Vidinė GPSR atitikties sistema nėra vienas dokumentas, kurį jūs sudarote vieną kartą ir atidėliojate. Tai dokumentų rinkinys, kurie kartu parodo, kad jūs sistemingai stebite produktų saugumą: rizikos analizė ir techninė dokumentacija kiekvienam produktui, skundų registras, grąžinimo/šalinimo iš rinkos veiksmų vadovas, šešerių metų saugojimo laikotarpio įrodymai ir apžvalga, kas jūsų organizacijoje atlieka kokią vaidmenį, kai kažkas negeistamai nutinka. Nė vienas iš šių dokumentų neegzistuoja atskirai; jie nukreipia vienas į kitą ir turi sugebėti tai daryti.
Priežastis, dėl kurios tai laikoma sistema, o ne atsiskira papieriais, yra ta, kad priežiūros institucija arba klientas, kuris prašo pagrindimo, neprašo vieno dokumento, o prašo nuoseklumo: kodėl šis produktas buvo vertintas kaip saugus, kokia informacija buvo tam naudota, kas atsitinka, kai klientas pateikia skundą, ir kaip tas skundas grąžinamas rizikos analizei. Jei tokia sąsaja trūksta, kiekvienas dokumentas atskirai gali būti tvarkoje, tačiau visumos rezultate pasirodo spragos, kurios pasirodys būtent laiku, kai jų labiausiai nenorite.
Iš kokių komponentų sistema susideda
Atitikties sistemos šerdis yra trijų lygių kombinacija. Pirmasis lygis yra produktui skirtinas: kiekvienam produktui rizikos analizė, techninė dokumentacija ir, kai taikytina, pareiškimas bei dokumentai, kuriuos jūs paprašėte iš savo tiekėjo. Antrasis lygis yra procesui skirtinas: kaip jūs registruojate vartotojų skundus ir pranešimus, kas juos vertina ir kada rizikos analizė peržiūrima atsižvelgiant į šiuos skundus. Trečiasis lygis yra organizacinis: kas jūsų įmonėje yra atsakingas už failų tvarkymo žinias, kas susisiekia su atsakingu asmeniu ES, kai tai būtina, ir kaip dokumentuojama, kad dokumentai faktiškai laikomi šešerius metus, o ne dingsta senoje nuorodoje.
Tiems, kurie dar nežino, kokį vaidmenį jų įmonė atlieka grandinėje, tai iš tikrųjų yra pradžia prieš pačią atitikties sistemą: gamintojas turi reikalingus skirtingus dokumentus nei grynasis perpardavėjas. Jei norite tai patikslinti, sužinoti per kelis klausimus.
Detalė, kurioje dažniausiai klystamiausiai
Nagrinėjant šią temą, viena detalė pasirodo dažniau nei visos kitos: įmonės turi atskirus dokumentus, bet jų nesąsajoje. Pavyzdžiui, rizikos analizė, sudaryta produkto pristatymo metu, nikada negauna atnaujinimo po to, kai gaunami trys skundai apie tą patį komponentą. Arba skundų registras egzistuoja, bet niekas netvirtino, kada skundas yra paskatinti peržiūrėti grąžinimo/šalinimo iš rinkos vadovą. Sistema veikia popierinėje formoje, bet ne praktikoje, nes dokumentai nekreipia vienas į kitą ir niekas neturi uždavinio stebėti tą sąsają.
Tai taip pat yra priežastis, dėl kurios atitikties sistema geriau kuriama kaip nuolatinis procesas, o ne vienkartinis darbas. Failas, kurį jūs sudarote šiandien ir vėliau niekada neatidaryste, praranda vertę iš karto po to, kai pasikeitimas produkto, tiekėjo ar normatyvinio reguliavimo šalyje, kurioje jūs parduodate. Dokumentų sąsaja todėl yra ne tik tvarkos klausimas, bet nulemia, ar sistema tada, kai jai reikalinga, iš tikro veiks.
Ką galite daryti jūs patys ir kur reikalinga struktūra
Kaip verslas, galite patys surinkti daugelį atskiros dalies: prašyti duomenų iš tiekėjų, nustatyti skundų formą, kurti sąrašą, kuriame būtų nurodyta, kas atlieka kokią užduotį. Dažnai kyla problemų dėl to, kad sunku sekti ryšius tarp tų dokumentų pagal produktą ir rinką, ypač kai arti artėja straipsnių skaičius arba parduodate keliose ES šalyse. Nuolatinė struktūra, kurioje rizikos analizė, dokumentacija, skundų registras ir atšaukimo procedūra lieka tarpusavyje susiję, sutaupo tyrimo laiko tuo metu, kai jos negali leisti savęs.
Tai, ką atitikties sistema jūsų konkrečioje situacijoje turi tiksliai daryti, priklauso nuo jūsų vaidmens tiekimo grandinėje ir parduodamų produktų. Teisininkas arba atsakinga priežiūros institucija gali įvertinti tą situaciją; šiame straipsnyje aprašoma tik struktūra, kurią numato reglamentas.
Svetainėje gpsria.eu rasite trumpą atsakymą ir nurodymą, kas jums yra aktualus, kiekvienam klausimui; išsamūs šablonai ir sąsaja tarp komponentų yra mokamos sistemos dalis. Norite sužinoti, kaip stovi jūsų verslas? Atlikite nemokamą vaidmenų patikrinimą arba peržiūrėkite žinių bazę su visomis GPSR temomisDaugiau apie tai, kaip kuriama informacija šioje svetainėje, rasite puslapyje, kuriame paaiškinama šis procesasir skirtumai tarp nemokamos ir mokamos versijos yra aiškiai pateikti paaiškinime, ką tiksliai siūlo kiekviena prenumerata.