Un sistem intern de conformitate GPSR nu constă dintr-un singur document pe care l-ați întocmi o dată și l-ați depozita. Este o colecție de piese care demonstrează în ansamblu că voi menții siguranța produselor în mod structural: analiza riscurilor și documentația tehnică per produs, registrul de reclamații, planul de retragere, dovada perioadei de păstrare de șase ani și o privire de ansamblu asupra cui în cadrul organizației sale îi revine ce rol de îndată ce ceva merge prost. Nici una dintre aceste piese nu se sustrage singură; ele se referă una la alta și trebuie să poată face acest lucru.
Motivul pentru care aceasta este abordată ca sistem și nu ca hârtii separate este că o autoritate de supraveghere sau un client care cere fundamentare nu solicită un singur document, ci o linie: de ce a fost evaluat acest produs ca fiind sigur, ce informații au fost utilizate în acest scop, ce se întâmplă dacă un client sesizează o reclamație, și cum este acea reclamație corelată cu analiza riscurilor. Dacă această corelație lipsește, atunci fiecare piesă separat poate fi în regulă, dar ansamblul prezintă lacune care devin vizibile exact în momentul nepotrivit.
Din ce componente constă sistemul
Nucleul unui sistem de conformitate este combinația a trei straturi. Primul strat este legat de produs: per articol analiza riscurilor, documentația tehnică și, dacă este cazul, declarația și documentele pe care le-ați cerut furnizorului dvs. Al doilea strat este legat de proces: cum înregistrați reclamațiile și notificările utilizatorilor, cine le evaluează, și în ce moment este revizuită o analiză a riscurilor pe baza acestora. Al treilea strat este organizațional: cine în cadrul companiei dvs. este responsabil pentru menținerea dosarelor, cine ia legătura cu o persoană responsabilă în UE atunci când este necesar, și cum se consemnează că piesele sunt într-adevăr păstrate timp de șase ani în loc să dispară undeva într-un dosar vechi.
Pentru cine nu știe încă exact ce rol îi revine companiei sale în lanț, acesta este în orice caz punctul de plecare înainte de sistemul de conformitate propriu-zis: un producător are nevoie de alte piese decât un simplu distribuitor. Cine dorește să clarifice asta în continuare, poate face aceasta face verificarea cu ajutorul a câteva întrebări.
Detaliul cu care de obicei merge ceva greșit
Pe această temă se ntâmplă mai des decât oricare altceva un singur detaliu: companiile au documente separate, dar nu și legătura dintre ele. O analiză a riscurilor care a fost întocmită la introducerea unui produs, de exemplu, nu este niciodată actualizată după ce sosesc trei reclamații privind aceeași componentă. Sau registrul de reclamații există, dar nimeni nu a convenit când o reclamație este motiv pentru a consulta planul de retragere. Sistemul funcționează atunci pe hârtie, dar nu în practică, deoarece piesele nu se referă una la alta și nimeni nu are sarcina să păzească această legătură.
Aceasta este, de asemenea, motivul pentru care un sistem de conformitate se creează mai bine ca proces continuu decât ca exercițiu unică. Un dosar pe care l-ați întocmi astazi și pe care nu l-ați redeschis niciodată după aceea, și-a pierdut valoarea de îndată ce se schimbă ceva la produs, furnizor sau regulamentul din o țară în care vânzați. Legătura dintre documente nu este deci doar o chestiune de rânduială, ci determină dacă sistemul din momentul în care este nevoie, funcționează și într-adevăr.
Ce puteți face singuri voi și unde ajută structura
Multe dintre componentele libere pe care le puteți asambla dvs. ca întreprindere: solicitarea de date de la furnizori, crearea unui formular de reclamații, menținerea unei evidențe a persoanelor responsabile de fiecare sarcină. Unde adesea se blochează lucrurile este menținerea unei priviri de ansamblu asupra conexiunii dintre acele documente per produs și per piață, mai ales odată ce numărul de articole crește sau vindeți în mai multe țări UE. O structură fixă în care analiza riscurilor, dosarul, registrul de reclamații și planul de retragere rămân legate între ele, economisește apoi munca de cercetare în momentul în care nu o puteți permite.
Ceea ce un sistem de conformitate trebuie să conțină exact în situația dvs. specifică depinde de rolul dvs. în lanț și de produsele pe care le vindeți. Un avocat sau autoritatea de supraveghere competentă poate evalua acea situație; acest articol descrie doar structura pe care o presupune regulamentul.
Pe gpsria.eu veți găsi per subiect un răspuns scurt și o indicație a ceea ce este relevant pentru situația dvs.; șabloanele extinse și legătura dintre componente fac parte din sistemul plătit. Curios să aflați unde se află întreprinderea dvs.? Efectuați verificarea de rol gratuită sau răsfoiți banca de cunoștințe cu toate subiectele GPSR în ordine. Mai multe despre cum se creează informațiile de pe acest site, citiți pe pagina care explică acel proces, iar diferențele dintre gratuit și plătit sunt enumerate clar la explicația a ceea ce ofer exact fiecare abonament.