Die Verordnung legt keine feste Anzahl von Tagen oder Wochen fest, in denen ein Rückruf abgeschlossen sein muss. Was die GPSR jedoch festlegt, ist, dass ein Hersteller, Importeur oder Distributor, der weiß, dass ein Produkt bei Verbrauchern ein Risiko darstellen kann, unverzüglich handeln muss: das Risiko bewerten, die zuständige Aufsichtsbehörde informieren und erforderlichenfalls Abhilfemaßnahmen ergreifen, einschließlich eines Rückrufs. Wie lange dies in der Praxis dauert, hängt davon ab, wie schnell das Produkt rückverfolgbar ist, wie viele Glieder der Lieferkette beteiligt sind und wie die Kommunikation mit den Käufern verläuft.
In der Praxis variiert die Durchlaufzeit von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen. Unternehmen, die bereits einen Rückruf-Maßnahmeplan parat haben, mit Kontaktdaten von Käufern, festgelegten Verantwortlichkeiten und einer Vorlage für die Kundenkommunikation, können erheblich schneller reagieren als Unternehmen, die dies bei ersten Hinweisen noch klären müssen. Die Frage ist also weniger "wie lange die Gesetze vorgeben" und mehr "wie lange es Sie kostet, alles in Ordnung zu bringen, was das Gesetz verlangt".
Was die Verordnung festlegt und was nicht
Der Begriff, der in diesem Zusammenhang immer wieder auftaucht, ist unverzügliches Handeln, ohne unnötige Verzögerung. Dies ist ein qualitativer Standard, keine Zeitzähler in Tagen oder Stunden. Aufsichtsbehörden prüfen dabei, was ein umsichtig handelnder Marktbeteiligter in der gleichen Situation hätte tun können: War das Risiko erkennbar, wurde ohne Verzögerung ermittelt, wurde zeitgerecht gemeldet. Ein Teil dieses Prozesses läuft über die Safety Business Gateway, die Meldestelle, über die Marktbeteiligte ein Produktsicherheitsrisiko an die Aufsichtsbehörden weitergeben. Wer genau wann melden muss und welche Rolle dabei eine Rolle spielt, unterscheidet sich je nach Position in der Lieferkette; das klären Sie am besten pro Situation, zum Beispiel mit der Rollen-Check, die Ihre Position in der Lieferkette aufzeigt.
Die Phasen eines Rückrufs
Ein Rückruf besteht normalerweise aus einer Reihe aufeinanderfolgender Schritte. Zunächst kommt das Signal herein, über eine Beschwerde, eine eigene Kontrolle oder eine Mitteilung eines Lieferanten. Dann folgt die Risikobewertung: Gibt es tatsächlich Grund zu der Annahme, dass das Produkt ein Risiko darstellt, und für wen. Auf dieser Grundlage wird entschieden, welche Art von Maßnahme getroffen wird, die ein Rückruf sein kann, aber auch eine Warnung oder eine Anpassung, ohne dass das Produkt zurückgerufen wird. Anschließend wird die Aufsichtsbehörde benachrichtigt, Käufer und möglicherweise Marktplätze werden erreicht, und die Nachverfolgung wird dokumentiert: wer hat reagiert, welche Produkte sind zurückgekommen, was ist mit ihnen geschehen. Jede Phase kostet Zeit, und Verzögerungen in einer Phase wirken sich auf den Rest des Verfahrens aus.
Wo die Uhr in der Praxis stecken bleibt
Die meisten Verzögerungen entstehen nicht durch die Entscheidung selbst, sondern durch deren Umsetzung. Ein häufiges Engpass ist das Fehlen von Kontaktdaten von Käufern, besonders wenn der Verkauf über Marktplätze lief und der Online-Shop selbst keinen direkten Kontakt zum Endkunden hat. Ein zweites Engpass ist Bestand, der über mehrere Vertriebskanäle oder Lager verteilt ist, weshalb der Überblick darüber, was wo vorhanden ist, nicht vollständig ist. Ein drittes Engpass ist Sprache: Warnungen und Anweisungen müssen für Käufer in jedem Land, in dem das Produkt verkauft wurde, verständlich sein, und diese Übersetzungen liegen nicht immer vor. Schließlich bleibt es oft an der Dokumentation hängen, die noch vervollständigt werden muss, bevor eine Meldung vollständig ist, wie die Risikobewertung oder die technische Dokumentation, die zum Produkt gehört. Wer diese Unterlagendatei pro Artikel bereits strukturiert hat, muss diese nicht mehr unter Zeitdruck rekonstruieren; die Wissensdatenbank beschreibt pro Thema, was dafür erforderlich ist.
Was Safety Gate nach einer Meldung anzeigt
Meldungen, die über die offiziellen Kanäle eingehen, können in Safety Gate landen, der öffentlichen Datenbank der Europäischen Kommission mit gefährlichen Non-Food-Produkten. Diese Veröffentlichung bezieht sich auf das Produkt und die ergriffene Maßnahme, nicht auf eine Bewertung von gpsria.eu zur Produktsicherheit: Eine solche Bewertung geben wir nie ab, und sie liegt auch nicht in der Verantwortung einer Plattform wie dieser. Wöchentliche Überwachung von Safety Gate-Veröffentlichungen in der eigenen Produktkategorie kann jedoch helfen, frühzeitig zu erkennen, ob ähnliche Produkte anderswo bereits aufgefallen sind.
Das können Sie im Voraus vorbereiten
Der Faktor, der die Durchlaufzeit am meisten beeinflusst, ist die Vorbereitung im Voraus. Ein Beschwerdeverzeichnis, in dem Signale bereits ab der ersten Meldung erfasst werden, ein Rückruf-Aktionsplan, in dem Rollen und Schritte im Voraus festgelegt sind, und ein Dossier pro Artikel, das nicht erst bei einem Vorfall zusammengestellt wird, sparen in der Praxis die meiste Zeit. Was genau in einem Abonnement enthalten ist und was kostenlos bleibt, wird übersichtlich aufgeführt auf der Seite mit dem Aufbau des Systems.
Wenn Sie wissen möchten, wo Sie in der Lieferkette stehen und was sich daraus für Ihre Situation ergibt, führen Sie die kostenlose Rollenprüfung durch oder lesen Sie die anderen Themen in den häufig gestellten Fragen zur GPSR. Für Ihre eigene Situation und besonders bei einem laufenden Vorfall bleibt die Beratung mit einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde der richtige Weg.