Notranji GPSR-sistem skladnosti ne sestoji iz enega samega dokumenta, ki ga enkrat pripravite in nato odložite. Je zbirka dokumentov, ki skupaj dokazujejo, da o varnosti proizvodov skrbite strukturirano: analiza tveganja in tehnična dokumentacija za posamezen proizvod, register pritožb, načrt za umik proizvodov, dokaz o obdobju shranjevanja šest let in pregled tega, kdo v vaši organizaciji katero vlogo opravlja, ko se kaj pripeti. Noben od teh dokumentov ne stoji samostojno; nanašajo se drug na drugega in to morajo lahko početi.
Razlog, da se to obravnava kot sistem in ne kot nepovezani papirji, je v tem, da nadzorni organ ali stranka, ki zahteva utemeljitev, ne prosi za en sam dokument, temveč za verigo: zakaj je bil ta proizvod ocenjen kot varen, katere informacije so bile za to uporabljene, kaj se zgodi, ko stranka prijavi pritožbo, in kako je ta pritožba povratno povezana z analizo tveganja. Če te povezave ni, je sicer vsak dokument posebej morda v redu, vendar ima celota vrzeli, ki postanejo vidne ravno v napačnem trenutku.
Iz katerih sestavnih delov sestoji sistem
Jedro sistema skladnosti je kombinacija treh plasti. Prva plast je vezana na proizvod: za vsak artikel analiza tveganja, tehnična dokumentacija in, kjer je to primerno, izjava in dokumenti, ki ste jih zahtevali od svojega dobavitelja. Druga plast je vezana na proces: kako evidenturate pritožbe in prijave uporabnikov, kdo jih oceni in kdaj se analiza tveganja na njihovi podlagi ponovno preuči. Tretja plast je organizacijska: kdo je v vaši družbi odgovoren za vodenje dosjejev, kdo kontaktira odgovorno osebo v EU, če je to potrebno, in kako se zagotavlja, da se dokumenti res čuvajo šest let namesto da bi se izgubili v neki stari mapi.
Za tiste, ki še ne vedo točno, kakšno vlogo ima njihova družba v verigi, je to pravzaprav izhodišče še pred samim sistemom skladnosti: proizvajalec potrebuje drugačne dokumente kot čisti preprodajalec. Tisti, ki to še želi zaostriti, lahko to dokazati v nekaj vprašanjih.
Podrobnost, pri kateri najpogosteje pride do napake
Pri tej temi je ena podrobnost pogostejša kot vse druge skupaj: podjetja imajo sicer posamezne dokumente, vendar jih med seboj ne povezujejo. Na primer, analiza tveganja, ki je bila pripravljena ob uvedbi proizvoda, se nikoli več ne posodobi, čeprav se nato pojavi tri pritožbe o isti komponenti. Ali pa register pritožb obstaja, vendar nihče ni dogovoril, kdaj je pritožba razlog za pregled načrta za umik proizvodov. Sistem torej deluje na papirju, ne pa v praksi, ker dokumenti niso med seboj povezani in nihče nima naloge, da bi to povezanost nadzoroval.
To je tudi razlog, zakaj je sistem skladnosti bolje postaviti kot trajen proces kot enkratno vajo. Dosje, ki ga danes pripravite in ga potem nikoli več ne odprете, izgubi svojo vrednost takoj, ko se kaj spremeni pri proizvodu, dobavitelju ali predpisih v državi, kamor prodajate. Povezanost med dokumenti torej ni le stvar urejenosti, temveč določa, ali sistem v trenutku, ko je potreben, tudi res deluje.
Kaj lahko sami počnete in kje je koristna strukturiranost
Številne komponente lahko kot podjetje sestavljate sami: podatke zahtevate pri dobaviteljih, uredite obrazec za pritožbe, hranite seznam, kdo ima katero nalogo. Pogosto se zatakne pri nadzoru povezanosti teh dokumentov na izdelek in trg, še posebej ko se število člankov povečuje ali prodajate v več državah EU. Stalna struktura, v kateri ostanejo analiza tveganja, dossier, register pritožb in scenarij za umik stikovani, vam prihrani iskanje trenutka, ko ga ne morete uporabiti.
Kaj mora compliance-sistem v vaši specifični situaciji natanko vsebovati, je odvisno od vaše vloge v verigi in izdelkov, ki jih prodajate. Pravnik ali pristojni nadzorni organ lahko to situacijo oceni; ta članek opisuje le strukturo, ki jo predpostavlja uredba.
Na gpsria.eu najdete po temi kratek odgovor in navedbo, kaj je za vašo situacijo relevantno; razširjene predloge in povezavo med komponentami so del plačanega sistema. Vas zanima, kje vaše podjetje stoji? Opravite brezplačni pregled vlog ali brskajte skozi bazo znanja z vsemi temami GPSR na vrsti. Več o tem, kako se informacije na tej spletni strani oblikujejo, preberite na strani, ki pojasnjuje ta proces, razlike med brezplačnim in plačanim paketom pa so jasno prikazane pri pojasnilu, kaj natanko nudi vsak naročninski paket.