η αρμόδια αρχή επιτήρησης μπορεί να αξιολογήσει αυτήν την κατάσταση· αυτό το άρθρο περιγράφει μόνο τη δομή που προϋποθέτει ο κανονισμός.
Στο gpsria.eu θα βρείτε ανά θέμα μια σύντομη απάντηση και μια ένδειξη του τι είναι σχετικό για τη δική σας κατάσταση· τα διευρυμένα πρότυπα και η σύνδεση μεταξύ των τμημάτων είναι μέρος του καταβλητέου συστήματος. Περίεργος για το που βρίσκεται η εταιρεία σας; Κάντε τον δωρεάν έλεγχο ρόλων ή φυλλομετρήστε τη τράπεζα γνώσης με όλα τα θέματα GPSR σε σειρά. Περισσότερα για το πώς δημιουργείται η πληροφορία σε αυτόν τον ιστότοπο, μπορείτε να διαβάσετε στη σελίδα που εξηγεί αυτή τη διαδικασία, και οι διαφορές μεταξύ δωρεάν και καταβλητής είναι διατεταγμένες στο επεξήγηση του τι ακριβώς προσφέρει κάθε συνδρομή.