Et internt GPSR-compliance-system består ikke af ét dokument, som du udfærdiger én gang og derefter lægger væk. Det er en samling af dokumenter, der tilsammen viser, at du løbende varetager produktsikkerheden: risikovurderingen og den tekniske dokumentation for hvert produkt, klageregisteret, rykkeproceduren, bevis for, at dokumenter opbevares i seks år, og en oversigt over, hvem i din organisation der har hvilket ansvar, hvis noget går galt. Ingen af disse dokumenter står alene; de refererer til hinanden og skal kunne gøre det.
Grunden til, at dette behandles som et system og ikke som løsrevne papirer, er, at når en tilsynsmyndighed eller en kunde anmoder om dokumentation, anmodes der ikke om ét dokument, men om en sammenhængende linje: hvorfor er dette produkt vurderet som sikkert, hvilke oplysninger blev brugt dertil, hvad sker der, når en kunde indgiver en klage, og hvordan bliver klagen tilbagekoblet til risikovurderingen. Hvis denne kobling mangler, kan hver del være i orden på egen hånd, men helheden vil have huller, som netop bliver synlige på det værste tidspunkt.
Hvilke dele systemet består af
Kernen i et compliance-system er kombinationen af tre niveauer. Det første niveau er produktrelateret: for hver artikel risikovurderingen, den tekniske dokumentation og, hvor relevant, erklæringen og de dokumenter, du har anmodet din leverandør om. Det andet niveau er procesrelateret: hvordan registrerer du klager og indberetninger fra brugere, hvem vurderer dem, og på hvilket tidspunkt revurderes en risikovurdering på grund heraf. Det tredje niveau er organisatorisk: hvem i din virksomhed er ansvarlig for at vedligeholde dossierne, hvem kontakter en ansvarlig person i EU, hvis det bliver nødvendigt, og hvordan sikres det, at dokumenter faktisk opbevares i seks år i stedet for at forsvinde i en gammel mappe.
For dem, der endnu ikke præcist ved, hvilken rolle deres virksomhed har i værdikæden, er det en sag for sig selv før compliance-systemet: en producent har brug for andre dokumenter end en ren forhandler. Hvis du gerne vil præcisere det, besvares med få spørgsmål.
Den detalje hvor det oftest går galt
Ved dette emne er der én detalje, som går galt oftere end alle andre: virksomheder har de enkelte dokumenter, men ikke forbindelsen mellem dem. En risikovurdering, der blev udarbejdet, da produktet blev introduceret, bliver for eksempel aldrig opdateret, efter at der kommer tre klager over det samme komponent. Eller klageregisteret eksisterer, men der er ikke afgjort, hvornår en klage giver anledning til at konsultere rykkeproceduren. Systemet fungerer da på papiret, men ikke i praksis, fordi dokumenterne ikke refererer til hinanden, og ingen har fået til opgave at passe på denne forbindelse.
Dette er også grunden til, at et compliance-system helst etableres som en løbende proces snarere end som en engangsøvelse. Et dossier, som du udfærdiger i dag og derefter aldrig åbner igen, mister sin værdi, så snart der sker ændringer ved produktet, leverandøren eller reglerne i et land, hvor du sælger. Forbindelsen mellem dokumenter er derfor ikke blot et spørgsmål om orden, men afgør, om systemet faktisk fungerer, når det er nødvendigt.
Hvad du selv kan gøre, og hvor struktur hjælper
Mange af de løse dele kan du som virksomhed selv samle: indhent data fra leverandører, etabler en klageformular, og hold styr på hvem der er ansvarlig for hvilken opgave. Hvor det ofte går i stå, er at holde overblik over sammenhængen mellem disse dele for hvert produkt og hvert marked, især når antallet af artikler vokser, eller du sælger i flere EU-lande. En fast struktur, hvor risikoanalyse, dossier, klageregister og tilbagekaldelsesprocedure forbliver forbundet med hinanden, sparer dig for undersøgelsesarbejde på det tidspunkt, hvor du ikke kan få det til at virke.
Hvad et compliance-system i din specifikke situation præcist skal indeholde, afhænger af din rolle i værdikæden og de produkter, du sælger. En jurist eller den relevante tilsynsmyndighed kan vurdere den situation; denne artikel beskriver kun den struktur, som forordningen forudsætter.
På gpsria.eu finder du til hvert emne et kort svar og en indikation af hvad der er relevant for din situation; de udvidede skabeloner og forbindelsen mellem delene er en del af det betalte system. Nysgerrig efter hvor din virksomhed står? Foretag den gratis rollecheck eller gennemse vidensdatabasen med alle GPSR-emner på en linje. Læs mere om hvordan informationen på dette websted er samlet på siden der forklarer denne proces, og forskellene mellem gratis og betalt er overskueligt angivet under forklaringen af hvad hvert abonnement præcist tilbyder.